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Revista Estrategia y
Gestión Universitaria Recibido: 18/06/2021
Aceptado: 18/08/2021 Pág. 142 - 157 |
Vol.
9, No. 2, Julio – Diciembre de 2021 ISSN: 2309-8333 RNPS: 2411 http://revistas.unica.cu/index.php/regu/index |
Gestión
documental y archivo en la Universidad de Ciego de Ávila, logros y retos
Document and archive management at the University of Ciego de Ávila, achievements and challenges
Autores: Dra. C. Tamara
Madrazo-Suárez
Dra. C Martha Ávila Rodríguez
Dra. C. Emeria Ulloa Paz
Institución: Universidad de Ciego de Ávila Máximo Gómez Báez, Cuba
Correo
electrónico: tamarams@unica.cu
Resumen
El presente
artículo tiene como objetivo describir el proceso transitado, hasta el momento,
en el diseño del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo en la
Universidad de Ciego de Ávila, Máximo Gómez Báez. Se expone la sistematización
de los antecedentes teóricos consultados en el proceso. Se explica la
problemática encontrada, se presenta la estrategia de trabajo definida para
llegar al diseño del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo en
la Universidad de Ciego de Ávila, Máximo Gómez Báez y los retos para el trabajo
futuro. Los métodos de sistematización teórica junto al Analítico-sintético y
al inductivo-deductivo permitieron penetrar en los fundamentos teóricos de la
gestión documental y determinar sus esencias; para el diseño del Sistema de
Gestión Documental y Archivo se utilizó el método sistémico estructural. El
diseño de un Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo posibilitó
sentar las bases organizativas para la correcta gestión de los fondos
documentales generados por la Universidad en el ejercicio de sus funciones.
Palabras
clave: gestión de
información, gestión documental y archivo, archivo institucional, archivo
universitario
Abstract
The objective of this article is to describe the process that has been carried out so far in the design of the Institutional System of Document and Archive Management at the University of Ciego de Ávila, Máximo Gómez Báez. The systematization of the theoretical background consulted in the process is exposed. The problems encountered are explained, the work strategy defined to arrive at the design of the Institutional Document and Archive Management System at the University of Ciego de Ávila, Máximo Gómez Báez, and the challenges for future work are presented. The theoretical systematization methods together with the Analytical-synthetic and the inductive-deductive allowed to penetrate the theoretical foundations of document management and determine its essences; for the design of the Document and Archive Management System, the structural systemic method was used. The design of an Institutional Document and Archive Management System made it possible to lay the organizational foundations for the correct management of the documentary collections generated by the University in the exercise of its functions.
Keywords: institutional archive, university file, information management, document and archive management
Introducción
El proceso de
gestión documental ha sido un tema ampliamente abordado, al asumir una
definición los autores adoptan variadas posiciones, en dependencia del contexto
de actuación y de la evolución histórica. El análisis de los criterios dados
por un grupo de autores (Gauchi, 2012; Font, 2013; Pérez 2013; Puentes, 2017;
Adriazola, 2017; Paz y Hernández, 2017; Triana, Febles, Mena, González y
Garcia, 2018; Pérez, 2020; Camilo y Castro, 2020 y Castillo, Mena y Torres,
2021); posibilitó determinar algunas generalidades:
· Área de la gestión responsable del control eficiente y
sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y destrucción de
documentos, incluyendo los procesos para capturar y conservar evidencia e
información sobre actividades y transacciones de la organización.
· Área o campo de la gestión organizacional responsable
del control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el
mantenimiento, el uso, la disposición y la preservación de documentos, en la
que son determinantes los procesos de captura y mantenimiento de la evidencia y
la información sobre las transacciones y actividades de negocios de la
organización.
· La gestión documental es el conjunto de actividades
que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados con la creación,
recepción, organización, almacenamiento, acceso y difusión de documentos.
· Conjunto de normas, técnicas y conocimientos aplicados
al tratamiento de los documentos desde su diseño hasta su conservación
permanente.
· Agrupan operaciones y técnicas de la gestión
administrativa general con el objeto de coordinar y controlar todas aquellas
funciones y actividades específicas que afectan la creación, recepción,
ubicación, acceso y preservación de los documentos, protegiendo sus
características estructurales y contextuales con el objeto de garantizar su
autenticidad e integridad a lo largo del tiempo.
