Estrategia y Gestión Universitaria
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Universidad de Ciego de Ávila Máximo Gómez Báez
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ISSN: 2309-8333- RNPS: 2411
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11(1) Enero-Junio
Estrategia y Gestión Universitaria EGU
Artículo de revisión
Cómo citar:
Gallegos Macías, M. R., Galarza
López, J., & Almuiñas Rivero, J. L. (2023).
Los sistemas de información estratégica en
la gestión universitaria: problemáticas que
enfrentan.
Estrategia y Gestión
Universitaria
, 11(1), 1-14.
https://doi.org/10.5281/zenodo.802165
9
Recibido: 26/10/2022
Aceptado: 09/05/2023
Publicado: 07/06/2023
Autor para correspondencia:
mgallegos@sang reg orio.edu.ec
Conflicto de intereses:
los autores declaran
no tener ningún conflicto de intereses, que
puedan haber influido en los resultados
obtenidos o las interpretaciones propuestas
.
Los sistemas de información
estratégica en la gestión universitaria:
problemáticas que enfrentan
Strategic information systems in
university management: problems
faced
Sistemas de informação estratégica na gestão
universitária: problemas enfrentados
Resumen
Introducción: la gestión universitaria no se trata solo de
realizar actividades administrativas y financieras, o de toma
de decisiones técnicas, sino de establecer directrices
partiendo de un enfoque innovador, para el cumplimiento
integral de la visión y misión institucional. Es aquí, donde los
Sistemas de Información Estratégica (SIE) se convierten en un
recurso clave, por tal razón es imperativo prestarles especial
atención y valor. Objetivo: identificar las posibles
problemáticas que se presentan en el diseño de sistemas de
información estratégica para satisfacer los requisitos y
demandas de la gestión universitaria y que, además, puedan
funcionar como una plataforma para fundamentar la toma de
decisiones preventivas y correctivas en torno a los procesos
académicos. Metodología: se procedió en primera instancia a
la identificación de material bibliográfico, mediante una
revisión sistemática de artículos relacionados con el tema, y
luego al análisis de contenido de los materiales seleccionados.
Resultados: el estudio permitió precisar cinco problemáticas
que, a criterio de los autores, deben enfrentar los SIE para
convertirse en verdaderos generadores de información.
Conclusión: se concluye con la necesidad de disponer de
sistemas de información dinámicos que permitan obtener,
procesar y distribuir información estratégica que respondan a
las actuales exigencias de la gestión universitaria.
Palabras clave:
sistemas de información estratégicos, gestión
universitaria, toma de decisiones
Abstract
Introduction: university management is not only about
carrying out administrative and financial activities, or making
technical decisions, but about establishing guidelines based on
an innovative approach, for the comprehensive fulfillment of
the institutional vision and mission. This is where Strategic
Information Systems (SIE) become a key resource, for this
reason it is imperative to pay special attention and value to
them. Objective: to identify the possible problems that arise
in the design of strategic information systems to satisfy the
requirements and demands of university management and
that, in addition, can function as a platform to support the
making of preventive and corrective decisions regarding the
academic processes.
Marcos Ramón Gallegos Macías
1
Universidad San Gregorio de Portoviejo
https://orcid.org/0000-0002-3651-034X
mgallegos@sangregorio.edu.ec
Ecuador
Judith Galarza López
2
Universidad San Gregorio de Portoviejo
https://orcid.org/0000-0002-1678-2946
jgalarza@sangregorio.edu.ec
Ecuador
José Luis Almuiñas Rivero
3
Universidad de La Habana
https://orcid.org/0000-0003-4667-7466
jalmuinas@yahoo.com
Cuba
Estrategia y Gestión Universitaria
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ISSN
: 2309-8333-
RNPS:
2411
11(1) Enero-Junio
| Marcos Ramón Gallegos Macías | Judith Galarza López | José Luis Almuiñas Rivero |
Methodology:
the bibliographic material was first identified through a systematic
review of articles related to the topic, and then the content analysis of the
selected materials was carried out.
Results:
the study made it possible to specify
five problems that, in the authors' opinion, SIEs must face to become true
generators of information.
