Perfeccionamiento
del sistema de gestión de la Universidad de Cienfuegos
Improvement of the system
of administration of the University of Cienfuegos
Autores:
MSc. Damayse Ramona Pérez
Fernández
Dra.C Orquídea Urquiola Sánchez
Dra.C Luisa Baute Álvarez
Institución: Universidad de Cienfuegos Carlos Rafael Rodríguez, Cuba
Correo
electrónico: dmfernandez@ucf.edu.cu
Estudiantes:
Asniel León Tamayo
Vandeleia Helena Marreiros
Pedro Eurico Maravilhas
Resumen
Promover
el diseño de sistemas de gestión y la integración de los procesos en las
instituciones de educación universitaria, constituye una prioridad de trabajo
del Ministerio de Educación Superior. La investigación se realiza en la
Universidad de Cienfuegos y tiene como objetivo general: Perfeccionar el
sistema de gestión de la Universidad de Cienfuegos sobre la base de lograr una
integración del enfoque a proceso, la dirección estratégica y el sistema de
control interno. Se hace uso de técnicas de recopilación de información, así
como las herramientas propias de la gestión por procesos y de dirección
estratégica. Se aplican técnicas de identificación, evaluación,
control de riesgos y técnicas de priorización. Se obtiene como resultado
el perfeccionamiento del mapa de procesos de la Universidad de Cienfuegos, la
integración de la planificación estratégica enfocada a procesos, la documentación
y evaluación de los procesos que conforman esta institución, el manual de
procesos y los dos primeros componentes de la Resolución
60/11 de la Contraloría General de la República (CGR). Se proponen acciones de mejoras que conllevan al
perfeccionamiento de los procesos que constituyen el sistema
de gestión de la Universidad de Cienfuegos.
Palabras
clave: Sistema de
gestión, gestión por
proceso, planificación estratégica, sistema de control interno.
Abstract
To promote the design of administration
systems and the integration of the processes in the institutions of university
education constitutes a priority of work of the Ministry of Superior Education.
The investigation is carried out in the University of Cienfuegos and he/she has
as general objective: To perfect the system of administration of the University
of Cienfuegos on the base of achieving an integration from the focus to
process, the strategic address and the system of internal control. Use is made
of technical of summary of information, as well as the tools characteristic of
the administration for processes and of strategic address. They are applied
technical of identification, evaluation, control of risks and technical of
priorización. It is obtained the improvement of the map of processes of the
University of Cienfuegos as a result, the integration of the strategic planning
focused to processes, the documentation and evaluation of the processes that
conform this institution, the manual of processes and the first two components
of the Resolution 60/11 of the General Controllership of the Republic (CGR).
they intend actions of improvements that bear to the improvement of the
processes that you/they constitute the system of administration of the
University of Cienfuegos.
Keywords: Administration system, Administration for
process, strategic Planning, System of internal control.
Introducción
Uno de los retos más desafiantes de la
educación superior en la actualidad es el perfeccionamiento de la gestión
universitaria y de cada uno de los procesos que la integran. En
la Conferencia Mundial
sobre la Educación Superior
«La educación superior
en el siglo
XXI: Visión y
acción», organizada en
París por la UNESCO
en octubre de 1998, se expresó el
deber de generalizar en la mayor medida
posible la utilización de las nuevas
tecnologías para que
ayuden la educación
superior a reforzar
el desarrollo académico, a ampliar el acceso, a lograr una difusión
universal, extender el saber y a facilitar la educación durante
toda la vida (Acosta, Becerra y Jaramillo, 2017).
Desde esta perspectiva, se hace
énfasis en la necesidad de mejorar los modelos de gestión, proceso en el que ya
existen algunos avances a partir de la adopción de la dirección estratégica por
un número creciente de universidades. Por otra parte, se sabe que estas
instituciones están amenazadas por muchos riesgos, que emergen tanto del
entorno como de sus propias condiciones internas. Por ello, cuando se elabora,
implementa y controla la estrategia, debe considerarse la vulnerabilidad ante
un conjunto de riesgos; de lo contrario, estos pudieran afectar el rumbo
institucional de forma repentina si no se gestionan bien (Almuiñas y Galarza, 2016).
La gestión y prevención de riesgos se
manifiesta en Cuba en el control interno y permite conocer razonablemente los
factores que pueden limitar el cumplimiento de los objetivos planteados en las organizaciones.
En la Resolución 60/2011 de la Contraloría General de la República de Cuba
(CGR) (2011), se establece el componente gestión y
prevención de riesgos, y sus normas se encuentran en función de: identificar y
analizar los riesgos que enfrenta la organización y pueden afectar el
cumplimiento de los objetivos, determinar los objetivos de control y definir un
plan de prevención.
