Estrategia y Gestión Universitaria
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Universidad de Ciego de Ávila Máximo Gómez Báez
|
ISSN: 2309-8333- RNPS: 2411
|
11(1) Enero-Junio
Estrategia y Gestión Universitaria EGU
Artículo de investigación científica y
tecnológica
Cómo citar:
Capote León, G. E., Pérez
Fernández, D., & Curbelo Capote, L. M.
(2023). Propuestas de mejora en el
subproceso de ingreso a la Educación
Superior en la Universidad de Cienfuegos.
Estrategia y Gestión Universitaria
, 11(1),
1-17.
https://doi.org/10.5281/zenodo.802124
7
Recibido: 07/12/2022
Aceptado: 17/02/2023
Publicado: 26/04/2023
Autor para correspondencia:
gcapote@ucf.edu.cu
Conflicto de intereses:
los autores declaran
no tener ningún conflicto de intereses, que
puedan haber influido en los resultados
obtenidos o las interpretaciones propuestas
.
Propuestas de mejora en el subproceso
de ingreso a la Educación Superior en
la Universidad de Cienfuegos
Suggestions to improve the sub-
process of admission to Higher
Education at the University of
Cienfuegos
Propostas de melhoria no
subprocesso de admissão ao
Ensino Superior da
Universidade de Cienfuegos
Resumen
Introducción: promover el diseño de sistemas de gestión y la
integración de los procesos en las instituciones de educación
universitaria constituye una prioridad de trabajo del Ministerio
de Educación Superior. Unido a esta necesidad, se evidencian
insuficiencias en el sistema de gestión en universidades
cubanas que limitan el cumplimiento de sus objetivos.
Objetivo: implementar un procedimiento para el desarrollo
del enfoque a procesos en el subproceso de ingreso a la
Educación Superior de la Universidad de Cienfuegos. Método:
para ello se utilizan técnicas de recopilación de información,
así como las herramientas propias de la gestión por procesos
como diagrama SIPOC, diagramas de flujos, matriz UTI y la
técnica de la 5Ws y 1H. Resultados: los resultados están dados
en la obtención de la documentación del subproceso
estudiado, la identificación de fortalezas y debilidades, así
como la proyección de acciones de mejora que incluye el
sistema de control interno del área, los perfiles de
competencia de los puestos de trabajo y el cuadro de
clasificación de los archivos. Conclusión: de esta manera, se
tributa a un mejor desempeño de la gestión del ingreso a la
educación superior en la institución estudiada.
Palabras clave:
Instituciones de Educación Superior, gestión por
proceso, control interno, sistema de gestión
Abstract
Introduction: promoting the design of management systems
and the integration of processes in university education
institutions constitutes a work priority of the Ministry of
Higher Education. Coupled with this need, insufficiencies are
evident in the management system in Cuban universities that
limit the fulfillment of their objectives. Objective: implement
a procedure for the development of the process approach in
the admission sub-process to Higher Education at the
University of Cienfuegos.
Gladys Elena Capote León
1
Universidad de Cienfuegos
https://orcid.org/0000-0002-8961-1400
gcapote@ucf.edu.cu
Cuba
Damayse Pérez Fernández
2
Universidad de Cienfuegos
https://orcid.org/0000-0002-7129-6975
dmfernadez@ucf.edu.cu
Cuba
Lilliam Melisa Curbelo Capote
3
Refinería de Petróleo
https://orcid.org/0000-0002-1888-2414
liliamcurbelo@gmail.com
Cuba
Estrategia y Gestión Universitaria
|
ISSN
: 2309-8333-
RNPS:
2411
11(1) Enero-Junio
| Gladys Elena Capote León | Damayse Pérez Fernández | Lilliam Melisa Curbelo Capote |
Method:
for this, information collection techniques are used, as well as process
management tools such as SIPOC diagram, flow diagrams, UTI matrix and the 5Ws
and 1H technique.
Results:
the results are given in obtaining the documentation
of the studied subprocess, the identification of strengths and weaknesses, as well
as the projection of improvement actions that include the internal control system
of the area, the competency profiles of the jobs. and the file classification table.
Conclusion:
in this way, it contributes to a better performance in the
management of admission to higher education in the institution studied.
Keywords:
Higher Education Institutions, process management, internal control,
management system
Resumo
Introdução: promover o design de sistemas de gestão e a integração dos processos
nas instituições de ensino universitário constitui uma prioridade de trabalho do
Ministério da Educação Superior. Junto a essa necessidade, evidenciam-se
insuficiências no sistema de gestão em universidades cubanas que limitam o
cumprimento de seus objetivos. Objetivo: implementar um procedimento para o
desenvolvimento do enfoque por processos no subprocesso de ingresso ao Ensino
Superior da Universidade de Cienfuegos. Método: para isso, são utilizadas técnicas
de coleta de informações, bem como as ferramentas próprias da gestão por
processos, como diagrama SIPOC, diagramas de fluxos, matriz UTI e a técnica das
5Ws e 1H. Resultados: os resultados são dados pela obtenção da documentação
do subprocesso estudado, a identificação de fortalezas e fraquezas, bem como a
projeção de ações de melhoria que inclui o sistema de controle interno da área,
os perfis de competência dos cargos e o quadro de classificação dos arquivos.