Conclusion:
we conclude with the need to have
dynamic information systems that allow obtaining, processing and distributing
strategic information that responds to the current demands of university
management.
Keywords:
strategic information systems, university management, decision
making
Resumo
Introdução: a gestão universitária não se trata apenas de realizar atividades
administrativas e financeiras ou de tomar decisões técnicas, mas de estabelecer
diretrizes a partir de uma abordagem inovadora para o cumprimento integral da
visão e missão institucional. É aqui que os Sistemas de Informação Estratégica (SIE)
se tornam um recurso chave, sendo imperativo prestar-lhes especial atenção e
valor. Objetivo: identificar as possíveis problemáticas que surgem no design de
sistemas de informação estratégica para satisfazer os requisitos e demandas da
gestão universitária e que, além disso, possam funcionar como uma plataforma
para fundamentar a tomada de decisões preventivas e corretivas em torno dos
processos acadêmicos. Metodologia: primeiramente, procedeu-se à identificação
de material bibliográfico por meio de uma revisão sistemática de artigos
relacionados ao tema e, em seguida, à análise de conteúdo dos materiais
selecionados. Resultados: o estudo permitiu precisar cinco problemáticas que,
segundo os autores, os SIE devem enfrentar para se tornarem verdadeiros
geradores de informação. Conclusão: conclui-se com a necessidade de dispor de
sistemas de informação dinâmicos que permitam obter, processar e distribuir
informações estratégicas que respondam às atuais exigências da gestão
universitária.
Palavras-chave:
sistemas de informação estratégica, gestão universitária, tomada
de decisão
| Marcos Ramón Gallegos Macías | Judith Galarza López | José Luis Almuiñas Rivero |
1
Introducción
Las Instituciones de Educación Superior (IES) se encuentran frente a nuevos
contextos y desafíos que requieren de renovados criterios de pertinencia y calidad,
son requeridas respuestas institucionales consensuadas (Wee & Monarca, 2019;
García González et al., 2019; Montes de Oca Recio et al., 2019; López Ramírez et
al., 2020; Pedraza Melo, 2020; Almuiñas Rivero & Galarza López, 2020; Monzón
Pinglo et al., 2023). Se basan en el alto valor del conocimiento y en el protagonismo;
justo aquí la Gestión Universitaria, es llamada a responder con decisiones efectivas,
estratégicas e innovadoras (Murillo Mora, 2019; Bedoya Dorado et al., 2020; Bedoya-
Dorado et al., 2021; Gutiérrez et al., 2021; Castro Mbwini, 2022). Para ello se
establecen rutas de acción viables que respondan a las necesidades actuales de la
sociedad, con una visión de futuro compartida y factible de alcanzar. Se hace
necesario disponer de nuevos mecanismos y recursos que contribuyan al
cumplimiento de los objetivos institucionales. A criterio de Ferriol (2011):
La gestión universitaria tiene que jugar un papel de avanzada y no
puede olvidar que hay que actuar en un medio poco definido y de
constantes cambios; es decir, las IES deben aprender a gestionar en
medio de la incertidumbre, la turbulencia y la complejidad, lo que
les obliga a la búsqueda continua de la eficiencia y la eficacia de los
enfoques y métodos que empleen para responder a las nuevas
exigencias (p. 17).
Por tanto, los directivos de las IES necesitan información para llevar a cabo
tareas que son imprescindibles en el cumplimiento de sus funciones y especialmente
aquellas relacionadas con las funciones sustantivas (docencia, investigación,
vinculación con la sociedad) (Gilal et al., 2019; Benavides et al., 2020; Sobaih et al.,
2020; Akram et al., 2021; Akour & Alenezi, 2022). En este punto emerge la necesidad
de sistema de información que permita tomar decisiones estratégicas, y que aporte
positivamente con los procesos de mejora continua y de la calidad. Al respecto
Barcos (2008) opina, que:
Para ser útiles, los sistemas de información en las IES deben
proporcionar una amplia gama de datos. En toda la estructura, la
mayor necesidad sigue siendo la creación, implementación y
funcionamiento eficaz de sistemas de información que permitan
contar con datos orientados al alumnado, a los docentes,
investigadores, extensionistas y a la administración y gestión para la
solución de diversos problemas y para evaluar el efecto de las
acciones educativas internas y sobre la sociedad. Esta idea ha venido
forzando gradualmente a las organizaciones a percibir los sistemas
de información de manera diferente, más como herramienta de
apoyo a las decisiones, que como un simple registro de datos
históricos (p. 210).