Como puede verse
para algunos autores (Pérez 2013; Adriazola, 2017; Camilo y Castro, 2020 y
Castillo, Mena y Torres, 2021) la gestión documental constituye un área de la
gestión organizacional; mientras otros (Gauchi, 2012; Font, 2013; Paz y
Hernández, 2017; Triana, Febles, Mena, González y Garcia, 2018; Pérez, 2020) la
definen como conjunto de actividades, de normas técnicas y conocimientos
aplicados u operaciones y técnicas de gestión. En lo que sí coinciden todos los
criterios es al plantear, de una u otra manera, que la gestión documental
facilita el control eficiente y sistemático de la creación, recepción,
mantenimiento, uso y destrucción de documentos; así como, su almacenamiento,
acceso y difusión; protegiendo sus características estructurales y contextuales
con el objeto de garantizar su autenticidad e integridad a lo largo del tiempo.
A partir de lo
antes expuesto, se define la gestión documental como un área de la gestión
institucional que, mediante el desarrollo de operaciones y el cumplimiento de
normas técnicas, garantiza el control eficiente y sistemático de la creación,
recepción, mantenimiento, uso y destrucción de documentos; así como, su
almacenamiento, acceso y difusión; protegiendo sus características
estructurales y contextuales con el objeto de garantizar su autenticidad e
integridad en todo tipo de soporte a lo largo del tiempo.
El sistema de
archivo, dentro de una organización, constituye una herramienta esencial para
la gestión documental, ya que garantizan el tratamiento de los documentos a lo
largo de toda su vida útil. Mena (2005) al definir los archivos plantea que
El archivo no es
más que el reflejo natural y la plasmación en sus documentos de las actividades
y tareas de una entidad determinada. Este no se crea de forma voluntaria,
cualquier entidad (ya sea pública o privada) quiéralo o no generará un conjunto
de documentos como resultado de sus actividades y aun antes de ser establecida
oficialmente (p. 11).
En la gestión
documental, el ciclo de vida del documento de archivo, constituye un principio
fundamental; abarca desde su origen hasta el destino final del documento.
Algunos autores (Mena, 2005; Cruz, 2011; Font, 2013) establecen tres momentos:
nacimiento del documento (fase de creación), vida útil (fase de mantenimiento y
uso) y muerte o destino final (fase de depuración o expurgo)
En el estudio
realizado por Mena (2005) se hace referencia a una variada clasificación de
archivos, se coincide con la autora en que la clasificación de acuerdo al tipo
de archivo constituye la más apropiada, teniendo en cuenta que está basada en
el concepto de ciclo de vida de los documentos de archivo.
Estos criterios
fueron tenidos en cuenta en el momento de representar el ciclo de vida y la
clasificación de archivo asumido para la Universidad de Ciego de Ávila, Máximo
Gómez Báez (UNICA). ver figura 1. Además se respetó lo planteado en el Decreto
Ley 3/2020 sobre Los Sistemas Institucionales de Gestión Documental y Archivo,
…se integran por
los archivos centrales y sus secciones y los de gestión u oficina y se encargan
de implementar los procesos de la gestión documental y sus procedimientos, que
aseguren la creación, recepción, mantenimiento, uso, disposición y preservación
de sus documentos en todo tipo de soporte, analógico o digital y la
administración de sus archivos (p.1755).
Figura
1.
que
representa la relación entre el ciclo de vida de los documentos y la
clasificación de archivos asumida en UNICA
Fuente:
elaboración propia
El Sistema
Institucional de gestión documental y archivo (SIGDA) en la UNICA debe
funcionar como una red de gestión documental; que facilite la conservación de todos
los documentos que se generan en el cumplimiento de las funciones de esta
institución y de aquellos que constituyen patrimonio de gran valor histórico.