Conclusão: dessa forma, contribui-se para um melhor desempenho da gestão do
ingresso ao ensino superior na instituição estudada.
Palavras-chave:
Instituições de Ensino Superior, gestão de processos, controle
interno, sistema de gestão
| Gladys Elena Capote León | Damayse Pérez Fernández | Lilliam Melisa Curbelo Capote |
1
Introducción
La educación constituye un factor para el desarrollo económico de un país.
Desde hace una década, la realidad económica impuesta por la globalización ha
generado que las Instituciones de Educación Superior (IES) y, en especial, las
universidades, desempeñen un papel en la formación de las personas y en el
desarrollo del saber de las mismas. Por lo anterior, y siendo conscientes de los
desafíos resultantes de los procesos de globalización, las IES han asumido el reto de
generar cambios y poder consolidar un sistema educativo de alta calidad (Ramos et
al., 2021; Roman-Acosta et al., 2023; Rodríguez Torres et al., 2023).
Uno de los componentes finales y fundamentales de la gestión de la calidad
es la innovación, entendida como uno de los principales retos del desarrollo de la
calidad. Esta gestión propone el cambio en los roles, rutinas, estructuras, procesos
y formas de hacer las tareas; también la necesidad constante de encontrar nuevas
formas de realizar los procesos implicados dentro de la gestión universitaria. Deben
comprender e interpretar plenamente hacia dónde se dirige la institución, se trata
de un requisito fundamental de gestión que les permite cuantificar y cualificar su
margen de maniobra para mejorar el rendimiento de calidad (Becerra Lois et al.,
2019; Gunasekaran et al., 2019; Khan et al., 2019; Choez & Moreira, 2020; Adawiyah
et al., 2020; Abbas, 2020; Pingo et al., 2020; Orozco Inca et al., 2020; Rodríguez,
2021; Miranda et al., 2021; Zúñiga & Camacho, 2022).
La gestión de la calidad en las IES se sustenta en factores, tales como: la
vinculación entre los procesos universitarios y las tendencias de desarrollo de los
países. Cabe mencionar, además, el incremento del nivel de actividad de cada uno
de los procesos, las crecientes necesidades de financiamiento de la educación
superior y la imposibilidad de los gobiernos de sustentarla económicamente (Ricardo
et al., 2019).
El concepto de calidad en la educación, según refieren Campaña et al.
(2021), conlleva relacionar los procesos, las apuestas pedagógicas y las formas de
introducirlas en la sociedad educativa. Todo ello de manera ordenada y con
propósitos claros, lo cual ayuda a mejorar la educación, contribuye directamente
con el progreso y la calidad de vida en una sociedad. La nueva dinámica de las IES,
se sustenta en componentes desde la responsabilidad integral de los involucrados en
los procesos de gestión administrativa y académica. La mejora continua se convierte
en una cultura de control, a fin de generar un hábito en los procesos de
autoevaluación y acreditación para continuar prestando un servicio educativo de
calidad (Sandoval & Taramuel, 2021).
Dentro de este sistema de calidad, el enfoque de gestión por proceso en las
universidades juega un papel fundamental, permite medir el impacto en el
desempeño de la institución, generar un diseño o rediseño de los procesos y sus
relaciones internas. De esa forma, se crean nuevas capacidades, y se aprovechan las
existentes para cumplir con eficiencia y eficacia la misión de la universidad
(Hernández & Sánchez, 2021).
Dicho enfoque es una herramienta de gestión que puede ser utilizada para
resolver la discrepancia existente entre la diversidad de las universidades y los
sistemas de medición para evaluar y acreditar la calidad (Veliz et al., 2020). Por
| Gladys Elena Capote León | Damayse Pérez Fernández | Lilliam Melisa Curbelo Capote |
2
tanto, cuando las actividades se entienden y gestionan como procesos, los resultados
esperados por la organización educativa se logran de manera eficiente. Se alcanza
entonces un desempeño optimizado, de manera que gestionar los procesos de forma
balanceada ayuda a alcanzar los objetivos de cada uno de ellos, y de manera global
el propósito de la organización.
Dentro de las proyecciones de trabajo del Ministerio de Educación Superior
(MES), se establece la necesidad de incrementar la calidad, eficiencia y racionalidad
de la gestión en las universidades. Se hace con mayor integración de los procesos, y
de acuerdo con los planes y presupuesto aprobado (Ortiz et al., 2019).
