Educación y Sociedad

ISSN: 1811-9034 RNPS: 2073

Vol. 20, No. Especial, Noviembre (2022)

Procedimiento para la realización de autoevaluaciones internas en facultades e instituciones de Educación Superior

Procedure for carrying out internal self assesmennts in facilities and institutions of higher education

Anisia Ruiz-Gutiérrez

https://orcid.org/0000-0001-5441-8478

Rosana Lara-Pérez

https://orcid.org/0000-0002-9955-9327

Raúl Quintero-Cabrera

https://orcid.org/0000-0002-9430-8289

Universidad de Ciego de Ávila Máximo Gómez Báez, Cuba.

Resumen

El Sistema de Evaluación y Acreditación de Instituciones de Educación Superior en Cuba, tiene como objetivo comprobar la calidad de la gestión en los procesos que desarrolla la universidad, para lograr estos propósitos hay procesos que contribuyen a la mejora continua, si se realizan con profesionalidad y calidad, como las autoevaluaciones internas institucionales, sin embargo, la observación directa de estos ejercicios en la Universidad de Ciego de Ávila, las entrevistas y cuestionarios aplicados a los participantes, han demostrado carencias en el accionar de cuadros y profesores para su realización, al planificarla, ejecutarla y controlarla como instrumento que aporte la realidad del contexto universitario y que contribuya a la solución de las dificultades determinadas, estas razones justificaron la necesidad de elaborar un procedimiento que constituya una guía metodológica para su desarrollo y su posterior evaluación de la pertinencia. Los resultados de su introducción han contribuido a incrementar la eficiencia y eficacia de la gestión universitaria.

Palabras clave: gestión para la calidad, autoevaluación interna, universidad

Abstract

The System of Evaluation and Accreditation of Institutions of Higher Education in Cuba, has as objective to verify the quality of the management in the processes that the university develops, to achieve these purposes there are processes that contribute to continuous improvement, if they are carried out with professionalism and quality, such as internal institutional self-assessments, however, the direct observation of these exercises at the University of Ciego de Ávila, the interviews and questionnaires applied to the participants, have shown deficiencies in the actions of cadres and professors for their realization, when planning it , execute it and control it as an instrument that provides the reality of the university context and that contributes to the solution of the determined difficulties, these reasons justified the need to elaborate a procedure that constitutes a methodological guide for its development and its subsequent evaluation of the pertinence Inc. The results of its introduction have contributed to increasing the efficiency and effectiveness of university management.

Keywords: quality management, internal self-assessment, university

Introducción

En las universidades cubanas se vincula la excelencia académica con la gestión de la calidad de sus procesos para dar respuesta al encargo social de que es depositaria: la formación de profesionales íntegros y comprometidos con las transformaciones de la sociedad cubana. (Alarcón Ortiz, 2015). Para lograr este propósito la gestión de calidad en las instituciones debe centrarse en la divulgación de las mejores prácticas, de manera tal que les permita mejorar de manera continua y pertinente todos sus procesos, en sus interrelaciones y con la adecuada identificación de las fortalezas y debilidades que posibiliten su transformación.

Para lograr certificar con estándares de calidad la universidad hay tres procesos de obligatorio cumplimiento: la autoevaluación, la evaluación externa y la acreditación de la calidad, como componentes de un sistema integral que se reconoce para la gestión de la mejora continua de la calidad de la Educación Superior cubana y, por tanto, de su certificación; sin embargo existe un proceso que antecede a los anteriores y no es aprovechado con todas sus potencialidades por la comunidad universitaria, la autoevaluación interna en facultades y la institución, al demostrar carencias para desarrollarla con eficiencia, en su planificación, ejecución y control y por tanto, no constituye una herramienta de trabajo que contribuye al perfeccionamiento de la gestión universitaria.

La autoevaluación interna permitirá una mejor preparación de la comunidad universitaria en cada una de las variables, mediante la asimilación de señalamientos, críticas profesionales constructivas para mejorar, perfeccionarse y estar en mejores condiciones para enfrentar la evaluación externa, si se entiende la calidad como una construcción social y como tal, requiere de reflexión, diálogo y esfuerzo colectivo (Noda Hernández, et al. 2017).