En junio de 2019
la autora principal de este artículo es designada como especialista para llevar
el archivo en la UNICA. Sin conocimientos previos sobre la actividad, la
primera tarea fue la de estudiar la documentación normativa vigente en aquel
momento (2019): Decreto-Ley no. 265 del Sistema Nacional de Archivos, Manual de
procedimientos para el tratamiento documental, Resolución No. 43/2004 del
Ministerio de Educación Superior (MES), presentaciones en PowerPoint de
Seminarios impartidos por el MES y tesis de doctorados y maestrías, artículos y
ponencias relacionados con el tema y elaborados por especialistas de otras
universidades del país.
Como consecuencia
de este estudio se revelaron las primeras limitaciones relacionadas con: la
falta de visión de sistema hacia la actividad de archivo, o sea, se
identificaba como archivo el pequeño local existente en la Dirección de Gestión
de Información Científico Técnica (DGICT) y la no existencia de un departamento
de gestión documental y archivo con una plantilla adecuada a las
características y complejidades de esta actividad.
Identificar estas
dos limitaciones, llevó a la autora principal a realizar un sondeo por la
universidad que incluyó la visita a algunas facultades y departamentos y la
entrevista con decanos y responsables de los archivos lo que posibilitó
identificar nuevas limitaciones:
· La carencia de un cuadro de clasificación único:
provoca que en algunas facultades y departamentos los documentos se
clasifiquen, en el mejor de los casos, siguiendo un orden alfabético o
numérico, se pudo constatar que en una facultad y varios departamentos los documentos
se guardan en cajas sin clasificar.
· Las personas encargadas de esta actividad carecen, en
su mayoría, de conocimientos sobre la actividad de gestión documental y
archivo: por lo que no se aplica un correcto proceso de archivística y por ello
la pérdida de documentos es un problema que suele presentarse en diversas
ocasiones.
· La ausencia de un adecuado sistema de gestión
documental aumenta en gran medida la posibilidad de que la información sea
almacenada por partida doble.
· Cuando un documento es requerido y no es encontrado de
forma inmediata los procesos a desarrollar se retrasan disminuyendo la
efectividad de la gestión.
No obstante a
estas limitaciones se pudo constatar como potencialidades:
· El reconocimiento, por parte de la máxima dirección de
la UNICA, de la necesidad de un sistema de gestión documental y archivo.
· Los responsables de las distintas áreas de la UNICA
son conscientes del valor que tiene, para el cumplimiento de sus funciones,
desarrollar una adecuada gestión documental.
Por todo lo antes
expuesto se propone como objetivo: diseñar un Sistema de Gestión Documental y
Archivo que mediante el desarrollo de operaciones y el cumplimiento de normas
técnicas en la UNICA, garantice el control eficiente y sistemático de la
creación, recepción, mantenimiento, uso y destrucción de documentos; así como,
su almacenamiento, acceso y difusión; protegiendo sus características
estructurales y contextuales que garanticen su autenticidad e integridad en
todo tipo de soporte a lo largo del tiempo.
Desarrollo
Conducir el
proceso para el alcance del objetivo propuesto supuso un gran reto para la
autora principal de este artículo, por esta razón el primer paso fue elaborar
una estrategia que facilitara la organización del trabajo (ver figura 2);
decisión que se toma teniendo en cuenta la definición de estrategia dada por
Chirino, Vázquez, Del Canto, Escalona y Suárez (2013): “Una estrategia es una
concepción teórico-práctica de la dirección de procesos, que partiendo del diagnóstico
proyecta un sistema de acciones con carácter transformador de la realidad,
propicia la actuación de los participantes para el logro de los objetivos
propuestos” (p.75).
Figura
2.
Estrategia
de trabajo para el diseño e implementación del SIGDA en la UNICA
Fuente:
elaboración propia
Para la 1ra etapa
de la estrategia de trabajo y como parte de la creación de las condiciones
previas para el diseño del SIGDA en la UNICA se determinaron las siguientes
acciones:
· Búsqueda de información actualizada y profundización
en el estudio de los documentos normativos para la actividad de gestión
documental y archivo:
- Se realizó una búsqueda de información que aportó
artículos científicos, ponencias, trabajos de diploma, tesis de maestría y
doctorado y videos tutoriales que aportaron experiencias sobre el diseño de
sistemas de gestión documental en general y de sistemas institucionales de
gestión documental y archivo en otras universidades del país.