El MES ha considerado, desde el año 2010 que, para desplegar prioridades en
estrategias y planes de acción, y lograr la excelencia en la educación superior, se
requiere disponer de una plataforma de gestión centrada en la calidad de los
procesos propios de la Educación Superior. Se visualiza como vehículo o hilo
conductor, que permite lograr las metas y objetivos propuestos (Pérez et al., 2015).
A partir de las orientaciones emitidas por el MES, el plan estratégico de la
Universidad de Cienfuegos, cuenta con un conjunto de objetivos de trabajo. El
enfoque de procesos parte de las prioridades establecidas, y los resultados del
diagnóstico de la institución. A su vez, como resultado de análisis precedentes,
existen investigaciones desarrolladas con enfoque a procesos, que realizan aportes
a la identificación de los procesos clave y diseño de indicadores. Desde el año 2015,
en la Universidad se inicia una nueva etapa para emprender el perfeccionamiento
de la gestión por procesos. Se realizan un grupo de investigaciones, en las cuales se
parte del análisis documental y evaluación de los resultados a partir del uso de
indicadores estandarizados en procesos claves.
Las investigaciones que anteceden a este trabajo, confirman la carencia de
documentación en los procesos. Otra insuficiencia es la falta de herramientas que
permiten lograr la elaboración de la documentación requerida para cada proceso.
Tampoco se cuenta con una estandarización de los procedimientos de trabajo, fallos
en la puesta en práctica de indicadores que permitan evaluar el desempeño de los
procesos de una manera preventiva. Se presentan insatisfacciones con los procesos
de ingreso a las modalidades de curso por encuentros y educación a distancia
(Cardona, 2019; Díaz, 2019; Vázquez, 2022).
Lo expuesto anteriormente permite identificar la necesidad de un
perfeccionamiento en la gestión del ingreso a la Educación Superior, teniendo en
cuenta la necesidad que en los procesos misionales se realice una adecuada gestión.
Específicamente el subproceso de ingreso en las universidades cubanas; forma parte
del proceso de formación de pregrado. La creación de este nuevo grupo de trabajo,
como parte de la nueva estructura de estas organizaciones, demanda la necesidad
de perfeccionar la documentación requerida, la definición de los procedimientos de
trabajo y su estandarización. Se hace necesario la implementación de un sistema de
indicadores, que permita evaluar el desempeño para responder a las necesidades del
contexto actual, en que se desarrollan las universidades cubanas.
Caso de estudio: Universidad de Cienfuegos
La Universidad de Cienfuegos surge en 1994, como resultado de la
integración desde 1991 de las carreras de Cultura Física y las Pedagógicas, por
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acuerdo del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros. En el curso 1994-1995
comienza a trabajar con el enfoque de planeación estratégica, el cual concibe a las
universidades como un sistema abierto y dinámico, sensible a la influencia externa
y preparada para responder a las exigencias de sus clientes. Esto la compromete con
el territorio y el país.
En el año 1998 adopta el nombre de “Carlos Rafael Rodríguez”. En enero del
2011 se aprueba una nueva estructura institucional, que ocasiona modificaciones en
las facultades de Informática y Mecánica, las cuales fueron fusionadas, por lo que a
partir de septiembre de ese mismo año se comienza el curso con cuatro facultades
y sus 12 carreras. En septiembre de 2014 comienza el curso con la fusión entre las
Universidades “Carlos Rafael Rodríguez” y la de Ciencias Pedagógicas “Conrado
Benítez”, acorde con la actualización del modelo económico cubano, la optimización
de los recursos y el fortalecimiento lectivo de los educandos y futuros profesionales,
agregando a las carreras existentes las de perfil pedagógico.
Actualmente la Universidad cuenta con una matrícula de más de 6 000
estudiantes, divididos en dos sedes y siete Centros Universitarios Municipales (CUM).
Se imparten 30 carreras de pregrado entre el Curso Diurno, Curso por Encuentro y
Educación a Distancia. Se asumen nuevos retos, que la ubican en un momento
trascendental y de cambios cualitativamente superiores, lo que se manifiesta en la
apertura de nuevos programas de formación y carreras universitarias, que garantizan
la continuidad de estudios a los jóvenes.
Se conforma por una estructura organizativa ágil y eficaz; sustentada en la
ciencia, tecnología, innovación, calidad, sostenibilidad y racionalidad económica.
Tiene una concepción humanista y comprometida con el desarrollo de la sociedad
cienfueguera. Se encuentran identificados sus procesos, y clasificados en
estratégicos, claves y de soporte, donde se identifica que el Ingreso a la Educación
Superior y Ubicación Laboral, constituyen un proceso clave.
