Estrategia y Gestión Universitaria
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Universidad de Ciego de Ávila Máximo Gómez Báez
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ISSN: 2309-8333- RNPS: 2411
|
12(1) Enero-Junio
Estrategia y Gestión Universitaria EGU
Artículo de revisión
Cómo citar:
Hernández Sánchez, I. J.,
Sánchez Fletes, J. A., & Ruiz Pérez, M. de
los Ángeles. (2024). Sistemas de
información en las Instituciones de
Educación Superior.
Estrategia y Gestión
Universitaria
, 12(1), 1-23.
https://doi.org/10.5281/zenodo.11660289
Recibido: 07/09/2023
Aceptado: 26/05/2024
Publicado: 15/06/2024
Autor para correspondencia:
ijhernandez@cnu.edu.ni
Conflicto de intereses:
los autores declaran
no tener ningún conflicto de intereses, que
puedan haber influido en los resultados
obtenidos o las interpretaciones propuestas
.
Sistemas de información en las
Instituciones de Educación Superior
Information systems in Higher Education
Institutions
Sistemas de informação em Instituições de
Ensino Superior
Resumen
Introducción: los sistemas en las organizaciones se convierten
en instrumentos que abarcan la planificación, gestión y
evaluación institucional y operativizan el desarrollo integral
de la institución, la gestión de la información, gestión del
conocimiento y el análisis institucional. Objetivo: caracterizar
elementos generales de los Sistemas de Información de las
organizaciones, contextualizando los hallazgos en las
Instituciones de Educación Superior. Metodología: se retomó
una metodología cualitativa mediante una revisión sistemática
de documentos de sistemas abiertos de información científica,
repositorios institucionales y bibliotecas digitales.
Resultados: en total, se condensaron resultados de 29
artículos científicos, 9 libros, 3 tesis y 1 ensayo, por lo que,
entre los principales resultados está la delimitación de 5
unidades de análisis, 23 categorías y la construcción de un
instrumento a manera de cuestionario con 21 preguntas de
tipo abiertas, semiabiertas y cerradas. Conclusión: los
sistemas de información son esenciales para la gestión de la
calidad de las IES. La institucionalización y formalización de
estos se precisa para una buena gestión, por tanto, dar
continuidad al presente estudio en la realización de validación
de propuestas y ejecución de diagnósticos es indispensable
para el contexto nacional.
Palabras clave:
sistema de información, espectro organizacional,
funciones sociales, funciones estratégicas
Abstract
Introduction: systems have grown to be a mechanism that
include institutional planning, management and evaluation in
order to administer the institution’s integral development,
information, knowledge and institutional analysis. Objective:
to characterize the general elements of the Information
Systems of the organizations, contextualizing the findings in
Higher Education Institutions. Methodology: a qualitative
method was resumed through a systematic review of
documents including scientific information systems,
institutional filing and digital libraries.
Isaías Javier Hernández Sánchez
1
Consejo Nacional de Universidades
https://orcid.org/0000-0003-2494-6581
ijhernandez@cnu.edu.ni
Nicaragua
Jersson Ariel Sánchez Fletes
2
Consejo Nacional de Universidades
https://orcid.org/0000-0002-2351-5483
jsanchez@cnu.edu.ni
Nicaragua
Mónica de los Ángeles Ruiz Pérez
2
Consejo Nacional de Universidades
https://orcid.org/0009-0006-0587-2627
mruiz@cnu.edu.ni
Nicaragua
Estrategia y Gestión Universitaria
|
ISSN
: 2309-8333-
RNPS:
2411
12(1) Enero-Junio
| Isaías Javier Hernández Sánchez | Jersson Ariel Sánchez Fletes | Mónica de los Ángeles Ruiz Pérez |
Results:
29 scientific articles, 9 books, 3 theses and 1 essay were reviewed, so, among
the main results is the delimitation of 5 units of analysis, 23 categories and the
construction of an instrument as a questionnaire with 21 open, semi-open and closed
type questions.
Conclusion:
information systems are basic in order to successfully
manage Higher Education Institutions. The institutionalization of these is necessary for
good management; therefore, it is indispensable to continue this research in order to
validate the proposals and execution of diagnoses in favor of the national context.
Keywords:
information system, organizational spectrum, social functions,
strategic functions
Resumo
Introdução: os sistemas nas organizações tornam-se instrumentos que abrangem
o planejamento, a gestão e a avaliação institucionais e operacionalizam o
desenvolvimento integral da instituição, a gestão da informação, a gestão do
conhecimento e a análise institucional. Objetivo: caracterizar elementos gerais
dos Sistemas de Informação das organizações, contextualizando os achados nas
Instituições de Ensino Superior. Metodologia: utilizou-se metodologia qualitativa
por meio de revisão sistemática de documentos provenientes de sistemas abertos
de informação científica, repositórios institucionais e bibliotecas digitais.
Resultados: no total foram condensados resultados de 29 artigos científicos, 9
livros, 3 teses e 1 ensaio, portanto, entre os principais resultados está a
delimitação de 5 unidades de análise, 23 categorias e a construção de um
instrumento como questionário com 21 questões abertas, semiabertas e fechadas.
Conclusão: os sistemas de informação são essenciais para a gestão da qualidade
das IES. A institucionalização e formalização destes é necessária para uma boa
gestão, portanto, dar continuidade a este estudo na realização de validação de
propostas e execução de diagnósticos é essencial para o contexto nacional.