Sobre este tema, los autores consideran que las IES deben implementar
sistemas de información innovadores, que permitan no solo automatizar procesos y
guardar datos, sino también obtener información organizada, actualizada, confiable
y accesible, de apoyo a la toma de decisiones y a la mejora continua de la calidad.
| Marcos Ramón Gallegos Macías | Judith Galarza López | José Luis Almuiñas Rivero |
2
Por tanto, el objetivo del presente estudio es identificar las posibles problemáticas
que se presentan en el diseño de sistemas de información estratégica para satisfacer
los requisitos y demandas de la gestión universitaria y que, además, puedan
funcionar como una plataforma para fundamentar la toma de decisiones preventivas
y correctivas en torno a los procesos académicos. En primer lugar, se presenta una
revisión sobre el papel que desempeñan los sistemas de información estratégica en
la gestión universitaria. Posteriormente, se aborda el planteamiento de las
problemáticas que estos sistemas enfrentan y finalmente se expone la experiencia
de la Universidad San Gregorio de Portoviejo en relación al tema de estudio.
Materiales y métodos
Para su ejecución se efectuó un estudio con un enfoque cualitativo, de tipo
descriptivo y con abordaje derivado de una revisión sistemática. De esta manera,
quedó delimitado como objetivo: identificar las posibles problemáticas que se
presentan en el diseño de sistemas de información estratégica para satisfacer los
requisitos y demandas de la gestión universitaria y que, además, puedan funcionar
como una plataforma para fundamentar la toma de decisiones preventivas y
correctivas en torno a los procesos académicos.
La estructura metodológica abordó la comprensión del problema, su
justificación, y la revisión documental que sustentó la base de estudio en el marco
teórico. Por lo que, se ejecutó una búsqueda exhaustiva sobre los sistemas de
información estratégica en la gestión universitaria. Se tomaron como bases, artículos
académicos de revistas indexadas a nivel nacional e internación donde se
encontraron estadísticas de entidades reconocidas y confiables.
Así, con base en la información obtenida se realizó el análisis, el cual se
centró en la revisión de casos de éxito los sistemas de información estratégica, y en
la relación con la gestión universitaria, con el propósito de cumplir el objetivo
propuesto y generar estrategias claves, oportunas y eficaces, que se ajustaran al
caso del tema abordado en cuestión. De esta forma, se presentaron, para finalizar,
las conclusiones y los puntos de futuras investigaciones que permitieran fomentar
los sistemas de información estratégica en la gestión universitaria.
Resultados y discusión
Los Sistemas de Información Estratégica y su rol en la gestión universitaria
En la actualidad, las singularidades del panorama mundial advierten sobre la
presencia de un escenario cada vez más dinámico y complejo, como resultado de los
disímiles cambios y contradicciones que acontecen en los ámbitos social, político,
económico, ambiental, científico – tecnológico y de la salud, entre otros. La
emergencia de fenómenos marcados por la ansiedad de poder, el egocentrismo, los
conflictos nucleares, la corrupción en las altas esferas políticas, son algunos de los
distractores que impactan negativamente en la sociedad, y como es de esperarse,
repercuten de manera sensible sobre los países y personas más desfavorecidos y
vulnerables del planeta.
| Marcos Ramón Gallegos Macías | Judith Galarza López | José Luis Almuiñas Rivero |
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Ante estas adversidades, las IES han de asumir un rol protagónico en la
transformación de la sociedad. En la Conferencia Mundial de Educación Superior de
la UNESCO, celebrada en París en el 2009 se señaló que: “En ningún momento en la
historia ha sido más importante invertir en la educación superior como fuerza vital
para la construcción de una sociedad del conocimiento y la diversidad; así como
promover la investigación, la innovación y la creatividad” (p. 1). En este contexto,
la gestión universitaria constituye un reto prioritario de asumir, por su estrecha
relación con los procesos académicos y administrativos. Se convierte entonces, en
una tarea de carácter estratégico para las universidades, a criterio de Orellana
(2004):
La Gestión Universitaria es un proceso en el que intervienen un
conjunto de factores (recursos, procesos y resultados) que deben
contribuir de forma coherente al desenvolvimiento de la docencia,
la investigación, la extensión y conducir al desarrollo integral de la
universidad como institución (p. 2).