En la actualidad, el desafío se manifiesta en la aplicación de estrategias que
contribuyan a elevar la matrícula universitaria, sin renunciar al incremento de la
calidad de los estudiantes que ingresan a las universidades, lo que se expresa en una
mayor exigencia en el dominio de los conocimientos mínimos esenciales para cursar
con éxito una carrera universitaria de los aspirantes que acceden. Al propio tiempo,
lograr mayor pertinencia en el acceso a las universidades, a partir de políticas en la
oferta de carreras que respondan realmente a las exigencias económicas y sociales
del país (Capote et al., 2020).
En el año 2015 se aprueba una nueva estructura organizacional en la
Universidad de Cienfuegos, con la creación de nuevos departamentos. Algunos de
ellos, dentro de sus funciones, asumen nuevas actividades, como es el caso del Grupo
de Ingreso y Ubicación Laboral, sobre el cual recae el proceso de ingreso a la
Educación Superior y ubicación laboral de los futuros egresados.
En ese sentido, se han identificado las siguientes insuficiencias:
No se cuenta con una estandarización de los procedimientos de
trabajo en cada proceso, lo cual provoca deficiencias en el sistema
actual de información.
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Escasa documentación de procesos a su vez, se constata que la
misma no siempre se encuentra socializada entre los actores de los
procesos identificados.
No se obtienen los resultados esperados en el desempeño de los
procesos. Desconocimiento con relación al uso de herramientas que
permiten lograr la elaboración de la documentación requerida para
cada proceso.
Fallos en la puesta en práctica de indicadores de gestión que
permitan evaluar el desempeño de los procesos de una manera
preventiva.
Los elementos expuestos con anterioridad, permiten identificar la necesidad
de un perfeccionamiento en la gestión institucional de la Universidad de Cienfuegos,
acorde a las nuevas exigencias establecidas por los entes reguladores del sector. Se
debe hacer énfasis en el subproceso (clave) de Ingreso a la Educación Superior,
donde se visualizan las insuficiencias. En este sentido se pretende implementar un
procedimiento para el desarrollo del enfoque a procesos en el subproceso de ingreso
a la Educación Superior de la Universidad de Cienfuegos.
Materiales y métodos
Los elementos que justificaron la selección de este procedimiento,
estuvieron dados porque permitió el desarrollo de una forma de trabajo basada en
las interrelaciones de los elementos estructurales que componían el subproceso en
cuestión. Esto implicó, intervenciones en múltiples elementos interrelacionados, los
cuales se desplegaron por sus diferentes fases, influyendo y orientando el
comportamiento de los involucrados.
A partir de estas observaciones, se seleccionó para la presente investigación
la propuesta presentada por Cardona (2019); cuya factibilidad ha sido probada en
otras IES en Cuba, en este caso en la propia Universidad de Cienfuegos. El
procedimiento toma como base el ciclo gerencial básico de Deming mejorado
(PHVA), que se articula con una secuencia de cuatro etapas y doce pasos, con un
enfoque de mejora continua, cuya selección obedece a que constituye una
herramienta de gestión
para el mejoramiento continuo y solución de problemas, lo que permite
mejorar continuamente los procesos de la organización de forma efectiva, dinámica
y flexible, a partir de la medición, corrección, modificación y seguimiento a los
indicadores y acciones propuestos como parte del ciclo.
Se escogió el ciclo PHVA, porque es una metodología que puede ser
desplegada dentro de cada uno de los procesos de una organización. Se encuentra
estrechamente relacionado el análisis y verificación del impacto con los resultados
obtenidos, al implementar acciones de mejora que conllevan a un mejor desempeño
de los procesos. Es a su vez, una metodología que propicia establecer las
interacciones en las acciones desarrolladas, cuando una institución es considerada
como un sistema de procesos.
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Etapa I: Identificación de procesos
Tuvo como objetivo fundamental la identificación de los procesos de la
organización, como punto de partida para su desarrollo y mejora. Estuvo dirigida
fundamentalmente a aquellos procesos claves o críticos de los cuales depende la
efectividad en el cumplimiento de su propósito estratégico.
Etapa II: Caracterización del Proceso
Pretendió hacer una presentación de los procesos identificados, detallando
los mismos en términos de su contexto, alcance y requisitos.
El primer elemento relacionado con la descripción del contexto, pretendió
declarar la naturaleza del proceso, lo cual precisó especificar la esencia de la
actividad, el resultado (producto o servicio) esperado del proceso, los límites de la
operación que incluye definir las entradas y salidas, las interfaces con otros y los
actores involucrados en las actividades (gerentes, ejecutores, clientes internos y
externos, proveedores). La definición del alcance, debe explicitar la intención,
importancia y utilidad del proceso, esclareciendo con ello la misión y la visión a
lograr.
Para la determinación de requisitos fue necesario analizar cuáles eran los
requisitos del cliente (exigencias de salida) y las demandas de los clientes de la
actividad. Se esclareció adecuadamente el producto final que estos esperaban, los
requisitos para los proveedores (exigencias de entrada) y las demandas del proceso
(en cantidad y calidad), indispensables para obtener un producto o servicio que
satisfaga al cliente.