Palavras-chave:
sistema de informação, espectro organizacional, funções sociais,
funções estratégicas
| Isaías Javier Hernández Sánchez | Jersson Ariel Sánchez Fletes | Mónica de los Ángeles Ruiz Pérez |
1
Introducción
Los Sistemas de información en las instituciones permiten operativizar la
evaluación del espectro organizacional con la intención de la mejora continua. Estos
sistemas deben recopilar información cualitativa y cuantitativa para tener una
mirada amplia y completa del funcionamiento de la organización. De acuerdo con
Rodríguez et al. (2013), la concepción de los sistemas transitó de considerarse un
elemento a un conjunto de elementos, de métodos análogos a tecnológicos, de la
gestión de datos a la toma de decisiones, de carácter exclusivo para la gerencia a la
estrategia corporativa y el control operativo mediante procesos estructurados en
serie, compuesto por macrosistemas y subsistemas para la construcción y
comunicación de información oportuna, eficaz y eficiente de una a varias
organizaciones. Ver figura 1.
Figura 1
Evolución del concepto de Sistema de Información
Autor
Año
Concepción
Mason y Mitrof
1973
Consiste por lo menos una persona, que necesita un sistema
generador de evidencia
Burch y Strater
(citado por Silva
Fernández, 2009)
1974
Ensamblaje formal y sistemático de componentes que
ejecutan operaciones de procesamiento de datos
Davis (citado por
Silva Fernández,
2009)
1974
Sistema hombre/maquina integrado que provee información
para el apoyo de funciones de operación, gerencia y toma de
decisiones en una organización
Telchroew (citado
por Silva
Fernández, 2009)
1976
Colección de personas, procedimientos y equipos (…) para
colecciones, registros, procesar, almacenar, recuperar y
mostrar información
Samuelson 1977
Combinación de recursos humanos y materiales que resultan
de las operaciones de almacenar, recuperar y usar datos
Senn (citado por
Silva Fernández,
2009)
1978
Medio organizado de proporcionar información pasada,
presente y futura relacionadas con operaciones internas y
conocimiento externos de la organización
Lucey 1987
Sistema para convertir datos procedentes del exterior o el
interior en información y para comunicar está
en forma
apropiada a los directivos de todos los niveles y todas las
funciones
Burt y Kinnucan 1990
Combinación de fuentes de información junto con una serie
de mecanismos de recuperación, manipulación y uso
| Isaías Javier Hernández Sánchez | Jersson Ariel Sánchez Fletes | Mónica de los Ángeles Ruiz Pérez |
2
Debons (citados
por Muñoz
Cañavate, 2003)
1991
Conjunto de personas, maquinaria y procedimientos que
integrados hacen posible a los individuos trabajar con inputs y
demandas que aparecen en el trabajo cotidiano
Senn 1993
Conjunto de personas, datos y procedimientos (…). Buscan
un objetivo común para apoyar las actividades de la
organización (…). El sistema de información gerencias
proporciona apoyo a la toma de decisiones
Davis y Olson 1995
Sistema de procesamiento de información basado en el
computador
que apoya las funciones de operación,
administración y toma de decisiones (…)
Scott 1995
Los sistemas de información gerencial orientan las
actuaciones en materia de desarrollo
de sistemas de
información con el objetivo básico de apoyar la estrategia
corporativa
Laudon y Laudon 1996
Conjunto de componentes interrelacionados que permiten
capturar, procesar y almacenar datos, para luego distribuir
información que apoye la toma de decisiones y el control en
una institución
Andreu et al. 1996
Conjunto formal de procesos que, operando sobre una
colección de datos estructurada
de acuerdo con las
necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye la
información necesaria
Waterfield y
Ramsing
1998
Un SIG es una serie de procesos u acciones involucradas en
captar datos en bruto, procesarla en información utilizable y
difundirla
Carballo Rivera 1999
Los sistemas de información gerencial son una colección de
sistemas de información que interactúan entre sí
Montilva 1999
Representa un subsistema que a su vez está conformado por
diferentes subsistemas interrelacionados
Oz 2000
Elementos que funcionan en un conjunto para procesar datos
y producir información
O´Brien 2001
Combinación organizada de personas, hardware, software,
redes de comunicación y recursos de datos
O´Brien 2001
Acepta recursos de datos como entradas y los procesa en
resultados de información como salida
Koontz y Weihrich 2003
Sistema formal para la recopilación, integración,
comparación, análisis y dispersión de información interna y
externa de la empresa de manera oportuna, eficaz y eficiente
sS
| Isaías Javier Hernández Sánchez | Jersson Ariel Sánchez Fletes | Mónica de los Ángeles Ruiz Pérez |
3
Nogueira Rivera
et al.
2004
SIG es el instrumento encargado de procesar los datos con que
cuenta la organización, convirtiendo en información útil para
sus usuarios
Cohen Karen y
Asín Lares
2005
Conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de
apoyar las actividades de una empresa o negocio
Medina Quintero 2005
Conjunto de componentes interrelacionados que incluye
harware, software y orgware (…) para la toma de decisiones,
el control, análisis y visión de una institución
Vega Briceño 2005
Elementos que interactúan entre sí. Intervienen el equipo
computacional y el recurso humano que interactúan con el si
Rodrigo Medina et
al.
2005
Conjunción de elementos como el recurso humano, el
hardware, el software, que trabajan en forma armónica,
organizada, sincronizada en integrada, para procesar datos
ordenándolos, transformándolos y analizándolos a través de los
diferentes subsistemas organizacionales
Laudon y Laudon 2006
Conjunto de componentes interrelacionados que reúne (u
ordena), procesa, almacena y distribuye información para
apoyar a la toma de decisiones, y el control en una
organización
Correa Morocho
et al.
2009
Los sistemas de información gerencial son una colección de
sistemas de
información que interactúan entre sí y que
proporcionan información tanto para las necesidades de las
operaciones como de la administración
Comas Rodríguez 2010
Es un sistema para convertir datos en información y para
comunicar estas (…) facilitando la toma de decisiones
acertadas y oportunas para la
planeación, organización,
dirección y control de las actividades a realizar
Consejo de
Estado
2011
Conjunto organizado de personas, procesos y recursos,
incluyendo la información y sus tecnologías asociadas (…) que
posibilitan alcanzar los
objetivos de una o varias
organizaciones
Fuente: tomado y adaptado de Rodríguez et al. (2013).
