Universidad de Ciego de Ávila Máximo Gómez Báez
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ISSN: 2309-8333
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RNPS: 2411
|12(2) |2024|
Este es un artículo Open Access bajo la licencia CC BY-NC-SA 4.0 (https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/)
Estrategia y Gestión Universitaria EGU
Artículo de investigación científica y
tecnológica
Cómo citar:
Rodríguez González, R. P.,
Pupo Méndez, K., & Guerra Bretaña, R. M.
(2024). Planificación para la
implementación de un Sistema de
Vigilancia e Inteligencia en organizaciones
cubanas.
Estrategia y Gestión
Universitaria
, 12(2), e8603.
https://doi.org/
10.5281/zenodo.14020515
Recibido: 21/06/2024
Aceptado: 31/10/2024
Publicado: 12/11/2024
Autor para correspondencia:
roilan@dipmariel.co.cu
Conflicto de intereses:
los autores
declaran no tener ningún conflicto de
intereses, que puedan haber influido en
los resultados obtenidos o las
interpretaciones propuestas
.
Planificación para la implementación
de un Sistema de Vigilancia e
Inteligencia en organizaciones cubanas
Planning for the implementation of a
Surveillance and Intelligence System in
Cuban organizations
Planejando a implementação de um
Sistema de Vigilância e Inteligência nas
organizações cubanas
Resumen
Introducción: en los centros académicos y algunos sectores de
alta tecnología cubanos, la innovación forma parte del saber
hacer organizacional. Sin embargo, no sucede así en el sector
empresarial, donde urge fomentar la utilización de
herramientas de gestión y una cultura de innovación.
Objetivo: proponer una estructura organizativa y un plan para
la implementación de un Sistema de Vigilancia e Inteligencia
en las organizaciones cubanas. Método: la investigación
realizada tiene un enfoque cualitativo; mediante el análisis
del contenido de diversas fuentes, se describen los tipos de
vigilancia y los modelos organizacionales para su realización;
el método sintético permitió proponer la estructura del
Sistema de Vigilancia e Inteligencia a emplear en las
organizaciones cubanas, basado en la norma NC 1308:2019, así
como el plan para su implementación. Resultados: la
investigación realizada tiene un enfoque cualitativo; mediante
el análisis del contenido de diversas fuentes, se describen los
tipos de vigilancia y los modelos organizacionales para su
realización; el método sintético permitió proponer la
estructura del Sistema de Vigilancia e Inteligencia a emplear
en las organizaciones cubanas, basado en la norma NC
1308:2019, así como el plan para su implementación.
Conclusión: la propuesta de estructura organizativa y de plan
de implantación del Sistema de Vigilancia e Inteligencia
contribuye a su aplicación en las organizaciones cubanas.
Palabras clave: inteligencia, plan de implementación,
sistema, vigilancia
Abstract
Introduction: in academic centers and some high-tech sectors
in Cuba, innovation is an integral part of organizational know-
how. However, this is not the case in the business sector,
where there is an urgent need to promote the use of
management tools and a culture of innovation. Objective: to
propose an organizational structure and a plan for the
implementation of a Surveillance and Intelligence System in
Cuban organizations.
Roilán Pascual Rodríguez González
1
Empresa de Servicios Ingenieros para la
Dirección Integrada de Proyectos Mariel
https://orcid.org/0009-0004-4134-9054
roilan@dipmariel.co.cu
Cuba
Karen Pupo Méndez
2
Universidad de La Habana
https://orcid.org/0000-0002-4628-9570
karen.pupo@biomat.uh.cu
Cuba
Rosa Mayelín Guerra Bretaña
3
Universidad de La Habana
https://orcid.org/0000-0002-0561-6678
mayelin@biomat.uh.cu
Cuba
Estrategia y Gestión Universitaria
|
ISSN
: 2309-8333
|
RNPS:
2411
12(2) | Julio-Diciembre |2024|
| Roilán Pascual Rodríguez González | Karen Pupo Méndez |
Rosa Mayelín Guerra Bretaña
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Method:
the research conducted follows a qualitative approach; through content
analysis of various sources, the types of surveillance and organizational models
for their implementation are described. The synthetic method allowed for the
proposal of the structure of the Surveillance and Intelligence System to be used
in Cuban organizations, based on the NC 1308:2019 standard, as well as the plan
for its implementation.