Etapa III: Evaluación del proceso
Se realizó un estudio minucioso de la actividad en cuanto a su situación
actual, los problemas existentes y las alternativas de solución. En la identificación
de problemas, se definieron los principales problemas que generaban la inestabilidad
del proceso e impedían satisfacer adecuadamente las necesidades y expectativas de
los clientes, lo que permitió detectar y caracterizar las causas responsables de las
fallas y los resultados indeseados. El levantamiento de soluciones, abarcó el examen
de posibles alternativas, para que se listaran algunas ideas que pudieran resolver el
problema, con la presentación de las diferentes propuestas y el logro del consenso
entre todos los comprometidos, sobre el mejor curso de acción posible.
Etapa IV: Mejoramiento del proceso
Pretendió planear, elaborar, implantar y monitorear, permanentemente, los
cambios para garantizar la calidad de la actividad. Este monitoreo del proceso fue
permanente y formó parte de la rutina diaria de trabajo de todas las personas que
participaron en el proceso, siempre sobre la base del Ciclo Gerencial Básico de
Deming PHVA (Planear-Hacer-Verificar-Actuar).
Resultados y discusión
Para la realización de la investigación se precisa contar con el criterio de un
grupo de personas con experiencia en la actividad de ingreso. Por tales razones, para
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la aplicación del procedimiento se tuvo en cuenta los criterios de los especialistas
que se desempeñan en la misma. Vale aclarar que son los profesionales seleccionados
para integrar el equipo de trabajo que participa en la investigación.
Como punto de partida para la realización de la investigación, se toma el
mapa de procesos elaborado por (Gradaille, 2017), donde define como procesos
claves: la actividad extracurricular, la ciencia, tecnología e innovación y la
formación tanto en pregrado como en postgrado. Dentro del proceso de formación
se encuentra el subproceso de ingreso y ubicación laboral, como parte integrante
del mismo.
En el Grupo de Ingreso y Ubicación Laboral, se desarrollan dos subprocesos:
el ingreso en las diferentes modalidades y la ubicación laboral de los graduados.
Estos constituyen el inicio y fin del proceso de formación de los estudiantes en la
Educación Superior, lo que precisa su estudio al ser considerado tan importantes
como el proceso de formación en pregrado y constituye un proceso clave. Para ello
se lleva a cabo un proceso de capacitación con las personas que laboran en el área,
con el objetivo de socializar las Resoluciones e Indicaciones, así como la revisión y
análisis de los principales documentos respecto al ingreso en las distintas
modalidades y la ubicación laboral de los estudiantes.
Para la caracterización del subproceso de Ingreso a la Educación Superior,
se explican las actividades que se realizan en los subprocesos de ingreso a la
modalidad de Curso Diurno (CD) y Educación Superior de Ciclo Corto (ESCC), el Curso
por Encuentro (CPE) y Educación a Distancia (EaD). Se elabora el diagrama SIPOC en
ambas modalidades de estudio, lo que permite identificar todos los elementos
relevantes relacionados con el subproceso objeto de estudio. Se expone en la
siguiente figura el diagrama para la modalidad CRD y ESCC.
También se confeccionan los diagramas de flujos, para explicar de manera
general las acciones y la ficha del proceso en cada una de las modalidades
mencionadas. En estas actividades se hace una conexión con el proceso de
formación, debido a que se concibe la gestión del ingreso como un subproceso dentro
del proceso de formación en pregrado, de igual forma, se incluyen actividades de
seguimiento al graduado. A continuación, se presenta el diagrama de flujo, de la
modalidad de CD.
Como resultado además de la documentación expuesta, se proponen
indicadores que son los encargados de concretar en expresiones medibles el
comportamiento del proceso, de tal forma que posibilitan su traducción cuantitativa
y establecer estados comparativos. Para la formulación de los indicadores se toma
como punto de partida los objetivos de trabajo del MES, así como los criterios de
medida de la Universidad, en particular los de formación donde se incluyen aspectos
relacionados con el cumplimiento del plan de ingreso en sus diferentes modalidades.
Los niveles de referencias para evaluar estos indicadores, fueron obtenidos
a partir del comportamiento histórico que han tenido los mismos en la entidad objeto
de estudio, así como el análisis y revisión de documentos y de las actividades
relacionadas con los subprocesos estudiados. En la propuesta de indicadores se
formulan tres para las modalidades de ingreso al CD, ESCC, CPE y EaD. En la tabla 1
se explican.
| Gladys Elena Capote León | Damayse Pérez Fernández | Lilliam Melisa Curbelo Capote |
7
Figura 1
Diagrama SIPOC para la modalidad de CRD-ESCC
.
Fuente: Elaboración propia.