Por su parte, Galarza (2007) declara que:
La gestión universitaria debe concebirse como un proceso que
favorezca en lo posible el funcionamiento equilibrado de la
universidad con su entorno, la integración vertical y horizontal de
todos sus procesos (enseñanza-aprendizaje, investigación científica,
extensión universitaria, económico-financieros y otros), para que
operen y se desarrollen de manera coherente y articulada” (p. 14).
Ante la magnitud de acciones y decisiones acuñadas a la gestión
universitaria, resulta necesario el acceso a la información que emergen de los
procesos institucionales. Los autores coinciden con Barcos (2008), cuando refiere
que:
Todos los que trabajamos en educación sabemos que la información
es esencial para decidir; constituye un recurso clave y un requisito
previo para el suministro eficaz y la gestión de los servicios. El mejor
acceso a la misma se reconoce como un ingrediente de suma utilidad
para los servicios educativos y para la planificación, diagnóstico,
funcionamiento y supervisión de planes y programas; además,
contribuye a la evaluación de las actividades educativas y de los
resultados de la intervención académica y de gestión. Importantes
experiencias han demostrado los adelantos que se pueden lograr, en
materia de eficiencia, eficacia, efectividad y relevancia, con la
utilización de sistemas de recolección y procesamiento de datos que
se hayan elaborado en forma adecuada y establecido con propiedad.
También existe consenso en las dificultades que aún no se han
salvado para producir información administrativa y académica
orientada al apoyo operativo y las decisiones (p. 211).
Es evidente, que el mejor acceso a la información es un ingrediente de suma
utilidad para la gestión universitaria. Por una parte, facilita las acciones de
planificación, diagnóstico, funcionamiento y supervisión de planes, proyectos,
programas y procesos institucionales. Además, contribuye a la evaluación de las
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actividades académicas y de los resultados e impactos de la gestión y calidad
universitaria. Por tales razones, los sistemas de información estratégica suponen un
componente indispensable para la gestión universitaria, desde un enfoque control,
medición y disponibilidad de información para la toma de decisiones.
En esta misma línea de reflexiones, los sistemas de información estratégica
constituyen la base fundamental de cualquier método moderno de gestión
universitaria. Importantes experiencias han demostrado los adelantos que se pueden
lograr, en materia de efectividad y relevancia, con la utilización de sistemas de
recolección y procesamiento de datos diseñados en forma adecuada y establecidos
con propiedad. También existe consenso en las dificultades que aún no se han
salvado para producir información administrativa y académica orientada al apoyo
operativo y las decisiones (Ibidem, 2008; Encalada et al., 2019: Canossa Montes de
Oca, 2019; García et al., 2019; Ramírez & Perusquia, 2019; Baldeón Egas et al., 2019;
González et al., 2019; Huerta-Riveros et al., 2020; Puertas et al., 2020; Murcia &
Cárdenas, 2021; Arias Ortiz et al., 2021; Cruz, 2021; Diaz Muñoz & Salazar Duque,
2021; Aguilar Poaquiza et al., 2021; Yerrén, 2022).
Para Acosta et al. (2017):
Los sistemas de información estratégica cada vez son más relevantes
en la gestión académica de las universidades debido a diferentes
factores, tales como: la inexistencia de un mecanismo único para la
recolección de la información y la poca eficacia en su tratamiento,
análisis y distribución; la insuficiente racionalidad y eficiencia en el
uso y manejo de la información en el tiempo adecuado, de manera
que permita dar respuesta a los problemas que se presentan con
ayuda de la tecnología; la comunicación ineficaz entre la dirección,
la secretaría académica y el resto de las áreas de la institución; la
incipiente formación en el área del saber de la informática de
algunos de los protagonistas del proceso; la utilización de diversos
criterios para la clasificación de la información, la duplicidad de
bases de datos, el deficiente control de la fiabilidad de la
información y la escasa cultura del uso de la misma (p. 105).