Investigaciones posteriores a las revisadas por Rodríguez et al. (2013)
aproximan, aún más, los sistemas de información a las Tecnologías de Información,
la integración de procesos y las teorías de sistemas de datos. López et al., (2015) lo
definen como un:
“medio por el que fluyen datos en una organización, desde un
trabajador o departamento hasta otros trabajadores o
departamentos. Esto puede ocurrir desde la comunicación interna
de la organización hasta los sistemas informatizados que generan
informes periódicos para distintos usuarios” (p.197); para su
| Isaías Javier Hernández Sánchez | Jersson Ariel Sánchez Fletes | Mónica de los Ángeles Ruiz Pérez |
4
tratamiento, administración y diseminación, de forma organizada y
listos para cubrir una necesidad en la organización (Abrego et al.,
2017).
Por su parte, Vargas et al. (2019) plantea que los sistemas poseen
componentes interrelacionados, sin embargo, estos pueden ser electrónicos o no,
que trabajan en función de un objetivo, el cual se logra al introducirle datos y
convertirlos en información útil. Lorenzon (2020) anexa la “existencia de un proceso
de retroalimentación o “feedback”, en la cual se ha de valorar si la información
obtenida se adecua a lo esperado” (p.409). Estos componentes que puede ser una
combinación de personas, hardware, software, redes de comunicación, fuentes de
datos, políticas y procedimientos refuerzan la idea de definir a los sistemas de
información como una sola entidad para integrar datos, procesos, almacenar y
distribuir información (Setyowati et al., 2021).
Es necesario enfatizar que, aunque se defina y diseñe técnicamente perfecto
un sistema de información, si el tipo de información que se recoge e introduce en
los sistemas operativos no es la indicada o si estos no son usados, su valor e
importancia para la toma de decisiones es cuestionable (Corado, 2022; Vega et al.,
2017), por tanto, su implementación no solo es una cuestión técnica, sino
estratégica. El uso correcto de la información permite a la organización aprender,
reducir la brecha entre teoría-práctica y lo formal-informal, lo cual, muestra la
pertinencia de los sistemas de información para la gestión del conocimiento,
institucionalización de experiencias, innovación y la gestión de la calidad como el
ADN de la organización.
Debido a la naturaleza de las organizaciones educativas, se vuelve
imprescindible disponer de un modelo educativo en el espectro organizacional de
dichas instituciones. Además, si se trata de una Institución de Educación Superior
(IES), el espectro de la organización debe permitir el ejercicio de 3 funciones
sociales: Docencia, Investigación y Vinculación. Para Crasto et al. (2016) cada
función “en una gestión universitaria responsable es necesaria para el logro de los
propósitos fundamentales de generación y construcción de pensamiento y
conocimiento donde todos juntos, incluida la comunidad, se comprometen a
problematizar, observar, imaginar y reflexionar la realidad social” (p.18). González
(2006) enfatizan sobre la integración de estas, exponiendo que “las funciones de
docencia, investigación y extensión necesitan interrelacionarse desde la perspectiva
de los procesos de investigación” (p. 108).
Figura 2
Espectro organizacional de las IES
| Isaías Javier Hernández Sánchez | Jersson Ariel Sánchez Fletes | Mónica de los Ángeles Ruiz Pérez |
5
Fuente: Chiavenato (2019).
La figura 2 trata de describir el espectro organizacional de una IES,
exponiendo los modelos relevantes que caracteriza una institución, tales como:
modelo educativo, modelo de planificación, modelo de gestión, modelo
organizacional, sumado al modelo de calidad/modelo de evaluación y modelo de
aprendizaje/modelo de innovación. El espectro de los modelos se enmarca en los
componentes básicos descritos por Gairín (1996): las metas/objetivos, la estructura
y el sistema relacional que son dinamizados por la función directiva
(dirección/función organizativa) como elemento central de la triada. Existen dos
funciones estratégicas que movilizan la dinámica de la organización y la función
directiva: la gestión y transferencia. Desde la figura 2 se aprecia que, la gestión se
logra movilizar desde el modelo de gestión y posee estrecha relación con la función
directiva, siendo el proceso central que debe operativizar sus acciones a los demás
modelos. La transferencia endógena/interna está condicionada por la dinámica que
genere el modelo de gestión de la IES y la movilización de la cultura de aprendizaje,
claridad estratégica, formación y soporte organizacional. Por último, la
transferencia exógena/externa se produce al nivel que la organización sea un
sistema abierto que aproveche la entrada y salida de información mediante las
funciones sociales de la IES: docencia, investigación y extensión.
La lógica de la organización, descrita en el ideal de la figura 2, se
corresponde con una realidad dinámica, compleja y entramada en un sistema donde
las componentes interactúan de forma interdependiente y sinérgica, es decir, las IES
entendidas como organizaciones administradas bajo un enfoque sistémico
(Chiavenato, 2019). Desde esa perspectiva ¿qué elementos debería recopilar un
| Isaías Javier Hernández Sánchez | Jersson Ariel Sánchez Fletes | Mónica de los Ángeles Ruiz Pérez |
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sistema de información de una IES? ¿En qué área del espectro de la figura 2 se puede
visualizar un sistema de información?
Para Barcos (2008) los sistemas de información
“están incluidos en todos los modelos de evaluación de la calidad y
son tomados en cuenta como predictores para el alcance de los
resultados; constituyéndose (…) imprescindible dimensión en los
procesos de evaluación y acreditación de la educación universitaria”
(p. 212). Los tipos de información que pueden contener estos
sistemas, los delimita Barcos (2008) citando a Pozo (1983):
Tabla 1
Barcos (2008) haciendo referencia a Pozo (1983) sobre los tipos de información de
un sistema
Tipo/ componentes
Contenido
Interrogante
Información normativa
Normas técnicas, de conducta, actuación
administrativa, tratamiento, control,
seguridad, difusión, distribución, etc. Pueden
ser permanentes o transitorias. Comprende
también la estructura orgánica, los
procedimientos y las reglas de comportamiento
dinámico para la misma.