Estas circunstancias hacen que la
problemática actual y las alternativas para el desarrollo de la educación
superior aparezcan en la agenda de discusión de muchos países. En el marco de
la actualización del modelo económico cubano las IES han sido convocadas a la
elevación sistemática y sostenida de la calidad en los servicios educacionales.
En tal sentido, el desarrollo de la calidad en la gestión de sus procesos se
convierte en una imperiosa necesidad (González, 2014).
En correspondencia, autoridades e
investigadores de la educación superior, han considerado que para desplegar
prioridades en estrategias y planes de acción y lograr la excelencia, se
requiere disponer de una plataforma de gestión centrada en la calidad de los
procesos propios de este sistema educacional, como vehículo o hilo conductor
que permita lograr las metas y objetivos propuestos (MES, 2010, 2011; Ortiz, Pérez & Velázquez, 2015; Carballo, Acevedo & Lara, 2016; Veliz, Alonso & Fleitas, 2016). Estas metas y objetivos aparecen
declarados en la planificación estratégica, elaborada y aprobada en las
Instituciones de Educación Superior (IES).
Al
analizar los resultados de la búsqueda bibliográfica, existen investigaciones
que en cuanto al enfoque de procesos en el contexto universitario realizan
aportes valiosos. Se destacan dos criterios que guardan relación con el
objetivo de este proyecto. Se identifica el criterio de González (2014), los
cuales, a partir del diseño de un procedimiento, logran desplegar la gestión de
la calidad en los procesos sustantivos, a su vez proponen indicadores que
propician medir el nivel de desempeño de estos procesos a partir de una
correlación con los resultados estratégicos.
Por su
parte, Villa (2006) propone un procedimiento para la
gestión por procesos, organizado en cuatro etapas básicas dirigidas a la
identificación, caracterización, evaluación y mejora del proceso, cada una de
ellas con su correspondiente sistema de actividades y herramientas para su
diseño y ejecución. Al mismo tiempo, el criterio de Ortiz et al. (2015) proponen un modelo y un procedimiento
que posibilita establecer un vínculo de la gestión por procesos y la dirección
estratégica en el ámbito de la gestión universitaria. Estos son algunos de los
investigadores que han motivado a mantener nuevas expectativas para la mejora
de procesos y la gestión institucional.
El
plan estratégico de la Universidad de Cienfuegos, cuenta con un conjunto de objetivos
de trabajo dedicados al tema relativo de gestión por procesos y su vínculo con
la dirección estratégica. Específicamente los planes estratégicos dedicados a
los ciclos 2013-2016 y 2017-2021, se realizan con un enfoque a procesos
partiendo de las prioridades establecidas por el Ministerio de Educación
Superior (MES) y los resultados del diagnóstico de la institución.
Como parte del perfeccionamiento de la
gestión desde el año 2015, en la Universidad de Cienfuegos se desarrolla una
nueva etapa para emprender la gestión por procesos como vía para la gestión de
la institucional en la educación superior.
Todo lo expuesto permite identificar
la necesidad de un perfeccionamiento en la gestión institucional de la
Universidad de Cienfuegos, con vista a lograr una gestión adecuada y acorde a
las nuevas exigencias establecidas por los entes reguladores del sector. El objetivo general que persigue la investigación está
centrado en: Perfeccionar el sistema de gestión de la Universidad de Cienfuegos
sobre la base de lograr una integración del enfoque a proceso, la dirección
estratégica y el sistema de control interno, que permita el desarrollo de
acciones integradas que faciliten el cumplimiento de los objetivos y misión de
la universidad.
Desarrollo
Materiales
y métodos
Se desarrolló una búsqueda en la literatura científica y se
identificaron investigaciones realizadas en la esfera internacional, las cuales
han propuesto modelos para el perfeccionamiento de la gestión universitaria
basado en el enfoque a procesos. En este sentido, la investigación aportó que
de igual forma en Cuba existe una amplia experiencia y se ha ido avanzando en
la concepción de modelos y procedimientos para las IES, como se reafirma en los
trabajos de: Villa (2006); González
(2014); Ortiz et al. (2015); Carballo et al. (2016); Pupo, Pérez y Pérez (2017); son algunos de los investigadores consultados.
Como dato significativo se
identifica el estudio desarrollado por Cejas y Alfonso
(2013), donde
se consultaron 34 fuentes sobre la gestión universitaria en las que se exponen
modelos, metodologías y técnicas, que evaluaron teniendo en cuenta 40
características para comparar similitudes entre las propuestas consultadas. Se
identifica el análisis realizado por González (2014) y el criterio de Ortiz
et al. (2015), criterios identificados como relevantes para el desarrollo de la
investigación.