- Fue necesario profundizar en el estudio de los
documentos normativos a partir de la aprobación del Decreto-Ley No.3/2020 Del
Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo de la República de Cuba, que
derogó el Decreto-Ley 265 vigente hasta ese momento. Se aprobaron además: el
Decreto No.7/2020 Reglamento del Sistema Nacional de Gestión Documental y
Archivo de la República de Cuba; y las resoluciones emitidas por el Ministerio
de Ciencia Tecnología y Medio Ambiente (CITMA): Resolución 201/2020
Lineamientos generales para la conservación de las fuentes documentales de la
República de Cuba y la Resolución 202/2020 Lineamientos generales para la
digitalización de las fuentes documentales de la República de Cuba.
· Consulta con personal especializado y de experiencia
en la actividad de Gestión Documental y Archivo.
- Se realizaron varias consultas con la especialista que
dirige la actividad de gestión documental y archivo en el MES, por la vía del
correo electrónico y videoconferencias.
- Se desarrollaron varios encuentros de trabajo: uno con
la directora del Archivo Histórico provincial y tres con la especialista que
atiende la actividad de gestión documental y archivo en el CITMA.
- Inicialmente se planificó coordinar una visita de
trabajo a la Universidad Central de las Villas, Martha Abreu, por ser esta una
universidad con experiencia y un trabajo sostenido en la actividad de gestión documental
y archivo; lo que no ha sido posible por las limitaciones impuestas por la
pandemia COVID-19.
· Desarrollo de una primera acción de capacitación a los
cuadros de la UNICA, para actualizarlos a partir de la aprobación del
Decreto-Ley3/2020 Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo de la
República de Cuba y concientizarlos del rol fundamental que les corresponde en
el diseño e implementación del SIGDA en la universidad.
- Esta acción de capacitación se impartió por la
especialista del CITMA que atiende la actividad de gestión documental y
archivo, se realizó en el aula Magna de la UNICA y asistieron decanos de las
facultades, directores de los Centros y Filiares Universitarias Municipales
(CUM y FUM) y los dos Directores generales y jefes de departamento subordinados
a las direcciones generales. En su desarrollo se promovió un diálogo abierto
sobre las maneras en que se venía desarrollando la gestión documental en la
UNICA y el reto que se asumía al iniciar el proceso de diseño del Sistema
Institucional de Gestión Documental y Archivo y su posterior implementación.
Esta etapa se
desarrolló entre los meses de septiembre a diciembre 2019 al valorar los
resultados se pudo constatar que la autora del artículo y especialista de la
actividad de Gestión documental y archivo había ganado en conocimientos que le
permitían iniciar el proceso de diseño del SIGDA, aun cuando se mantiene la
necesidad de recibir algún curso de superación. Se reconoció la necesidad de
crear un Departamento de Gestión Documental y Archivo con una plantilla
adecuada a las características y complejidades de la actividad en la UNICA. Aun
cuando, todavía existe en algunos cuadros de la UNICA cierta resistencia al
cambio, la mayoría se han mostrado flexibles y dispuestos a colaborar en el
proceso de diseño e implementación del SIGDA en la UNICA.
En la segunda
etapa, concebida para el diseño del SIGDA en la UNICA se previeron las acciones
siguientes:
· Diseño de la estructura del SIGDA en la UNICA
- Como ya se explicó en la introducción (ver figura 1.)
en la UNICA se asumen tres momentos para establecer el ciclo de vida de los
documentos, los que guardan relación directa con la clasificación de archivo:
Archivos
de gestión: Constituye el primer
peldaño del SIGDA, se crean en las oficinas donde se genera la documentación,
clasifican la documentación, los custodian durante un período de hasta 5 años
(tiempo establecido como de consulta frecuente), determinan el tiempo de
conservación en las tablas de retención, controlan la utilización y consulta y
se encargan, llegado el momento, de la transferencia de la documentación, de
forma ordenada y controlada, hacia el archivo central.
Archivo
central: Es el que asesora
metodológicamente, coordina y controla el funcionamiento de los distintos
archivos de gestión, reúne los documentos transferidos desde los mismos, una
vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante; además se
encargan, llegado el momento, del destino final de la documentación; ya sea su
destrucción o transferencia, de forma ordenada y controlada, hacia el archivo
histórico.