Estas razones justifican la necesidad de elaborar un procedimiento para la realización de autoevaluaciones internas en las facultades y universidades, y su posterior evaluación de la pertinencia que constituya un instrumento de trabajo, con carácter metodológico para su realización. Se emplearon varios tipos de investigación, en particular la modalidad teórica que permitió la sistematización de lo logrado y los aspectos a perfeccionar, el empírico, a partir del estudio de los aciertos y desaciertos de la realización del ejercicio y desde la concepción de la investigación acción participativa se aplicaron instrumentos como la observación participante, el análisis de documentos, la sistematización de experiencias precedentes, monitoreo, análisis y valoración de la información generada, a través de entrevistas y encuestas.

Desarrollo

La gestión viene condicionada por la política de calidad que fija el marco en el que se mueve la gestión universitaria y el contexto y a la vez tiene como fin promover el mejoramiento de las instituciones. En este sentido, se define la gestión de calidad como el esfuerzo de toda la institución para cumplir la política de calidad y, además mejorar las características de los servicios. Sería la mejora constante de la calidad la que hay que equiparar con el cambio y las transformaciones a experimentar en las instituciones de Educación Superior, orientándose fundamentalmente a potenciar sistemas de gestión de avanzada, caracterizados por la integración del enfoque estratégico, los valores, la participación, la organización de procesos y el desarrollo de sistemas de control interno, orientados a la calidad para alcanzar los resultados deseados y cumplir con los estándares e indicadores establecidos en los patrones y definidos en la estrategia de gestión de la calidad.

La estrategia de gestión de la calidad es la proyección de la dirección, de todos los niveles e implicados de la institución, para lograr el fin propuesto y que condiciona el cumplimiento de estándares e indicadores de calidad y el establecimiento de acciones para la obtención de cambios en las dimensiones que se implican en la obtención de ese fin, organizando el sistema de trabajo de gestión de la calidad.

El sistema de trabajo de gestión de la calidad (STGC) se deriva de la Estrategia Institucional de Gestión de la Calidad y se establece en Facultades, Filiales Universitarias Municipales y Centros Universitarios Municipales, Centros de Estudios y Departamentos Docentes para facilitar de forma operativa las acciones que deben concretarse en la planificación e implementación en cada una de las etapas diseñadas en la estrategia de la institución en los niveles antes señalados, en correspondencia con las particularidades de cada área y a través del proceso de autoevaluación.

Mediante el proceso de autoevaluación de un programa, institución, unidad, proceso se analiza la información sustantiva sobre la base de sus propósitos declarados y a la luz de un conjunto de estándares previamente definidos y aceptados, se determinan las fortalezas y debilidades de cada nivel, para así establecer las mejoras a implementar.

Deben tenerse en cuenta las subjetividades de los participantes en los diferentes roles que desempeñan, pues representan la garantía de arribar a conceptuaciones comunes sobre la realidad objetiva que se evalúa. Se destaca la importancia que se le concede al interés por el cambio y satisfacción por cambiar, la participación en las transformaciones. (Addine Fernández), et al. 2020).

La autoevaluación es siempre una forma interna de evaluación, orientada esencialmente al mejoramiento como elemento básico en la gestión de la calidad, involucrando directivos, profesores, personal administrativo y no docente, estudiantes, empleadores, egresados y comunidad; permite, además el aseguramiento de la calidad, porque promueve el mejoramiento continuo de sus procesos, ofrece garantía pública de calidad a nivel nacional e internacional y posibilita estructurar adecuadamente STGC, para el cual se deben tener en cuenta lo siguiente:

La realización de autoevaluaciones internas en las universidades y facultades ha asumido dos líneas fundamentales: una orientada a no otorgarle el valor y la importancia necesaria porque “estamos entre nosotros”, “tenemos muchas cosas”, la ejecución se realiza de forma parcelada y cuando se ejecuta no asisten todos los implicados por estar cumpliendo otras tareas y la otra, a defender a toda costa mi área, sin pensar que las debilidades que no se determinen no tendrán proyecciones para su mejoramiento o solución. La práctica ha demostrado carencias en el dominio de los documentos que rectoran la actividad, en la ejecución del ejercicio, en su concepción y realización de las actividades para evaluar todos los indicadores de las seis variables institucionales y no ha potenciado el trabajo en equipo y colaboración, como premisa imprescindible para alcanzar el éxito. Estas posiciones y dificultades no permitieron la realización de este proceso con transparencia y pertinencia y, por tanto, no constituyó un ejercicio académico que potencie desarrollo y movilidad en la gestión universitaria.