Por su parte, Baldeón et al. (2019) exponen:
Un eje transversal importante para toda Institución de Educación
Superior, es el poseer un Sistema Integrado de Gestión Estratégica
que apoye a todos los niveles de usuarios como son: estudiantes,
administrativos, profesores y sobre todo a las autoridades mediante
la generación de reportes gerenciales para la toma de decisiones (p.
12).
En consecuencia, resulta imperativo que las IES presten especial atención al
valor de la información. En este sentido, los autores plantean algunos criterios que
deben ser valorados para diseñar sistemas de información estratégicos que
contribuyan a la gestión universitaria:
Respaldar la toma de decisiones y la gestión de la calidad de los
procesos institucionales.
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Guardar estrecha relación con la Planificación Estratégica
Institucional y con el Plan de Aseguramiento de la Calidad.
Disponer de indicadores sobre los procesos académicos que apoyen
la toma de decisiones de autoridades, jefaturas, directores,
coordinadores.
Permitir adaptarse a los cambios que demandan los organismos
reguladores de calidad y de la propia institución.
Asegurar la accesibilidad y veracidad de la información, entre otros.
Problemáticas que enfrentan los Sistemas de Información Estratégica en la
gestión universitaria
En la actualidad, si bien las IES disponen de sistemas de información, no son
suficientes, pues en la mayoría de los casos fueron creados para automatizar
procesos operativos o algún tipo de actividad específica. Por lo tanto, su diseño e
implementación se ha abordado desde una única perspectiva. Las nuevas tendencias
de la información, el conocimiento y la gestión universitaria demandan sistemas de
información estratégicos y adaptables a los cambios dinámicos del entorno y de la
educación superior.
Por tanto, los mencionados sistemas también requieren de nuevas formas de
ser concebidos, diseñados, implementados y evaluados. Según Barcos (2008), los
sistemas de información de las universidades deben solucionar las siguientes
necesidades de información institucional:
a) Detectar necesidades en los procesos de trabajo y, en particular, con
relación a los sistemas logísticos o de apoyo y de información. b) Implementar
indicadores en los sistemas de información que sean adecuados para evaluar calidad
y productividad de los procesos sustantivos. En algunas áreas, la información parece
suficiente y se cuenta con sistemas de información bastante consolidados, pero
existen problemas para satisfacer nuevas necesidades de información, para
planificar y evaluar a la institución en su conjunto. c) Generar información que
permita un análisis sistemático de los procesos de gestión y servicios centrales y de
sus resultados (p.5).
La literatura consultada demuestra que las IES cuentan con sistemas de
información que han permitido automatizar una gran cantidad de procesos
académicos. Tal es el caso de: admisión, matrículas, ingreso de notas, seguimiento
a graduados, evaluación docente, contratación, hojas de vida, capacitaciones,
producción investigativa, entre otros. Sin embargo, no son suficientes, pues está
demostrado que para gestionar eficientemente una organización se necesita además
de otro tipo de información, desde otros enfoques, que permitan: visualizar
tendencias y realizar comparaciones, mostrar datos estadísticos, gráficas y
resúmenes, en correspondencia con las necesidades internas y externas. Las
exigencias actuales demandan de sistemas de información que apoyen
estratégicamente a la gestión universitaria, esto incluye: toma de decisiones
operativas, apoyo a la estrategia institucional y a los sistemas de gestión de la
calidad.