¿QUÉ debe
realizarse?
¿QUIEN?
¿CÓMO?
¿DONDE?
Información de
planificación
Objetivos y medios a los que han de acomodarse
las actividades futuras, en orden a conseguir
fines.
¿CUÁNDO?
¿CON QUÉ?
Información de relación
Conocimiento de la acción de los factores
endógenos y exógenos. Contacto entre los
miembros de la organización.
¿QUÉ PASA?
Información operacional
Resultados de la actividad.
¿QUÉ HA
OCURRIDO?
Información de control y
gestión
Comparación entre información operacional o
de actividades con la
normativa y la de
planificación.
¿EN QUE
GRADO SE
CUMPLE?
Información integrada
Síntesis de información para uso formal y
periódico del que administra y dirige en todos
los niveles
SINTESIS DE
LO
ANTERIOR
Información de
investigación
Empleo de los medios y técnicas modernas para
ayudar a la adopción de decisiones y a la
planificación que realizan los directivos.
¿QUÉ PUEDE
OCURRIR?
Fuente: Barcos (2008) citando a Pozo (1983).
Un sistema de información debe permitir un flujo relacional continuo entre
las componentes de la organización, lo cual, requiere la recopilación, procesamiento
y divulgación de la información cualitativa y cuantitativa de todo el espectro de la
organización, por lo tanto, el desafío de los sistemas de información no se centra
solo en los datos.
Para Opazo et al., (2019): Los sistemas de información (SI), sus
características y estructura, así como su potencial y su gestión, son elementos
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7
fundamentales que deben ser comprendidos con la mayor profundidad posible para
poder desarrollar la función del análisis institucional (p.76).
El análisis institucional se centra en 3 elementos importantes que componen
“el triángulo de oro”: 1) gestión de la Información y capacidad de análisis, 2)
aseguramiento de la calidad y 3) la gestión estratégica, las cuales, requieren
conocimiento pleno de las características de los sistemas y las instituciones para
mayor efectividad en los procesos decisionales, la comprensión de la dinámica
organizativa y sus necesidades. Además, la gestión de la información se jerarquiza
cuando se vincula a los procesos decisionales, lo que condiciona los tipos de sistemas
(Opazo et al., 2019), lo cual, se muestra en la figura:
Figura 3
Los sistemas de información en función de la toma de decisiones
Fuente: Elaboración propia.
Para Pacheco (2013), la naturaleza de una organización responde a un
análisis de dos mundos diferentes pero complementarios: el mundo de las cosas y el
mundo de los significados. El mundo de las cosas comprende lo material, cuantitativo
y objetivo, en cambio, el mundo de los significados lo simbólico, cualitativo e
interpretativo. La cultura, construcción de la identidad, los valores y sentimientos
de las relaciones sociales corresponde al mundo de los significados, en cambio, los
objetivos, estructuras, razonamientos y poderes de las relaciones sociales
corresponde al mundo de las cosas. Esta diferenciación es una disputa filosófica de
antaño. Para González (1993) la organización puede entenderse desde una
perspectiva técnico-racional, desde una perspectiva interpretativa o desde una
perspectiva política. Según la perspectiva que se tome, una organización se puede
reducir respectivamente a sus componentes (estructuralista), a sus variables
(sociocultural) o sus ideologías (sociocrítica), sin embargo, Pacheco (2013) plantea
la necesidad de analizar las organizaciones desde técnicas complementarias para la
correcta toma de decisiones:
“el análisis estadístico cuantitativo del mundo de “las cosas” deberá
complementarse con el análisis cualitativo del Infra-mundo de “los significados” para
| Isaías Javier Hernández Sánchez | Jersson Ariel Sánchez Fletes | Mónica de los Ángeles Ruiz Pérez |
8
contar con un conocimiento completo de lo que esté sucediendo en la organización”
(p.134).
Finalidad de los Sistemas de Información en un contexto nacional
En correspondencia a la necesidad de recopilar, procesar y divulgar
información integral de la naturaleza de una IES y su espectro organizacional, se
debe considerar que los sistemas de información poseen un papel importante en la
gestión, dirección y toma de decisiones. Hernández (2012), en la revisión de un
sistema de información digital nacional, implementado mediante plataforma digital,
en el cual, los directivos de las instituciones educativas proporcionaban información
de los procesos académicos y administrativos para la gestión de la calidad, infiere
las siguientes conclusiones sobre los sistemas de información:
Facilitan el trabajo de las instituciones en conjunto con la Secretaría
y Ministerios de Educación nacionales.
Se logra estrechar vínculos entre instituciones educativas y entes
supervisores.
La gestión que desarrollan las instituciones educativas puede ser
retroalimentadas con mayor facilidad en pro de la mejora de la calidad educativa
por medio de la plataforma digital y el sistema de información (p. 58).
Oz (2008) relaciona la finalidad de los sistemas con la solución de problemas
y la toma de decisiones, lo cual, requiere que la información sea la adecuada,
reunida de manera eficiente y graduada. Torres (2019) anexa que estos deben
capturar y examinar datos del entorno a partir de las transacciones que realiza la
organización; su diseño debe permitir automatizar, gestionar y controlar las etapas,
suministros y productos (Boiko, et al., 2019), lo cual, “colabore a un individuo u
organización en la realización de tareas complejas o laboriosas (Abrego et al., 2015,
p. 8)”, sobre todo en aquellas que se vinculan con la innovación, eficiencia
organizativa y optimización de los procesos. Esto coincide con lo planteado por
Moreano (2020) quien focaliza la finalidad de los sistemas en el análisis de posibles
problemáticas, visualización de complejas temáticas y oportunidades. Aguilar (2015)
sintetiza lo anterior en la pirámide del conocimiento que inicia desde la existencia
de los datos hasta las acciones a realizar:
Figura 4
Pirámide del conocimiento
| Isaías Javier Hernández Sánchez | Jersson Ariel Sánchez Fletes | Mónica de los Ángeles Ruiz Pérez |
9
Fuente: Aguilar (2015).