Archivo
histórico: Son aquellos a los que
se transfieren los documentos que se consideran patrimonio documental de la
universidad y deben conservarse permanentemente.
Para la estructura
del SIGDA se tomó como base el Organigrama de la UNICA, aprobado por el MES. Es
importante resaltar su carácter flexible, lo que permite realizar los ajustes
necesarios cada vez que se hagan cabios en la estructura de la UNICA. Luego de
diseñada una primera versión del SIGDA (105 archivos de gestión, un archivo
central y uno histórico), se socializó en un Consejo de Dirección y se le
entregó a cada responsable de área el organigrama que le correspondía, se les
dio un tiempo para que los analizaran y dieran sus criterios al respecto.
En ese lapso de
tiempo se aprobó por el MES una nueva estructura en la UNICA, por lo que los
cambios que se propusieron estuvieron relacionados con departamentos que
existían y desaparecieron o se movieron para otras áreas y otros que
anteriormente no existían y se aprobaron en esta nueva estructura; casi todos
los responsables de área coincidieron en que la cantidad de archivos de gestión
(105) podía entorpecer el trabajo ya que eran más los espacios que tenían que prepararse,
mayor el número de personas para ocuparse de esta actividad y por tanto a
capacitar y controlar. Luego de valorar los criterios recibidos se decidió
concebir un archivo de gestión por área con tantas secciones como departamentos
tienen en su estructura que generan documentación y se le asignó un código a
cada área. Así quedó diseñada la segunda versión de la estructura del SIGDA en
la UNICA, tal como se ilustra en la figura 3, en una versión sintetizada.
Figura
3.
Estructura
del SIGDA en la UNICA
Fuente:
elaboración propia
- La segunda versión de la estructura del SIGDA
(organigrama completo) fue socializada en el Consejo de Dirección del día 20 de
marzo de 2020, dónde se explicaron los cambios realizados, haciendo énfasis en
las diferencias con la versión anterior. Este espacio se aprovechó para
orientar el trabajo a realizar en la próxima acción, ya que se requería de la
participación activa de todos los responsables de área.
· Elaboración del cuadro de clasificación documental
(CCD) para el SIGDA en la UNICA.
- las orientaciones para realizar el trabajo y el plazo
de tiempo para la entrega. El CCD constituye un instrumento de trabajo vital,
que permite la organización de toda la documnetación generada en el
cumplimiento de las funciones, en aras de una mayor eficiencia en el trabajo,
mayor control de la información, rapidez en el servicio, evidencia y prueba de
los actos y una adecuada conservación de los documnetos.se determinó elaborar
un CCD con carácter orgánico-funcional, lo que permitirà una recuperación
global de la información a lo largo de todo el ciclo de vida del documento.
- Para su elaboración se circuló a todos los
responsables de área un documento que contenía el organigrama de su área de
trabajo, con las funciones que les corresponde según una amplia revisión de
documento, facilitados por el Depatamento de Cuadro y el Dpartamento de
Recursos Humanos de la UNICA; en dicho documento se precisaros
A partir de este
paso el proseso de diseño del SIGDA en la UNICA se vio seriamente afectado por
la situación epidemiológica que ha presentado Cuba y en especial la Provincia
de Ciego de Ávila, con el brote de la pandemia COVID-19, al imponerse el
necesario confinamiento y el trabajo a distancia con limitado acceso a las
tecnologías, lo que afecto la comunicación y el intercambio de ideas. A lo
anterior se le suma los limitados conocimientos de la autora principal para
desarrollar una acción que exige de conocimientos técnicos de la actividad de
gestión documental y archivo.
· Redacción de documentos rectores para el SIGDA en la
UNICA: los documentos que normarán el trabajo del SIGDA en la UNICA son:
Reglamento Interno y el Manual de Normas y Procedimientos, se sustentan en el
Decreto-Ley 3/2020, el Decreto 7/2020 y las Resoluciones 201 y 202/2020.