Además, se deberán identificar las necesidades de información que
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requieran las autoridades, directores, jefes de área y el claustro para el trabajo
cotidiano y para sus decisiones. Es importante mencionar que el personal encargado
del diseño e implementación de los sistemas informáticos deberá ser un equipo con
conocimientos sólidos de programación, estadísticas y gestión de la información;
además de mantener una comunicación efectiva con los responsables de la
planificación estratégica institucional. Por otro lado, están los actores encargados
de la toma de decisiones y el control, ya que estos son los llamados a efectuar
análisis, extrapolaciones, pronósticos y proyecciones. Se comprende entonces, que
estos actores constituyen un pilar esencial para sacar el mejor provecho a la
información, pues el éxito de los sistemas de información, depende en gran medida
de las capacidades de los directivos para utilizarla en favor de la institución.
En base a la amplia literatura consultada y a la experiencia de los autores,
se pueden precisar las siguientes problemáticas que enfrentan los sistemas de
información estratégicos, para constituirse como verdaderas herramientas que
coadyuven a una eficiente gestión universitaria. Se agrupan en cinco aristas
fundamentales:
1. Errónea concepción de los sistemas de información: a la hora de
desarrollar un sistema de información se tiende a confundir con la automatización
de procesos institucionales mediante el uso de software y hardware. Esta mirada
errónea del equipo de trabajo y de las autoridades suele distorsionar el verdadero
propósito de la definición de sistema. La literatura analizada nos muestra
claramente que los sistemas de información en las IES deben concebirse como
generadores de “información útil” que favorezcan la tarea de gestionar, esto podrá
lograrse implementando una metodología en la que se capture como entrada, la
mayor cantidad y calidad de metadatos, lo que, a su vez, servirán para el
levantamiento de indicadores o métricas.
2. Escasos conocimientos acerca de la gestión de procesos y su vínculo con
los sistemas de información: es importante destacar que algunos directivos no
poseen habilidades para gestionar procesos, lo cual incide de forma negativa en el
desarrollo de sistemas de información, ya que no les resulta fácil definir con claridad
sus propósitos o metas; en este sentido se devalúa la información y su rol en la
gestión.
3. Carencia de equipos multidisciplinarios para el desarrollo de sistemas de
información: el equipo de desarrollo de sistemas de información debe poseer
conocimientos de gestión de la información: planificación, análisis, diseño,
implementación y evaluación; y por otro lado, experticia sobre los procesos
académicos, del mismo modo los actores claves de los procesos deben participar en
el diseño de estos sistemas para fortalecer su operatividad. En este sentido, las IES
deben mejorar las competencias del equipo destinado a esta tarea.
4. Incongruencia metodológica: diseñar un sistema de información
estratégico no solo requiere de un equipo humano y de experiencia, sino también de
una adecuada metodología para su desarrollo; por ello, su correcta implementación
se ha convertido en una problemática, ya que es usual que estos sistemas se
desarrollen sin la aplicación correcta de procedimientos que garanticen la
pertinencia y objetividad de la información que se obtiene, en muchos casos, debido
a la demanda de actividades que suelen tener el equipo de desarrollo de sistemas
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de información, o en su defecto, ante la necesidad de cumplir rápidamente con la
automatización de los procesos solicitados. Asimismo, la ausencia de una
metodología para el desarrollo de sistemas de información estratégica ocasiona
insatisfacción de los actores decisores y frustración en el equipo de desarrollo.
5. Carencia de un plan de difusión: la falta de difusión es otra de las
problemáticas que deben enfrentar los Sistemas de Información Estratégica. Es
importante que el equipo de desarrollo del Sistema establezca vías de comunicación
para difundir el comportamiento de las principales variables e indicadores clave y
sus tendencias; en este sentido se deberá establecer qué información será pública y
cuál interna y/o selectiva. Con la implementación de un plan de difusión, toda la
comunidad universitaria tendrá conocimiento, por ejemplo, de los logros progresivos
que se están dando en la institución.
Por otro lado, para diseñar un Sistema de Información Estratégica es
fundamental conocer la Estrategia Institucional, ya que esta contiene los
lineamientos generales que orientan el quehacer de la universidad, considerando las
presiones del entorno y las capacidades de la institución. Esto quiere decir, que
dicho sistema deberá estar alineado a la misión, visión, objetivos estratégicos y
metas planificadas. La búsqueda de soluciones a las problemáticas planteadas,
constituye un asunto de alta prioridad para las IES, y por ende para la gestión
universitaria.