Para Díaz et al. (2017) los beneficios que proporciona el uso de las
Tecnologías de Información en un sistema se vinculan con 4 dimensiones:
informacional, transaccional, transformacional y estratégica, organizadas en 4
niveles y condensadas en la siguiente figura:
Figura 5
Contribución de las Tecnologías de Información en las organizaciones
Fuente: Tomado de Díaz et al. (2017).
Tipología de los Sistema de información
Existen variadas propuestas de clasificación y diseño de los sistemas de
información. Gómez y Suárez (2010) los clasifican según su función en: soporte a las
actividades operativas y soporte a las decisiones y el control de gestión; además,
según el nivel al que responden en: sistemas para el nivel estratégico, nivel de
gestión o nivel operativo, transversalizando y graduando funciones como el
marketing, finanzas, Recursos Humanos, logística y producción de forma gradual en
cada nivel. Lo anterior coincide con lo expuesto por Proaño et al. (2018) quienes
citan a Stair & Reynolds (2000) donde se muestra lo explicado:
Figura 6
Tipos de sistemas
| Isaías Javier Hernández Sánchez | Jersson Ariel Sánchez Fletes | Mónica de los Ángeles Ruiz Pérez |
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Grupos al que sirven
Alta dirección
Directivos intermedios
Trabajadores de datos y
conocimiento
Directivos operativos
Producción y logística Finanzas Recursos humanos Administración y contabilidad Ventas y marketing
Fuente: Proaño et al. (2018), citando a Stair & Reynolds (2000).
Los sistemas de información operativizan su papel en la planificación,
organización, regulación, relación, normalización y optimización de las funciones de
una IES. Para esto, las funciones estratégicas de una organización (gestión y
transferencia) son importantes para la toma de decisiones. Al respecto, Hernández
(2003) hace una recopilación de las distintas tipologías de los sistemas de
información según la toma de decisiones, grado de formalidad, automatización,
funcionalidad y grado de especialización:
Tabla 2
Tipología de los sistemas de información
Condición del Sistema de
Información
Tipología
Grado de formalidad
− Formales
− Informales
Automatización
− Manuales
− Informáticos
Relación con la toma de
decisiones
− Estratégico (alta dirección)
− Gerencial (nivel intermedio)
− Operativos (control operativo)
Funcionalidad
−
Gestión comercial
− Gestión contable
− Gestión financiera
− Gestión de Recursos Humanos
− Gestión de la Producción
Grado de especialización
−
Específicos
− Generales
Fuente: Hernández (2003), citando a García Bravo (2000) y Edwars et al. (1998).
Tipos de sistemas de información
Sistemas de información ejecutiva (ESS)
Sistemas de soporte de decisiones (DSS)
Sistemas de
información de gestión
(MIS)
Sistemas de gestión del conocimiento
(KWS)
Sistemas de oficinas (OfficeS)
Sistemas de procesamiento de
transacciones (TPS)
Nivel
estratégico
Nivel de
gestión y
administración
Nivel de
conocimiento
Nivel operativo
| Isaías Javier Hernández Sánchez | Jersson Ariel Sánchez Fletes | Mónica de los Ángeles Ruiz Pérez |
11
Aguilar (2015) amplifica esta clasificación subdividiendo los sistemas en:
Sistemas de información de soporte dentro de la organización (según área,
transacciones y planificación de recursos) y Sistemas de información
interorganizacionales, IOS (soportan muchas operaciones entre empresas). Sin
embargo, su fin común es “proveer un intenso flujo de información a sus
colaboradores (…) apoyado de procesos continuos de aprendizaje y por procesos de
inteligencia de la competencia que generan los sistemas de información”
(Chiavenato y Sapiro, 2016, p. 243).
El intenso flujo de información se construye mediante el ciclo de vida de los
datos para la gestión de la información. Para Opazo et al. (2019) este ciclo de vida
se sintetiza en la figura 7.
Figura 7
Ciclo de vida de los datos para la gestión de la información
Fuente: Tomado de Opazo et al. (2019).
Además, el ciclo de vida de los datos permite compactar información de alta
importancia en los distintos tipos de sistema. Parra (2009) los clasifica en Sistemas
de Apoyo a la Decisión (Decision Support Systems, DSS) y Sistemas de Procesamiento
Electrónicos de Datos, SPED que es considerado pasivo y orientado a automatizar
reportes, transacciones y almacenar información. Varela y Romero (2019) amplían
las funciones de los sistemas de apoyo a las decisiones subdividiéndolos en: “sistemas
expertos, sistemas para la toma de decisión en grupo, sistema de soporte a la toma
de decisiones y sistemas de Información para ejecutivos” (p.247).
Desde la perspectiva del proceso de planificación estratégica, los sistemas
de información se clasifican de forma similar que los sistemas según su nivel de
gerencia o toma de decisiones. Los procesos de planificación estratégica demandan
información puntual para su mayor precisión, por tanto, los sistemas de información
deben responder a las siguientes condiciones según el nivel de planificación:
Figura 8
| Isaías Javier Hernández Sánchez | Jersson Ariel Sánchez Fletes | Mónica de los Ángeles Ruiz Pérez |
12
Información requerida por los niveles de planificación
Fuente: Adaptado de Chiavenato y Sapiro (2016).