Figura 2
Diagrama de flujo para la modalidad de curso diurno
| Gladys Elena Capote León | Damayse Pérez Fernández | Lilliam Melisa Curbelo Capote |
8
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 1
Indicadores del subproceso de ingreso
Indicador
Niveles de referencia
Bien
Regular
Mal
Porciento de
cumplimiento del
plan de plazas
que ingresan
90-
100%
80-89%
≤79%
Porciento de
cumplimiento de
solicitudes
que ingresan
90-
100%
80-89%
≤79%
| Gladys Elena Capote León | Damayse Pérez Fernández | Lilliam Melisa Curbelo Capote |
9
Satisfacción con el
subproceso de
ingreso
satisfechos
90-
100%
80-89%
≤79%
Fuente: Cardona, 2019.
En el siguiente paso, se procede a identificar los problemas existentes en el
subproceso de ingreso de la Universidad de Cienfuegos. Se tiene en cuenta el análisis
realizado en el paso anterior, y la consulta a especialistas en la materia, los cuales
cuentan con información actualizada de los procesos. Se aplica la Matriz Urgencia,
Tendencia e Impacto (UTI), para definir las prioridades de mejora del proceso. Como
resultados de esta herramienta, se definen las debilidades que tienen mayor
prioridad, luego de ser analizados por el grupo de expertos definidos.
Tabla 2
Matriz UTI para el establecimiento de las oportunidades de mejora en el subproceso
de ingreso
Debilidades
Urgencia
Tendencia
Impacto
Total
Prioridad
Insatisfacciones con el subproceso de
otorgamiento de carreras en las modalidades de
CPE y EaD
10
9
10
29
2
La documentación del subproceso de ingreso no
está organizada como lo dispone la legislación
actual.
8
8
10
26
3
No se encuentra actualizado el sistema de
control interno del Grupo de Ingreso.
10
10
10
30
1
No están identificadas las competencias de cada
uno de los puestos de trabajo que conforman el
Grupo de Ingreso.
8
8
10
26
3
Poco seguimiento a los instrumentos para
evaluar la satisfacción con el subproceso de
ingreso.
8
8
8
24
4
Fuente: Elaboración propia.
Para el caso de las tres primeras debilidades, las cuales se consideran con
alta prioridad para ser trabajadas, las soluciones se muestran seguidamente:
1. No se encuentra actualizado el sistema de control interno del Grupo de
Ingreso.
Propuesta de mejora: utilizar el procedimiento desarrollado por Marreiros
(2019), el cual tiene como objetivo contribuir al perfeccionamiento de la gestión y
prevención de riesgos en las universidades con la integración de las herramientas de
la gestión por procesos con las relativas a la identificación, control y prevención de
| Gladys Elena Capote León | Damayse Pérez Fernández | Lilliam Melisa Curbelo Capote |
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riesgos para el logro de los objetivos establecidos en la Resolución 60/2011. Este
procedimiento se estructura en cuatro etapas, las cuales se muestran a continuación:
La primera relacionada con la preparación de las condiciones para el diseño
del Sistema de Control Interno. Incluye la conformación del equipo de trabajo,
caracterización de la organización y desarrollo del enfoque a procesos.
En la etapa 2 se realiza el diagnóstico del Sistema de Control Interno por
procesos y áreas, donde se utiliza la lista de chequeo y el análisis de los informes de
las acciones de control realizadas. Estos elementos, de una forma u otra, también
son abordados en el procedimiento descrito del enfoque a procesos.
En la etapa 3 se desarrolla la gestión de riesgos por procesos/áreas, que
toma como punto de partida la identificación de los mismos en el subproceso objeto
de estudio. Se realiza a partir de técnicas de recopilación de información, tales
como: revisión de documentos y entrevistas a los miembros del Grupo de Ingreso,
para lo cual se utiliza el modelaje establecido en la Resolución 60/ 2011. De igual
se forma, se elabora el mapa de riesgos del subproceso de Ingreso, donde se
identifica para cada uno de los subprocesos, los riesgos que están presentes en los
mismos.
Figura 3
Mapa de riesgos del subproceso de ingreso
Suministradores
Entradas Proceso
Riesgos Salidas Usuarios
MES-DIUL
Instituciones de
Educacion
Superior
Departamento de
Ingreso y
Ubicación Laboral
Aspirantes
Región Militar
Resoluciones e
Indicaciones
Modelo de
capacidades de
nuevo ingreso
Plan de plazas
Indicaciones de
carreras con
requisitos
adicionales
Listado de
estudiantes
aprobados en
pruebas de apitud
Listados de
estudiantes que
optan por carreras
con requisitos
adicionales
Listado de
reclamaciones
Planilla de solicitud
y documentos a
entregar
Modelo SIES 4
Listado de
varones a realizar
TSU
Inicio
Planificar
acciones para el
ingreso a la
Educación
Superior y la UL
Ejecutar acciones
para el ingreso a
la Educación
Superior y la UL
Evaluar acciones
para el ingreso a
la Educación
Superior y la UL
Fin
Modelo de
capacidades del
nuevo ingreso
actualizado
Listado de
validación
Listado de
otorgamiento
Listado de
matricula
Listado de
varones diferidos
SIES 4
actualizado
Preuniversitarios
Departamento de
Ingreso y
Ubicación Laboral
Facultades
Universidad de
Ciencias Medicas
Región Militar
Estudiante
1
2
6
8
9
12
3
4
5
7
9
10
11
13
14
2
8
15
15
Fuente: Elaboración propia.