A su
vez, en la Universidad de Cienfuegos, un conjunto de investigaciones
desarrolladas para esta institución aportó al desarrollo del enfoque a procesos
a saber: Villa (2006); Cejas y Alfonso (2013); Martínez
(2016). De éstos autores se identifica el primero de los mencionados como
criterio notable para el objetivo perseguido en este trabajo investigativo.
El análisis de las fuentes bibliográficas permite afirmar que los
sistemas, modelos y procedimientos estudiados, en la literatura nacional e
internacional han realizado aportes a la gestión por procesos en las IES,
sirven de antecedentes de la presente investigación; en la cual se logra
identificar la no existencia de diferencias en los criterios emitidos respecto
al estado de arte y de la práctica. Se
pudo constatar que todos ellos buscan desde su perspectiva, formalizar y
demostrar un proceder que asegure alcanzar los
resultados deseados con mayor eficiencia, cuando los recursos y las actividades
relacionadas se gestionan como procesos en las instituciones de la educación
superior.
El
procedimiento para la gestión integrada de los procesos, concebido y aplicado
en la presente investigación, está basado en el ciclo gerencial básico de
Deming y es el resultado de las experiencias y recomendaciones de prestigiosos
autores en esta esfera, tales como: Villa (2006), González (2014) y Ortiz et.
al (2015), que de una u otra forma conciben la gestión de los procesos universitarios
con enfoque de mejora continua e integrado a otras filosofías, tal como la
aplican las prácticas gerenciales más modernas, al estilo de la metodología de
mejora Seis Sigma, denominada DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve,
Control).
Facilita
además la adopción de un lenguaje común y universal para la solución de
problemas, que es fácilmente comprensible para todos en la organización. El
objetivo que se persigue con este procedimiento es dotar a los directivos de
las técnicas y herramientas para desarrollar una gestión integrada de los
procesos en universidades. Es preciso para la implementación del procedimiento
tener en cuenta principios tales como: trabajo en equipo, autocontrol de
procesos, mejoramiento continuo, enfoque de sistema, cargo y descargo,
trascendencia y sistematicidad, los cuales se
corresponden con los indicados en la Resolución 60 del 2011.
En la Figura
1 se muestra el procedimiento que se implementa en la investigación
desarrollada en la Universidad de Cienfuegos. Como se deduce a partir de la
figura, el procedimiento se organiza metodológicamente en una secuencia de
cuatro etapas básicas conformadas por 20 pasos. El trabajo mostrado en este artículo está enmarcado en
las tres primeras etapas concebidas en el procedimiento, para las cuales se
precisa de técnicas propias de la Ingeniería Industrial relacionadas con el
mapeo y descripción de procesos, matriz causa-efecto, análisis de Fallos, modos
y efectos (FMEA) y plan de control, así como técnicas relativas a la disciplina
de Administración, tales como matriz DAFO, mapa estratégico, técnica
prospectivas aplicadas a la planificación estratégica.
Implementación
de un procedimiento para perfeccionar el sistema de gestión en la Universidad
de Cienfuegos
Se muestran los resultados obtenidos
al desarrollar las tres primeras etapas del procedimiento mencionado. Se
transita por los doce procesos relevantes de la institución representados en el
mapa de proceso (resultado de la aplicación del procedimiento). La
implementación de estas etapas es mostrada a continuación.
Etapa
1. Preparación de las condiciones para el diseño del sistema de gestión
Paso 1.1 Conformación del equipo de trabajo
Se precisa constituir un grupo de trabajo para el diseño del sistema de gestión de la universidad, este grupo de expertos
debe poseer una vasta experiencia en la gestión universitaria. Para la
selección de los integrantes se procede al cálculo del coeficiente de
competencia y la calificación de este indicador para cada experto. A partir de
estos resultados son escogidas 12 personas, a los cuales se le consultarán
criterios y serán aquellos que avalarán los resultados obtenidos al aplicar
cada herramienta utilizada en esta investigación.
Paso 1.2 Capacitación del
grupo de trabajo
Todos los expertos del grupo de
trabajo, se encuentran en el rango de clasificación entre alta y media en
relación a sus competencias, lo cual se considera adecuado. Se decide llevar a
cabo un proceso de capacitación mediante talleres con los directivos
e investigadores de experiencia que constituyen el grupo, se abordaron
temas sobre planificación estratégica, gestión de la calidad, gestión por
procesos, sus herramientas y técnicas a emplear.