Laudon y Laudon (2012) condicionan los sistemas de información según las
decisiones que toma cada nivel de gerencia y la información que requieren, así pues,
la gerencia de nivel superior toma decisiones no estructuradas, la gerencia del nivel
medio toma decisiones semiestructuradas y la gerencia operacional toma decisiones
estructuradas. En función de esto, Laudon y Laudon (1996) clasifican los sistemas de
información en función de los niveles de gerencia, lo cual, ejemplifican para una
empresa en la siguiente tabla:
Tabla 3
Tipos de sistemas e información que difunden a partir de los niveles de gerencia
Tipos de
sistemas
Sistemas de nivel estratégico
Sistema de
soporte
gerencial (SSG)
Pronósticos de
ventas a cinco
años
Plan de
operaciones
a cinco años
Pronóstico
s del
presupues
to a cinco
años
Planeación
de
utilidades
Planeación
de mano
de obra
Sistemas de nivel administrativo
Sistema de
información
para la
administración
(SIA)
Administración
de ventas
Control de
inventarios
Presupues
tación
anual
Análisis de
inversión de
capital
Análisis de
reasignaci
ón
Información del contexto de
los negocios, diagnóstico
estratégico, información
inferida para el futuro,
información referente a la
visión, misión, valores,
amenazas, oportunidades,
competencias
organizacionales, recursos,
fortalezas y debilidades
•Nivel estratégico
Integración de la información
de las diferentes áreas
funcionales de la organización
(asociado a funciones como
finanzas, marketing,
investigación, desarrollo,
producción, recursos humanos
y administración)
•Nivel
táctico/funcional
La información tiene el
propósito de controlar y
corregir las desviaciones en la
ejecución, por tanto está
asociada con el desarrololo de
indicadores de desempeño, la
medicación y proporcionan
retroalimentación (feedback)
•Nivel operacional
| Isaías Javier Hernández Sánchez | Jersson Ariel Sánchez Fletes | Mónica de los Ángeles Ruiz Pérez |
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Sistema para el
soporte a
decisiones
(SSD)
Análisis por
territorio de
ventas
Diagramació
n de
producción
Análisis de
costos
Análisis
precios/utili
dades
Análisis de
costos de
contratos
Sistema a nivel de conocimiento
Sistema de
trabajo del
conocimiento
(STC)
Ingeniería de
estaciones de
trabajo
Estaciones
de trabajo
para
gráficas
Estaciones
de trabajo
para
administra
ción
Sistema de
automatización
en la oficina
(SAO)
Procesamiento
de la palabra
Almacena
miento de
imágenes
Agendas
electrónic
as
Sistema a nivel operativo
Sistema de
procesamiento
de operaciones
(SPO)
Seguimiento de
pedidos
Control de
equipos
Nómina Auditoria
Remunera
ción
Procesamiento
de pedidos
Programació
n de planta
Cuentas
por cobrar
Entero de
impuestos
Capacitaci
ón y
desarrollo
Ventas y
mercadotecnia
Control de
movimiento
de
materiales
Cuentas
por pagar
Administraci
ón del
efectivo
Registro y
datos de
empleados
Manufactura Finanzas Contabilidad
Recursos
humanos
Fuente: Elaboración propia.
Acosta et al. (2017) describen un ejemplo de Sistema de Información
Estratégica para la Gestión Universitaria en la Universidad de Otavalo (Ecuador)
como parte del sistema de calidad universitario y una vía para potenciar la gestión
universitaria, compuesto de la identificación de procesos, información aplicada a la
gestión universitaria, monitoreo y evaluación de la planificación, así como la
evaluación institucional destacando la mejora continua de la universidad y la
evolución constante del sistema.
Huerta et al. (2020) expone cómo la Universidad del Bío-Bío (UBB) de Chile
implementó un sistema de información de gestión estratégica (SIGE) que requirió
previamente el análisis del sistema de planificación institucional. Este sistema de
información
“permitió obtener información eficaz y oportuna para el proceso de
toma de decisiones y los beneficios fueron superiores al existir
articulación de las herramientas de gestión utilizadas, es decir, la
articulación de los planes de desarrollo al plan institucional” (p.
257).
Para Gallegos et al. (2023) “las nuevas tendencias de la información, el
conocimiento y la gestión universitaria demandan sistemas de información
estratégicos y adaptables a los cambios dinámicos del entorno y de la educación
superior” (p. 156). Al respecto, Arraya (2015) añade que, las desventajas de los
sistemas de información son pocas, entre las que menciona están los modelos
mentales de los directivos, el factor económico y por último el desarrollo a corto y
largo plazo de éste lo que demanda un tiempo prudencial en concordancia con las
necesidades cambiantes de la organización.
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Sistemas de información del contexto nacional
En el escenario del subsistema de educación superior nicaragüense existen
múltiples experiencias de las IES en la ejecución de sistemas de información, sin
embargo, cada uno posee características que atiende a singularidades de la
organización. Sin embargo, ¿qué criterios son los delimitados para la construcción de
dichos sistemas? ¿qué efectividad y eficacia poseen? Para Gallegos et al. (2022):
Las IES requieren adoptar nuevos e innovadores modelos de gestión
académica apoyados en sistemas de información eficientes y
eficaces, que permitan recolectar, sintetizar, analizar, procesar y
presentar la información útil, lo cual está estrechamente
relacionado con las tareas de controlar, evaluar y tomar decisiones
estratégicas en torno a la docencia, la investigación y la vinculación
con la sociedad (p. 147).
Es de gran relevancia diagnosticar qué amplitud de información recolectan
los sistemas de información sobre el espectro organizacional de las IES, luego, cuánta
información recolectada se procesa y utiliza adecuadamente en los distintos niveles
de gerencia, además, qué tipología y componentes poseen estos sistemas para
aportar a la toma de decisiones. Para Laudon y Laudon (2012):
los sistemas para soportar la toma de decisiones no siempre ayudan
a los gerentes y empleados a producir decisiones que mejoren el
desempeño de la firma, debido a los problemas con la calidad de la
información, los filtros gerenciales y la cultura organizacional (p.
479).