Para la evaluación de riesgos se utiliza un procedimiento semi cuantitativo,
| Gladys Elena Capote León | Damayse Pérez Fernández | Lilliam Melisa Curbelo Capote |
11
teniendo en cuenta la opinión de especialistas. Se realiza a partir de clasificaciones
de alto, medio o bajo, y descripciones detalladas de la probabilidad y consecuencia,
a fin de conocer la clasificación del riesgo según rango que puede ser tolerable,
moderado, crítico e intolerable, lo que permite otorgar prioridad de tratamiento a
cada riesgo.
Figura 4
Categorización de riesgos del subproceso de ingreso
Fuente: Elaboración propia.
Los resultados obtenidos al aplicar el método, constatan que el 38% de los
riesgos se ubica en la categoría de tolerable y un 31% en la categoría de críticos y
moderados. Luego se procede a elaborar el Plan de prevención de riesgos, a partir
de la Resolución 60/2011. Para el diseño del sistema de control del área, se elabora
un expediente que visualiza la estructura de cada componente en la instancia
analizada.
2. Insatisfacciones con el subproceso de otorgamiento de carreras en las
modalidades de CPE y EaD
Propuesta de mejora: se confecciona el diagrama de flujo con el nuevo
procedimiento establecido para el ingreso al CPE y EaD, además del diagrama de
actividades Qué-Quién, donde se definen actores y responsables de cada actividad
del proceso.
Figura 5
Diagrama de actividades Qué –Quién para la modalidad de CPE y EaD
Cantidad; Críticos;
5; 31%
Cantidad; Moderado;
5; 31%
Cantidad;
Tolerable; 6; 38%
Críticos Moderado Tolerable
| Gladys Elena Capote León | Damayse Pérez Fernández | Lilliam Melisa Curbelo Capote |
12
Fuente: Elaboración propia.
3. La documentación del subproceso de ingreso no está organizada como lo
dispone la legislación actual
Propuesta de mejora: en la Resolución 44/2004 del MES, se muestran las
indicaciones metodológicas para la organización de los archivos universitarios, por
lo que constituye un material de consulta permanente. Considerando los elementos
normados en las regulaciones con respecto al archivo, se elabora el cuadro de
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clasificación documental para el subproceso de ingreso.
Figura 6
Cuadro de clasificación del archivo del Grupo de Ingreso
Fuente: Elaboración propia.
4. No están identificadas las competencias de cada uno de los puestos de
trabajo que conforman el Grupo de Ingreso
Propuesta de mejora: Se elaboran los perfiles de competencias de cada uno
de los puestos de trabajo que conforman el Grupo de Ingreso.
A partir del análisis realizado, se hace evidente la necesidad de implementar
las propuestas de mejoras diseñadas. Debe ser desarrollado por directivos y jefes de
departamentos implicados.
Por otro lado, la aplicación del enfoque de gestión por proceso en las
universidades, permite medir el impacto en el desempeño de la institución, generar
un diseño o rediseño de los procesos y sus relaciones internas. Mediante la creación
de nuevas capacidades, aprovechando las existentes para cumplir con eficiencia y
eficacia la misión de la universidad. No se debe olvidar la importancia del proceso
de calidad de las áreas, el diseño de los perfiles de cargo de los puestos de trabajo
y el diseño o rediseño de la estructura organizacional. De ahí que el
perfeccionamiento de uno de los procesos claves en la Universidad de Cienfuegos,
posee actualidad y pertinencia al contribuir al mejoramiento de la calidad.