La Universidad San Gregorio de Portoviejo, experiencia sobre los sistemas de
información estratégica
La Universidad San Gregorio de Portoviejo (USGP) es una institución bajo
administración privada, auto financiada y sin fines de lucro, creada el 21 de
diciembre del 2001. A la fecha cuenta con 198 docentes, 120 empleados y cerca de
3000 estudiantes. La USGP ha pasado por cuatro procesos de evaluación y
acreditación (2011, 2013, 2015, 2019). En el año 2015 fue calificada y ubicada en la
Categoría “C” por el Consejo de Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la
Calidad de la Educación Superior (CEAACES).
Algunas de la debilidades que emergieron del referido proceso de
acreditación, y que fueron impedimento para que la universidad ascendiera de
Categoría, fueron: a) indisponibilidad de la información que se genera internamente
a partir de los procesos académicos de forma pertinente, trasparente, comprensible,
periódica, proactiva y ubicua, por no contar con un sistema de información propio y
articulado con la Estrategia de Desarrollo Institucional; b) falta de comunicación
entre los actores sobre los hechos relevantes relacionados con los procesos
académicos universitarios que limitan la participación colectiva en la gestión de los
mismos; c) la gestión académica adolece de indicadores adecuados para el monitoreo
y control de la calidad; e) carencia de una herramienta informática que sustente la
información necesaria para la toma de decisiones. De las debilidades antes
mencionadas, proviene la urgencia de acometer acciones para generar información
útil en torno a los procesos académicos, de forma tal que propicie una gestión más
efectiva de la calidad institucional.
La USGP necesitaba adoptar nuevos e innovadores modelos de gestión
académica, apoyados en sistemas de información eficientes y eficaces, que permitan
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recolectar, sintetizar, analizar, procesar y presentar la información útil. Todo ello
se encuentra estrechamente relacionado con las tareas de controlar, evaluar y tomar
decisiones estratégicas en torno a la docencia, la investigación y la vinculación con
la sociedad. El sistema de información no era el único elemento a mejorar, sin
embargo, se reconoce que la calidad requiere de información relevante y
diversificada, capaz de formar y educar a los actores universitarios, por lo que la
gestión de la calidad implica también concebir a la información dentro de sus
estrategias de gestión del conocimiento y aprendizaje organizacional.
En este sentido, en el año 2016 la USGP, inicia el desarrollo de un sistema
de información que integra los procesos más relevantes relacionados con la
docencia, investigación, vinculación con la sociedad y la planificación estratégica
institucional. Con este mismo criterio, en el 2018 se implementa una estructura
administrativa que responde a las exigencias de la calidad, es así que se mejora la
Dirección de Desarrollo Institucional, incorporándole cuatro departamentos:
Planificación Institucional, Evaluación y Acreditación, Auditoría de Gestión,
Información Estratégica; este último mantiene una relación funcional con las
diferentes dependencias de la Universidad, colabora con los directivos para
desarrollar capacidades para la toma de decisiones relacionadas con los sistemas de
información, poniendo énfasis, en la importancia que estos tienen para la
consecución de los objetivos institucionales. Por tales razones, el Departamento de
Información Estratégica centra su atención en mejorar la producción de información
institucional, y favorecer el conocimiento del avance institucional, la toma de
decisiones informada y la disponibilidad de indicadores claves resultantes de la
gestión de la calidad en la universidad.
A partir de los antecedentes expuestos, para el año 2019 la USGP se sometió
a un proceso de evaluación y acreditación dirigido por el CACES (Consejo de
Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior). Durante este proceso, el
sistema de información desempeñó un papel fundamental al proporcionar la
información necesaria para cumplir con los requisitos mínimos del nuevo Modelo de
Evaluación y Acreditación. Sin embargo, se observó la falta de información relevante
para la toma de decisiones y la demora en la obtención de la misma; es aquí donde
surge la necesidad de investigar la causa subyacente a esta problemática, ya que a
pesar del esfuerzo invertido en el diseño de los sistemas de información, no se ha
logrado que esta plataforma responda de manera efectiva a los requisitos que exigen
los organismos reguladores de calidad, y a las demandas externas de información en
el ámbito de la educación superior.