A nivel regional, Gerón et al. (2021) efectuaron un estudio para analizar la
relación entre la implantación de los Sistemas de Información con el ranking
internacionales: QS World University Ranking (QS World), QS University Ranking Latin
America (QS LAC) y SCIMAGO Institutions Rankings (Scimago). El análisis cuantitativo
involucró a 34 universidades de 8 países de América Latina mediante el análisis de
varianza (ANOVA) con un nivel de confianza del 95%. Los resultados muestran que,
solamente los Sistemas de Gestión de I+D+i, Data Warehouse, Website externo con
información disponible en inglés, Sistemas de Apoyo a la Decisión (DSS/ EIS) y
Plataforma de Docencia Virtual Institucional utilizando LMS son los que han permitido
a las universidades posicionarse en un ranking internacional como los seleccionados.
Con base a lo anterior, es necesario revisar las características de los sistemas
de información de las IES nacionales y la utilidad que poseen para su desarrollo y
mejora continua. Por ejemplo, El estudio realizado por Tapia y Orozco (s. f) cuya
finalidad era describir la evolución del Sistema de Información de UNAN-Managua,
se destaca la evolución de un sistema automatizado para los procesos financieros y
contables a uno que abarca distintos subsistemas donde se incluya la planificación
estratégica institucional.
Para Alemán y Figueroa (2023), en su artículo cuya finalidad era el análisis
de los sistemas de indicadores en la experiencia de la UNAN-Managua, describen la
importancia de la delimitación de indicadores en la gestión por procesos y su
contribución al sistema de información. En dicho análisis, incluyen en la gestión por
procesos un catálogo de indicadores clasificados en: indicadores de impacto,
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indicadores estratégicos e indicadores operativos vinculados a la planificación
institucional, destacando que, “los indicadores son instrumentos que conllevan a
garantizar la información para la generación de informes y por ende a la toma de
decisiones, dicho de otra manera, los indicadores son la herramienta básica del
cuadro de mando integral” (p. 7). La delimitación de los indicadores está relacionada
con los procesos estratégicos de la institución y las metas que se definen en la
planificación.
También, la investigación realizada por Chavarría (2015) cuyo objetivo era
proponer e implementar un Sistema de información para automatizar los procesos
de gestión de personal y nómina de la Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua
– León. La metodología dispuso de 5 etapas: Definición de requerimientos, Diseño
del Sistema y Software, Implementación y pruebas de unidad, Integración y pruebas
del sistema, Funcionamiento y mantenimiento. De manera concluyente expone que,
el sistema ha facilitado el almacenamiento y captura de información, su
accesibilidad, control y monitoreo, propicio para la toma de decisiones y reducir los
tiempos de respuesta para informes.
Otras experiencias a nivel nacional, de acuerdo con Lezama (2023), es el
Sistema de información vinculado con la Planificación, Presupuesto y Seguimiento
Institucional (SIPPSI) de la Universidad Nacional de Ingeniería (UNI) que permite
articular a la institución distintos procedimientos en un solo sistema para la gestión
institucional.
Lo anterior muestra ejemplos del contexto nacional y dirigido a la gestión
de la información con particularidades de cada IES, sin embargo, resulta de interés
investigar ¿Qué características poseen los sistemas de información de las IES a nivel
nacional?
Metodología
El presente estudio se realizó bajo un enfoque cualitativo vinculado al
paradigma hermenéutico e interpretativo, debido a que, pretendió hacer una
interpretación de los sistemas de información mediante un análisis a profundidad y
luego contextualizado en el ámbito nacional, por tanto, su desarrollo giró en torno
a la riqueza interpretativa y el análisis intersubjetivo de distintas fuentes que
refieren a los sistemas (Paz, 2008). Se realizó mediante una revisión sistemática de
artículos, libros y tesis relacionadas con el tema. Para Sánchez (2010) esta “tiene
como propósito integrar de forma objetiva y sistemática los resultados de los
estudios empíricos sobre un determinado problema de investigación, con objetivo de
determinar el estado del arte en ese campo de estudio” (p.53).
Para Grijalva (2019) la revisión sistemática “permite obtener conocimiento
científico mediante información relevante, de estudios o experimentos realizados
que contengan la información necesaria sobre una pregunta de investigación y tema
específico” (p.1); entre sus etapas de ejecución se encuentra la planificación:
identificación de necesidades, pregunta de investigación, protocolo de revisión,
evaluación del protocolo de revisión; la realización: identificación de investigación
relevante, estudios primarios, calidad de estudios primarios, calidad de datos
relevantes, síntesis de datos extraídos y el informe: redacción del informe,
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evaluación del informe (García, 2022). En educación “tienen un papel trascendental
(…) al facilitar el acceso actualizado al estado del arte e identificar nuevas líneas de
investigación” (Sánchez et al., p.118) retomando la mejor evidencia disponible de
una pregunta de investigación específica (Quispe et al., 2021).
El proceso de selección de documentos fue realizado en función de archivos
digitalizados y disponible de forma virtual. Para la selección se delimitaron las
siguientes categorías: artículos científicos, tesis doctorales, ensayos y libros. Las
bases de datos de procedencia de los archivos se delimitaron para 3 sitios:
Repositorios institucionales, Bibliotecas digitales y Sistemas abiertos de información
científica que aglomeran artículos y ensayos de revistas científicas.
Entre los criterios delimitados para la selección de documentos están:
Que abarquen elementos genéricos para cualquier sistema de
información.
Que posean elementos que se complementen por similitud o
contraste en las unidades de análisis que corresponde al tema.
Que posean elementos aplicables al contexto de la educación
superior.
Que presentes hallazgos de valor para los fines del presente estudio
y su continuidad.