Figura 1. Procedimiento
para perfeccionar el sistema de gestión de la Universidad de Cienfuegos.
Fuente: Elaboración Propia.
Paso 1.3 Aseguramiento de
las condiciones de partida
Se aseguraron las condiciones de partida para la aplicación del procedimiento,
teniendo en cuenta el criterio positivo de las consultas a los expertos de
todos los niveles de decisión.
Paso 1.4 Caracterización
de la organización
La Universidad de Cienfuegos en su evolución como
centro de educación superior, ha sido considerada como un eslabón importante para la formación
profesional
y el desarrollo de la investigación científica, además desarrolla para los profesionales un fuerte movimiento de
actividades de
superación académica, cuenta para ello con maestrías, especialidades y varios diplomados con una elevada actualización.
Etapa II. Organización
Paso 2.1 Identificación de
procesos
En la búsqueda por incrementar la
calidad, eficiencia y racionalidad en la gestión universitaria de la
universidad, se desarrollan actividades para la implementación de la gestión
por procesos. En esta etapa un paso fundamental fue la identificación de todos los procesos
universitarios; a través de
entrevistas y consultas a expertos, revisión de otros mapas elaborados en la propia
universidad y de otras universidades nacionales y extranjeras, se clasificaron en estratégicos, misionales
(clave) y de apoyo, derivándolos en subprocesos y
actividades, como se muestra en la Figura 2. Como aspecto a resaltar en este
diseño es la concepción del sistema de control interno que está presente en
todos los procesos identificados como relevantes en la investigación.
Figura 2. Mapa de
procesos de la Universidad de Cienfuegos.
Fuente: Elaboración
Propia.
Paso 2.2 Caracterización de procesos
La
caracterización de los procesos de la universidad se realiza teniendo en cuenta
un conjunto de herramientas. Los resultados se muestran en el manual de
procesos elaborado en esta investigación,
observándose diagramas que exponen de manera gráfica el funcionamiento de cada
proceso en cuanto a suministradores de información, requerimientos del proceso
y principales usuarios de los servicios que se prestan en este, la ficha del
proceso que incluye el diagrama de flujo del proceso (siguiendo el ciclo
gerencial: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) y las fichas técnicas de los
indicadores. Durante la investigación se realiza un análisis exhaustivo y
riguroso en la elaboración de la documentación, identificando doce procesos. El
resultado de este paso deviene en la construcción de un manual de procesos para
la Universidad de Cienfuegos, el cual tiene concebido además al proceso de
control interno con una documentación relativa a las características de este
sistema, acorde a lo establecido por la Contraloría General de la Republica.
Etapa III. Planificación
Paso 3.1 Planificación
estratégica
1. Revisión y(o)
definición de la misión y visión
Esta
investigación concibe a la planificación estratégica como un proceso por lo que
se tiene en cuenta la documentación elaborada en la etapa expuesta
anteriormente, procediéndose a elaborar diagramas y fichas, resultados que
describen el funcionamiento de este proceso.
La
planificación estratégica de la Universidad en el ciclo 2017-2021, constituye
el documento rector que guía todas las acciones que conllevan al logro de su
misión y visión que en este ciclo estratégico se soporta, en el perfeccionamiento de su sistema de gestión
basado en un enfoque a procesos, de manera que los objetivos de trabajo se
asocian a los procesos identificados y documentados, los cuales se corresponden
con los requerimientos de los usuarios en cada momento y lugar.
2. Confección de la Matriz
DAFO
Una
vez realizado el diagnóstico estratégico que considera los aspectos internos y
externos de la universidad se listan las principales fortalezas, debilidades,
amenazas y oportunidades, observándose que prevalecen
las debilidades, por encima de las fortalezas, oportunidades y
amenazas, por lo que la universidad está en condiciones de aprovechar las oportunidades del entorno,
prestándole la debida atención y
seguimiento a las debilidades con el objetivo de minimizarlas. A su vez
quedan elaborados los valores compartidos de la institución.
3. Definir objetivos estratégicos y
criterios de medidas por procesos
Se hizo necesario hacer un análisis exhaustivo de las indicaciones
establecidas por el MES, para elaborar la planificación estratégica del ciclo
2017-2021 identificando aquellos criterios de medida en los cuales la
universidad tiene incidencia.
A diferencia de ciclos anteriores, este diseño estratégico tiene
la particularidad de elaborarse por procesos, los cuales fueron identificados
en pasos anteriores, estos tienen identificados objetivos y sus respectivos
criterios de medida, los cuales se corresponden con el cumplimiento de la
misión que posee la universidad.