- El Reglamento interno del SIGDA en la UNICA para su
redacción se concibió la siguiente estructura:
Capítulo I-
disposiciones generales
Capítulo II- de la
organización y función del sistema institucional de gestión documental y
archivo en la universidad de ciego de ávila, máximo gómez báez
capítulo III- de
la gestión documental
capítulo IV- de
las transferencias documentales
capítulo V- de la
conservación, preservación y restauración de los documentos
capítulo VI- de
los servicios y acceso al sistema institucional de gestión documental y archivo
capítulo VII- de
la digitalización del sistema institucional de gestión documental y archivo
capítulo VIII- De
la ética del archivero y de los responsables de los archivos de gestión
Su redacción ha
avanzado hasta el Capítulo III. Una vez culminado se pondrá a la consideración de
la Asesora Jurídica de la Universidad para su posterior presentación y
aprobación por el Consejo de Dirección, a partir de ese momento será de
obligatorio cumplimiento por todos los componentes del SIGDA.
· Manual de Normas y procedimientos: es una herramienta
importante de trabajo ya que en él se describen todos los procedimientos a
desarrollar en cada etapa del ciclo de vida de los documentos, ejemplificando
para cada caso los modelos que requiere cada proceso. Este documento facilita
además la evaluación de la calidad con que se desarrollan los procesos en el
SIGDA.
·
Elaboración de la guía de
autocontrol: se determinaron los indicadores, se reveló la situación actual de
cada uno, los posibles riesgos y las acciones a desarrollar, fue valorado por
las personas competentes.
·
Elaboración del anteproyecto de
presupuesto: en este documento quedaron plasmadas las necesidades para el SIGDA
en la UNICA, fue circulado a las personas competentes.
·
Fundamentación de la plantilla para
el Departamento de Gestión Documental y Archivo (DGDA) en ella se precisaron:
· Las funciones del SIGDA en la UNICA, para una mejor
comprensión de la complejidad de la actividad.
· Se explica que el DGDA se compone por cinco secciones:
responsable del Departamento, área de recepción de documentos, depósito de
archivo central, depósito de archivo histórico y área de digitalización de
documentos.
· En correspondencia con lo anterior se propone una
plantilla de cinco plazas: un jefe de departamento, tres técnicos y un
informático, lo que queda justificado al explicar las funciones
correspondientes en cada caso.
· La fundamentación se hizo llegar a las personas
competentes, a partir de la propuesta se aprobó una plantilla con cuatro
plazas, una para el responsable del DGDA y tres técnicos, queda pendiente la
plaza de informático.
·
Diseño de un Programa de
Capacitación dirigido a todas las personas que se desempeñarán en cualquiera de
los componentes de la estructura del SIGDA en la UNICA.
La segunda etapa
de la estrategia, de diseño del SIGDA en la UNICA, se encuentra en plena
ejecución y se pretende terminar en diciembre del 2020 para dar paso a la
tercera etapa de implementación y para la cual se han determinado las
siguientes acciones:
·
Capacitación a todas las personas
que se desempeñarán en cualquiera de los componentes de la estructura del SIGDA
en la UNICA.
·
Inicio de un proceso controlado de
valoración, clasificación y rescate de toda la documentación existente en las
áreas de la UNICA para su ubicación o transferencia a los distintos archivos
que componen el SIGDA.
·
Valoración constante de los
resultados para ejecutar los cambios y ajustes necesarios.
La digitalización
del SIGDA constituye la cuarta etapa de la estrategia, la única acción pensada
hasta el momento es el diseño de una plataforma que facilite la gestión
documental en la UNICA, todavía está pendiente el intercambio con especialistas
de las ciencias informáticas, de ello depende la proyección de otras acciones.
Conclusiones
Los fundamentos
teóricos sistematizados permitieron determinar las esencias y generalidades
necesarias para diseñar el SIGDA en la UNICA. La elaboración de una estrategia
de trabajo posibilitó la organización del proceso de diseño del SIGDA en la
UNICA.
El Sistema de
Gestión Documental y archivo diseñado se ajusta a las limitaciones y
potencialidades detectadas en la gestión documental en la UNICA, posibilitó
sentar las bases organizativas para la correcta gestión de los fondos
documentales generados por la Universidad en el ejercicio de sus funciones. Su
implementación y digitalización constituyen retos de trabajo.
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