Para la búsqueda y organización de los documentos se procedió a leer y
organizar aquellos que cumplieran los criterios mencionados y respondieran al menos
una de las preguntas: ¿Qué son los sistemas de información? ¿Cuál es la finalidad de
los sistemas de información? y ¿Qué tipos de sistemas de información existen?
haciendo uso de una ficha:
Tabla 4
Ficha para organización de documentos seleccionados
Referencia
Procedencia
Tipo de
documento
Palabras
clave
Tipo
de cita
Cita
Resultados y discusión
En total, se recolectaron 42 documentos, de los cuales, 29 son artículos
científicos, 9 son libros, 3 son tesis y 1 es ensayo. La procedencia de los documentos
son las siguientes: 14 son de Sistemas abiertos de información científica (Scientific
Electronic Library Online, Scielo- Fundación Dialnet), 20 son de Repositorios o Bases
de datos Institucionales y 8 de Bibliotecas digitales/físicas. La revisión de estos
documentos permitió delimitar las unidades de análisis genéricas que se pueden
estudiar de un sistema de información:
Figura 9
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Unidades de análisis para los sistemas de información
Fuente: Elaboración propia.
Las unidades de análisis anteriores permitieron delimitar las categorías a
estudiar para cada uno, quedando definidas de la siguiente forma:
Figura 10
Categorías para las unidades de análisis definidas en los sistemas de información
Sistemas de
información
Relación con
modelo de
planificación
Tipología y
condiciones
Tipo de
información
que retoman
Indicadores
sobre
funciones
sociales y
funciones
estratégicas
de las IES
Accesibilidad
al sistema
para los
niveles de
gerencia
Relacion con modelo
de planificación
Enfoque por
procesos
Enfoque por
resultados
Enfoque de
marco lógico
Otro
Tipología y
condiciones
Finalidad
Grado de
automatización
Grado de
formalidad
Frado de
especialización
Grado de
funcionalidad
Grado de
relación con la
toma de
decisiones
Tipo de información
que retoman
Normativa
De planificación
De relaciones
Operacional
Financiera
contable
De investigación
De control y
gestión
Integrada
Indicadores sobre
funciones de las IES
Funciones
sociales
Funciones
estratégicas
Accesibilidad para
los niveles de
gerencia
Nivel
estratégico
Nivel
administrativo
Nivel operativo
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Fuente: Elaboración propia.
Con la delimitación de unidades de análisis y categorías se procedió a la
construcción de un instrumento en forma de cuestionario, que permite llevar a cabo
un diagnóstico de los sistemas de información de las IES a nivel nacional, esta
primera versión puede apreciarse en el siguiente enlace:
https://forms.office.com/r/6rWJJDKrcx
De acuerdo con Moreno y Dueñas (2018), para instalar un sistema de
información es necesario identificar las principales necesidades de la organización y
los recursos disponible, lo cual pretende este instrumento, además de, analizar las
condiciones para un flujo de trabajo en sistemas colaborativos entre “las
organizaciones (…) para comunicarse, cooperar, coordinar, resolver problemas,
competir o negociar” (Lapiedra et al., 2021, p. 84)
Entre las principales limitaciones que considerar en su diseño, de acuerdo
con Gallegos et al. (2023) están reducir los sistemas de información a la
automatización, escasos conocimientos de la gestión de procesos, carencia de quipos
multidisciplinarios, incongruencia metodológica en su construcción y carencia de un
plan de difusión para difundir el comportamiento de las principales variables.
Conclusiones
Este es el avance preliminar del proceso diagnóstico de los sistemas de
información de las IES a nivel nacional, dicho estudio permite condensar que la
diversidad de elementos inmersos en el espectro organizacional de las IES, requiere
de un instrumento genérico para indagar puntos de encuentro entre los distintos
sistemas de las IES, es un paso hacia la integración de la información de manera
interinstitucional.
El Sistema de información no debe buscar acaparar toda la información, pero
es posible estandarizar algunos indicadores que se normen y estudien desde distintos
paradigmas de la investigación y análisis estadístico. También, son esenciales para
la gestión de la calidad de las IES. La institucionalización y formalización de estos se
precisa para una buena gestión.
Existen distintos tipos de información, sin embargo, la utilidad de cualquiera
de ellos es cómo se usa la información que brindan y cómo aporta a la gestión
institucional. Un sistema puede caracterizarse en función de su finalidad,
condiciones, tipología, información que proporciona y accesibilidad. Cuando se trata
de una IES, puede correlacionarse con las funciones sociales y estratégicas.
Para la continuidad del estudio se proponen las siguientes líneas de discusión
adicionales:
• Revisión de pares de la propuesta de representación del espectro
organizacional definido.
• Validación de expertos para el instrumento (cuestionario) de corte
cualitativo.
• Diagnóstico de los sistemas de información de las IES nacionales.
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• Diagnóstico de los modelos de planificación, de gestión, de calidad,
educativo y organizacional asumidos por las IES nacionales.
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| Isaías Javier Hernández Sánchez | Jersson Ariel Sánchez Fletes | Mónica de los Ángeles Ruiz Pérez |
Sobre el autor principal
Isaías Javier Hernández Sánchez, Máster en Pedagogía con mención en Docencia
Universitaria, candidato a Doctor en Gestión y Calidad de la Educación en UNAN-Managua.
Actualmente es director de la Dirección de Planificación y Desarrollo del Consejo
Nacional de Universidades (CNU), exdirector de Gestión de la Calidad Institucional de la
UNAN-Managua. Su experiencia comprende también la docencia de grado y posgrado. Ha
participado en conferencias sobre el aseguramiento de la calidad en las Instituciones de
Educación Superior.
Declaración de responsabilidad autoral
Isaías Javier Hernández Sánchez 1: Conceptualización, Curación de datos, Análisis
formal, Investigación, Metodología, Recursos, software, Supervisión, Validación/
Verificación, Visualización, Redacción/ borrador original, y Redacción, revisión y
edición.
Jersson Ariel Sánchez Fletes 2: Supervisión, Validación/ Verificación, Visualización,
Redacción/ borrador original, y Redacción, revisión y edición.
Mónica de los Ángeles Ruiz Pérez 3: Metodología, Recursos, software, Supervisión,
Validación/ Verificación, Visualización, Redacción/ borrador original, y Redacción,
revisión y edición.
Financiación
Esta investigación se llevó a cabo mediante recursos propios.