Cómo planificar, ejecutar y controlar el desarrollo de las autoevaluaciones externas en las facultades y las instituciones de Educación Superior con pertinencia, ha sido el problema fundamental que se ha presentado a los directivos universitarios al no existir un procedimiento que describa el accionar metodológico para su realización.

El procedimiento permite registrar y transmitir, sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todos los procesos, y describe de forma clara y precisa los pasos consecutivos para iniciar, desarrollar y concluir una actividad u operación relacionada con el proceso, los elementos técnicos a emplear, las condiciones requeridas, los alcances y limitaciones fijadas, el número y características del personal que interviene.

El procedimiento incluye además los cargos o dependencias de la organización que intervienen en su desarrollo, precisando su responsabilidad y participación. Suele contener información y ejemplos de formatos, autorizaciones o documentos necesarios, software, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de una institución.

A continuación, se describe el procedimiento para la realización de autoevaluaciones internas a facultades y la institución con los pasos necesarios para su planificación, ejecución y control:

Título: procedimiento para la realización de autoevaluaciones internas en facultades e instituciones de Educación Superior.

Responsables: rector, decanos, jefes de departamentos y evaluadores seleccionados.

Propósito: describir el proceder metodológico para la planificación, ejecución y control del proceso de evaluación interna de las facultades e instituciones de Educación Superior.

Alcance: implementar el procedimiento de autoevaluación interna en facultades e instituciones con la determinación de fortalezas, debilidades y plan de mejora continua que garantice el correcto funcionamiento de los diferentes procesos.

Entradas: necesidades de aplicar autoevaluaciones internas pertinentes en las facultades e instituciones de Educación Superior.

Referencias:

Términos y definiciones:

Procedimiento: conjunto o sucesión de pasos, ampliamente vinculados y cronológicamente dispuestos, realizados al interior de la entidad por las personas y dirigidos a precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el desarrollo de una tarea. Describe clara e inconfundiblemente los pasos consecutivos para iniciar, desarrollar y concluir una actividad u operación relacionada con el proceso productivo o de servicios, los elementos técnicos a emplear, las condiciones requeridas, los alcances y limitaciones fijadas, el número y características del personal que interviene.

Autoevaluación: es un proceso evaluativo mediante el cual un programa, institución, unidad, proceso reúne y analiza la información sustantiva sobre la base de sus propósitos declarados y a la luz de un conjunto de estándares previamente definidos y aceptados. Es siempre una forma interna de evaluación, orientada esencialmente al mejoramiento como elemento básico en la gestión de la calidad, involucrando directivos, profesores, personal administrativo y no docente, estudiantes, empleadores, egresados y comunidad.

Autoevaluación interna: es un proceso evaluativo interno en una facultad o institución, donde se analizan, diagnostican, planifican, ejecutan, investigan y controlan el desarrollo de sus procesos, comparados con indicadores y estándares, según el patrón de calidad establecido, para el cumplimiento de la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad.

Mejora continua: La norma ISO 9001 del 2008, establece como requisito que la organización debe mejorar continuamente la eficacia de gestión de la calidad mediante el uso de su política, sus objetivos, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección como parte del plan de mejoras.

Seguimiento al plan de mejora: controlar de forma sistemática el cumplimiento en la ejecución de las acciones del plan de mejora, con el propósito de conocer la marcha de nuestro accionar para obtener el resultado, facilitando además la corrección del desempeño en los casos que sea necesario.

Trazabilidad: es una trayectoria de comportamiento de los criterios de evaluación y acciones derivadas de los planes de mejoras para alcanzar los resultados previstos en cada caso, describen los cambios que se van produciendo en el tiempo y facilita el seguimiento al cumplimiento de las acciones del plan de mejora.

Gestión de la calidad: es la función general de la institución que determina qué es lo que quieren y necesitan nuestros grupos de interés y establece los medios en la organización para satisfacerlos.

Actividades u operaciones:

I. Diagnóstico de la situación real que presenta la facultad o institución

Para realizar el diagnóstico se tiene en cuenta que sea participativo, dinámico, que permita analizar y contrastar las opiniones de docentes, directivos, estudiantes, sus familias y la comunidad; con otras informaciones sobre el estado actual de un asunto y llegar a acuerdos en torno a cuáles son los aspectos sobre los que se pueden producir cambios que favorezcan alcanzar un estado de bienestar deseado.