Basándose en las problemáticas detectadas y en las experiencias obtenidas
a través de los procesos de evaluación y acreditación, los autores se encuentran
desarrollando una metodología que les permitirá diseñar sistemas de información
estratégicos capaces de satisfacer las necesidades de la gestión universitaria, y por
ende, de generar un impacto positivo en la mejora continua de la calidad. Por otro
lado, a criterio de los autores, es necesario que las IES creen mecanismos y faciliten
recursos para potenciar el desarrollo de verdaderos Sistemas de Información
Estratégicos, no solo con fines de acreditación, sino que favorezcan la toma de
decisiones, en escenarios donde la volatilidad, incertidumbre, complejidad y
ambigüedad, son denominadores comunes que requieren de reacciones efectivas
para reorientar las estrategias institucionales, y mantenerse como instituciones
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competitivas, vigentes y referentes de calidad en el entorno local, regional e
internacional, y sobre todo cumplir con responsabilidad y pertinencia a nuestra
sociedad.
Conclusiones
El escenario donde se desenvuelve la educación superior está marcado por
un alto dinamismo y constante transformación. Esta situación impacta
especialmente en la forma de gestionar los procesos que integran las IES. Por ello
resulta importante que las mismas utilicen herramientas que favorezcan la gestión
institucional y de los procesos que les son inherentes. En este sentido, los Sistemas
de Información Estratégica constituyen un elemento esencial para concretar tales
propósitos alineados con las estrategias internas para gestionar la calidad de los
procesos universitarios.
Resultan escasos los Sistemas de Información Estratégicos en el ámbito de
las IES, por tanto, es fundamental el planteamiento de nuevas alternativas que sobre
bases sólidas y científicas satisfagan los requerimientos de información, vinculados
específicamente con el desarrollo de la calidad de los procesos académicos en las
IES.
Las IES deberán replantearse el diseño de los Sistemas de Información
imperantes, a fin de que estos tributen oportuna y apropiadamente a las complejas
demandas de la gestión universitaria, como contribución al cumplimiento
responsable de la misión de la educación superior en la sociedad.
La Universidad San Gregorio de Portoviejo cuenta con un sistema de
información que automatiza diversos procesos académicos. Sin embargo, se
evidencia la necesidad de obtener información adicional que permitan una gestión
universitaria más eficiente, a través de la visualización de tendencias, datos y
gráficos estadísticos que correspondan con las necesidades internas y externas de la
institución. Estos sistemas deben abordar las problemáticas identificadas en la
presente investigación, y así puedan convertirse en una herramienta estratégica para
la gestión universitaria.
Referencias
Acosta, L. A., Becerra, F. A., & Jaramillo, D. (2017). Sistema de Información
Estratégica para la Gestión Universitaria en la Universidad de Otavalo
(Ecuador). Formación Universitaria.
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Aguilar Poaquiza, J. B., Avalos Peñafiel, V. G., Moncayo Sánchez, Y. P., & Carrión
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Sobre el autor principal
Marcos Ramón Gallegos Macías es docente e investigador, Profesor Titular en la
Universidad San Gregorio de Portoviejo. Es jefe del Departamento de Información
Estratégica USGP, sus principales líneas de investigación guardan estrecha relación con
los sistemas de información, estrategias didácticas interactivas, autoevaluación
institucional, entre otros.
Declaración de responsabilidad autoral
Marcos Ramón Gallegos Macías 1: Conceptualización, Curación de datos, Análisis
formal, Investigación, Metodología, Recursos, software, Supervisión, Validación/
Verificación, Visualización, Redacción/ borrador original, y Redacción, revisión y
edición.
Judith Galarza López 2: Metodología, Recursos, software, Supervisión, Validación/
Verificación, Visualización, Redacción/ borrador original, y Redacción, revisión y
edición.
José Luis Almuiñas Rivero 3: Redacción/ borrador original, y Redacción, revisión y
edición.
Financiación
Esta investigación se llevó a cabo mediante recursos propios.