Para lograr este propósito fue necesario el uso de diagramas de
árbol que permitieron establecer las relaciones entre las áreas de resultado
clave y criterios de medida establecidos por el MES y los objetivos y criterios
de medida a establecer por proceso en la institución.
4. Confección del mapa estratégico
Identificada la orientación estratégica general de la universidad
se presenta el mapa estratégico que considera los procesos estratégicos,
misionales y de apoyo, los que constituyen la base para el diseño de la
planificación estratégica para el ciclo 2017 – 2021. Estos procesos se
presentan en su desagregación a un primer nivel y se continúa con su
desagregación hasta el nivel operativo de gestión. El mapa estratégico se
diseña bajo una arquitectura específica de causa y efecto y sirve como punto de
partida para el diseño del cuadro de mando integral.
Paso 3.2 Planificación
operativa
Paso 3.2.1 Plan de trabajo
anual, mensual e individual
Con carácter gradual se elaboran los planes de trabajo anual,
mensual e individual de la universidad sobre la base de la Instrucción
No.1/2011 del Presidente de los Consejos de Estado y de Ministros, logrando un
mayor grado de correspondencia entre los mismos, en los distintos niveles de
decisión y a la vez enfocados en el cumplimiento de los objetivos de trabajo
previstos para el período. Este paso se desarrolla en 3 momentos: Elaboración
del plan de trabajo anual, Elaboración del plan de trabajo mensual y
Elaboración del plan de trabajo individual.
Paso 3.2.2 Plan de prevención
de riesgos
De la identificación y evaluación de riesgos se obtiene por
proceso, subproceso y área el inventario de riesgos existentes en la universidad, en el
cual solo aparecen aquellos riesgos que son críticos en cada uno. Se
identificaron un total de 125 riesgos, de los cuales el 6.4 % pertenecen a los procesos estratégicos, el 12 % a
los procesos clave, el 28 % pertenecen a los procesos
de apoyo y el 53.6 % a diferentes áreas, siendo los procesos Gestión de
Relaciones Internacionales el de mayor incidencia entre los procesos
estratégicos, entre los clave se encuentran Formación en Pregrado, Gestión
Económica Financiera en los procesos de apoyo y en las áreas Secretaria
general, la de mayor incidencia. Como una forma de establecer un vínculo entre la
documentación elaborada y el sistema de control interno, se procede a
confeccionar el mapa de riesgos de cada proceso, utilizando los diagramas
elaborados en la Etapa II.
A su vez en este paso se hace uso de la matriz causa-efecto para
cada proceso, herramienta por medio de la cual se identifican las variables
claves que deben ser controladas. Otra de las herramientas utilizadas es el
FMEA, la cual permite desde la perspectiva de la fiabilidad identificar
aquellos riesgos o fallos del proceso que tienen una mayor probabilidad de
ocurrencia. Esta herramienta es aplicada en todos los procesos identificados en
la institución estudiada. La Figura 3 muestra el caso específico del proceso de
ciencia e innovación tecnológica. Luego
de realizarse los cálculos correspondientes se puede observar que el riesgo de
mayor incidencia en el proceso es: presupuestos de gastos elaborados inadecuadamente, a este riesgo
de mayor incidencia se le elabora un plan de
control.
Luego se procede a elaborar el Plan de prevención de riesgos de la
universidad teniendo en cuenta la Resolución 60/11 de la CGR.
Debe aclararse que los pasos desarrollados desde la Etapa I hasta
la actual forman parte de los componentes 1. Ambiente de control y 2. Gestión y
prevención riesgos de la Resolución 60/11 de la CGR.
Figura 3. FMEA del proceso de ciencia e innovación
tecnológica.
Fuente: Elaboración propia.
Conclusiones
La implementación del procedimiento posibilitó
perfeccionar el sistema de gestión de la Universidad de Cienfuegos sobre la base
de la integración del enfoque a procesos, la dirección estratégica y el sistema
de control interno.
Se hace énfasis en la gestión de los
procesos universitarios que posibilita una integración con otros elementos que
son prioridades en estas instituciones; lo que contribuye significativamente a
orientar la institución hacia el cumplimiento de la misión y visión plasmadas
en el plan estratégico.
Un resultado a destacar es la documentación de los doce procesos
relevantes identificados en la universidad, que estandariza las actividades a
ser desarrolladas en estos procesos, medulares para el cumplimiento de la
misión de la institución. Lo cual otorgó a la institución de una herramienta
que permite visualizar y mejorar el funcionamiento de cada proceso teniendo
como base el cumplimiento de los requerimientos establecidos en resoluciones
dictadas por el Ministerio de Educación Superior y la Contraloría General de la
República.
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