El diagnóstico participativo se ejecuta en el contexto en que la facultad docente e institución es beneficiada, vive y se desarrolla; es un proceso colectivo que permite llegar a criterios por medio del consenso, con vistas a elevar la calidad del área diagnosticada.

En el diagnóstico participativo se hace énfasis en el qué, cómo y para qué, lo que posibilitará revelar a los miembros del grupo las herramientas para el trabajo, diagramar procesos e interpretar documentos normativos. En tal sentido, es conveniente enfatizar en las siguientes premisas:

II. Elaboración del programa para la realización de la autoevaluación interna

Teniendo en cuenta el patrón de IES y los indicadores que conforman las variables a evaluar, se diseña un programa de trabajo, que permita verificar y evaluar los mismos, según los estándares establecidos y los resultados del diagnóstico aplicado con anterioridad. Este programa deberá potenciar el trabajo en equipo y de intercambio académico y profesional entre los participantes.

III. Selección de evaluadores

Se conforma el equipo de trabajo, integrado por docentes evaluadores, con experiencia en este tipo de ejercicio y en la Educación Superior, conjuntamente con el DICA. Pueden ser de la propia facultad, de otras o instituciones. Deben estar representadas todas las variables.

IV. Preparación a los evaluadores

Consiste en la preparación del equipo de trabajo, designar su jefe, definiendo los objetivos, alcance y criterios la autoevaluación interna, debe realizarse al menos con siete días de antelación para que permita, el estudio de informes de las áreas, como: evaluación de objetivos anuales, la planificación estratégica, resultados de visitas anteriores de diferentes niveles y autoevaluación anterior. La preparación debe ser constante, dinámica, enriquecedora y perdura antes y durante el proceso de autoevaluación a la facultad o institución, en esta etapa se confecciona, organiza y proporciona la documentación y todo lo necesario para garantizar el proceso, sobre todo, tener definido los recursos humanos que deben participar, la variable que corresponde a cada evaluador, qué instrumento aplicará en cada actividad y el recurso material que se dispone, utilizando las diferentes vías y formas, en correspondencia con las instalaciones y medios convenidos para la realización.

V. Elaboración de instrumentos para aplicar durante el proceso de autoevaluación interna

Es el momento en que se preparan los instrumentos a aplicar (Guía de preguntas generadoras en intercambios grupales, encuestas, entrevistas en profundidad y observación participante) que expresen y permitan un análisis riguroso y exacto de los niveles de satisfacción y las transformaciones para evaluar la formación de valores en los estudiantes y egresados de la IES, así como los impactos de la labor universitaria sobre la sociedad en el contexto local, territorial, nacional e internacional y a lo interno en la gestión de los procesos universitarios.

VI. Preparación a la estructura de dirección del área

El rector o decano puede establecer la preparación en dos momentos esenciales, primero un estudio individual de la documentación establecida por la JAN, además de los resultados anuales de la evaluación de objetivos, la planificación estratégica, los últimos informes de visitas de diferentes niveles de dirección y la última autoevaluación interna. Un segundo momento es el necesario intercambio entre los directivos de la facultad o la institución y profesores evaluadores que representarán cada variable.

VII. Intercambio inicial de los evaluadores con los integrantes de la facultad o la institución

Se inicia con la reunión de apertura presidida por el jefe del equipo de evaluadores, donde participan el resto de los miembros, los responsables del área, evaluados y cualquier persona que se considere necesario por las partes. En dicha reunión se confirma el plan de trabajo para la realización de la autoevaluación interna y la forma en que se conducirá la misma.

VIII. Intercambio y análisis en la práctica con las variables institucionales

Es un proceso de profundización que consiste en la investigación y recopilación de toda la información que se obtenga al seguimiento y control de los indicadores del patrón, la misma debe proporcionar la documentación requerida para el ejercicio.