Los resultados obtenidos contribuyen al desarrollo de un sistema de gestión
que, de manera integrada, perfecciona los procesos y permiten el cumplimiento de
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Hoja ____ de ____
Código
Archivo
e Ingreso y Ubicación Laboral
FECHAS Plazos Acceso Disposición final
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES, TIPOS DOCUMENTALES EXTREMAS de retención
AG AC AH L R CT D DG S
Departamento de Ingreso y Ubicación Laboral
X.1.3.29 Anual X X X
X.1.3.30 Anual X X X
X.1.3.31 Anual X X X
X.1.3.32 Anual X X X
X.1.3.33 Anual X X X
X.1.3.34 Anual X X X
X.1.3.35 Anual X X X
X.1.3.36 Anual X X X
X.1.3.37 Anual X X X
X.1.3.38 Anual X X X
X.1.3.39 Anual X X X
X.1.3.40 Anual X X X
X.1.3.41 Anual X X X
X.1.3.42 Anual X X X
X.1.3.43 Anual X X X
X.1.3.44 Anual X X X
X.1.3.45 Anual X X X
Anonimato por sobre Historia de Cuba
Calificaciones Matemática
Calificaciones Español
Calificaciones Historia de Cuba
Reclamaciones
Anonimato por acta Matemática
Anonimato por acta Español
Anonimato por acta Historia de Cuba
Anonimato por sobre Matemática
Anonimato por sobre Español
Relación de notas Matemática
Relación de notas Historia de Cuba
Conduces
Recalificación Matemática
Relación de notas Español
Recalificación Español
Recalificación Historia de Cuba
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indicaciones, regulaciones establecidas y necesarias para el desarrollo de una gestión
universitaria efectiva de la organización. Mientras que, la implementación del
procedimiento constituye un aporte práctico para la gestión universitaria, teniendo
en cuenta que se pone a disposición una herramienta para la sistematización del
análisis y evaluación del desempeño de los procesos. Se consideran un conjunto de
elementos e indicadores, que facilitan el seguimiento y control de sus actividades,
así como mejorar la efectividad y satisfacción de todos los actores. A su vez, a partir
de las debilidades identificadas se proponen acciones de perfeccionamiento para
estos procesos, con el objetivo de mejorar su desempeño para el logro de los
objetivos definidos.
Dicha investigación, dota al equipo de directivos y especialistas de
herramientas que posibilitan cumplir con las indicaciones establecidas por el MES,
en torno al desarrollo de estándares relativos a la mejora de procesos y el sistema
de control interno. De igual manera, la documentación visualiza el quehacer diario
y las buenas prácticas desarrolladas en la institución, lo que posibilita constatar su
factibilidad como instrumento metodológico para gestionar los procesos
universitarios. Se visualiza una integración con otros elementos, que son prioridades
en las instituciones universitarias y contribuyen significativamente a orientar la
organización hacia el cumplimiento de la misión y visión plasmadas en el plan
estratégico.
Conclusiones
Las IES están compuestas por un sistema de procesos interrelacionados, que
demandan de una gestión integrada y estratégica. El enfoque a procesos constituye
una prioridad para la gestión universitaria, con vistas a lograr la excelencia y la
satisfacción de las demandas de la sociedad.
El procedimiento seleccionado concibe una secuencia de etapas, que
viabilizan el desarrollo de un sistema de gestión integrado centrado en el enfoque a
procesos, lo que posibilita constatar su factibilidad como instrumento metodológico
para gestionar los procesos universitarios. Permite la integración con otros
elementos que son prioridades en las instituciones universitarias, que contribuye
significativamente a orientar la organización hacia el cumplimiento de la misión y
visión plasmadas en el plan estratégico.
La implementación del procedimiento constituye un aporte práctico para la
gestión universitaria, teniendo en cuenta que se pone a disposición una herramienta
para la sistematización del análisis y evaluación del desempeño de los procesos,
considerando un conjunto de elementos e indicadores para permitir el seguimiento
y control de sus actividades y mejorar la efectividad y la satisfacción de todos los
actores. A su vez, a partir de los problemas identificados se proponen acciones de
perfeccionamiento para estos procesos, con el objetivo de mejorar su desempeño
para el logro de los objetivos definidos.
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| Gladys Elena Capote León | Damayse Pérez Fernández | Lilliam Melisa Curbelo Capote |
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| Gladys Elena Capote León | Damayse Pérez Fernández | Lilliam Melisa Curbelo Capote |
Sobre el autor principal
Gladys Elena Capote León es Doctora en Ciencias de la Educación. Docente e
investigadora en la Universidad de Cienfuegos, secretaria general. Es profesora Titular
por la Universidad de Cienfuegos. Sus líneas de investigación guardan estrecha relación
con los procesos de gestión, estrategias y perfeccionamiento en la enseñanza de
Educación Superior.
Declaración de responsabilidad autoral
Gladys Elena Capote León 1: Conceptualización, Curación de datos, Análisis formal,
Investigación, Metodología, Recursos, software, Supervisión, Validación/
Verificación, Visualización, Redacción/ borrador original, y Redacción, revisión y
edición.
Damayse Pérez Fernández 2: Metodología, Recursos, software, Supervisión,
Validación/ Verificación, Visualización, Redacción/ borrador original, y Redacción,
revisión y edición.
Lilliam Melisa Curbelo Capote 3: Redacción/ borrador original, y Redacción, revisión
y edición.
Financiación
Esta investigación se llevó a cabo mediante recursos propios.