IX. Elaboración del informe final de autoevaluación por los evaluadores y jefes de variables del área

Es la elaboración e integración del informe de autoevaluación a través de trabajo de mesa por los evaluadores, con la información anteriormente recopilada, donde se describe la situación real que presentan las variables y sus respectivos indicadores. Se realizan análisis e intercambios profesionales que contribuyan a la determinación de fortalezas y debilidades, según lo constado durante el ejercicio, se contrasta con las declaradas por el área para analizar con los directivos y jefes de variables hasta llegar a consensos por ambas partes.

X. Presentación a la comunidad universitaria del área o institución los resultados del informe de autoevaluación

Se presenta ante la comunidad universitaria la propuesta de informe del ejercicio de autoevaluación interna, en la facultad o institución, se someterá a análisis, discusión y se enriquecerá a partir de las sugerencias realizadas.

XI. Elaboración del plan de mejoras

Consiste en un trabajo de análisis de los resultados obtenidos y sobre esta base planificar, organizar y trazar las acciones concretas para cada variable, en correspondencia con los indicadores establecidos y en consonancia a las fortalezas y debilidades detectadas. Se establecerán metas de cumplimiento.

XII. Alinear la planificación colectiva del área con los planes de trabajo individuales de los profesores, a partir de lo proyectado en el plan de mejoras

Es el momento de alinear el recurso humano y la correspondencia entre los objetivos de trabajo del área, actividades y recursos, concebidos como un sistema, asegurado a través del plan de actividades individuales y potenciando una cultura de calidad a la vida universitaria en el área.

XIII. Seguimiento a las acciones determinadas en el plan de mejoras

Se debe implementar un sistema de trabajo alineado con las variables, planificación estratégica y control interno de la facultad e institución para la gestión de la calidad, teniendo en cuenta lo siguiente:

Formas de control:

Antes del proceso:

Se realiza a través del estudio y análisis de los informes de autoevaluación anuales de facultades y la institución, la evaluación de objetivos, la planificación estratégica y los informes de visitas de diferentes niveles de dirección.

Durante del proceso:

Se controla a través de los instrumentos aplicados durante la ejecución del ejercicio, la autoevaluación en sí es un control al proceso.

Después del proceso:

El seguimiento sistemático al plan de mejoras y la toma de decisiones oportunas por los directivos del área.

Salida: Una facultad o institución autoevaluada de forma pertinente, con certera identificación de fortalezas y debilidades y un plan para la mejora continua de sus procesos.

Resultados de la implementación del procedimiento para la realización de autoevaluaciones internas en facultades e instituciones de Educación Superior en la Universidad de Ciego de Ávila

La implementación del procedimiento para la realización de autoevaluaciones internas en facultades e instituciones de Educación Superior en la Universidad de Ciego de Ávila se realizó en el período comprendido entre 2018-2021, se aplicó en las siete facultades y en la institución en tres ocasiones. En entrevistas, cuestionarios y a través de la observación participante se constató la planificación y ejecución de ejercicios académicos de autoevaluación interna con proyección hacia la calidad de los procesos universitarios, revelados en:

Conclusiones

El proceso de autoevaluación interna en facultades e instituciones de Educación Superior constituye un ejercicio académico práctico, de trabajo colaborativo que posibilita la mejora continua en la calidad de los procesos universitarios e implica una práctica permanente y sistemática para detectar los nudos problemáticos y los aspectos positivos del quehacer institucional.

La elaboración del procedimiento para la realización de autoevaluaciones internas en facultades e instituciones de Educación Superior se caracteriza por la determinación de actividades u operaciones que constituyen una guía metodológica, para su planificación, ejecución y control, que garantiza pertinencia, cumplimiento y evaluación de los indicadores establecidos en cada variable, y el consecuente plan de mejora para su avance y desarrollo.

Los resultados alcanzados con la elaboración y puesta en práctica del procedimiento demuestran su efectividad y pertinencia como instrumento de trabajo para gestionar la calidad en las facultades e instituciones de Educación Superior y la responsabilidad social y pertinencia de sus procesos y programas.

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Artículo de investigación derivado del proceso de formación doctoral en Ciencias de la Educación.

Recibido: 01/07/2022 – Aceptado: 01/11/2022 – Publicado: 15/11/2022

Ruiz-Gutiérrez, A., Lara-Pérez, R. y Quintero-Cabrera, R. (2022). Procedimiento para la realización de autoevaluaciones internas en facultades e instituciones de Educación Superior. Educación y Sociedad, 20 (Número especial. Noviembre 2022), 125-140.