Results:
the research conducted follows a qualitative
approach; through content analysis of various sources, the types of surveillance
and organizational models for their implementation are described. The synthetic
method allowed for the proposal of the structure of the Surveillance and
Intelligence System to be used in Cuban organizations, based on the NC 1308:2019
standard, as well as the plan for its implementation.
Conclusion:
the proposed
organizational structure and implementation plan for the Surveillance and
Intelligence System contribute to its application in Cuban organizations.
Keywords:
intelligence, implementation plan, system, surveillance
Resumo
Introdução: nos centros acadêmicos e em alguns setores de alta tecnologia em
Cuba, a inovação é parte integrante do know-how organizacional. No entanto, isso
não ocorre no setor empresarial, onde é urgente promover o uso de ferramentas
de gestão e uma cultura de inovação. Objetivo: propor uma estrutura
organizacional e um plano para a implementação de um Sistema de Vigilância e
Inteligência nas organizações cubanas. Método: a pesquisa realizada segue uma
abordagem qualitativa; por meio da análise de conteúdo de várias fontes, são
descritos os tipos de vigilância e os modelos organizacionais para sua
implementação. O método sintético permitiu propor a estrutura do Sistema de
Vigilância e Inteligência a ser utilizado nas organizações cubanas, com base na
norma NC 1308:2019, bem como o plano para sua implementação. Resultados: a
pesquisa realizada segue uma abordagem qualitativa; por meio da análise de
conteúdo de várias fontes, são descritos os tipos de vigilância e os modelos
organizacionais para sua implementação. O método sintético permitiu propor a
estrutura do Sistema de Vigilância e Inteligência a ser utilizado nas organizações
cubanas, com base na norma NC 1308:2019, bem como o plano para sua
implementação. Conclusão: A proposta de estrutura organizacional e de plano de
implementação do Sistema de Vigilância e Inteligência contribui para sua aplicação
nas organizações cubanas.
Palavras-chave:
inteligência, plano de implementação, sistema, vigilância
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Introducción
En la actualidad, con el avance de la digitalización y el uso intensivo de la
información a nivel global, las organizaciones con la capacidad de buscar y acceder
oportunamente a la información pertinente tendrán mejores oportunidades de
mantenerse en el negocio. De esta forma, la inteligencia y la vigilancia estratégica
se han convertido en herramientas fundamentales para las organizaciones, que
requieren de una estructura funcional y competencias específicas (Bulger, 2016;
Muñoz-Cañavate y Díaz–Delgado, 2021; Tahmasebifard y Wright, 2018; Zabala-
Iturriagagoitia, 2014).
Es una realidad que el desarrollo de Internet ha permitido acceder a una
gran cantidad de información; cada día crece el volumen y la heterogeneidad de los
contenidos en la red de redes. Sin embargo, para una organización puede resultar
inabarcable e incierto encontrar una determinada información en un momento
determinado, despertando el riesgo de la sobreinformación o infoxicación. Este
fenómeno ha creado la necesidad de buscar mecanismos y herramientas para que las
organizaciones puedan acceder a la información relevante de manera organizada y
sistemática (Balza-Franco, 2016; Morua-Delgado y Soto-Balbón, 2019; Palop y
Vicente, 1999) y para generar información prospectiva (Chalapud Narváez, 2022;
Mariano y Ferro Moreno, 2020).
Además, hoy las organizaciones necesitan ajustarse a las dinámicas del
contexto externo y apuntar hacia la mejora continua y la innovación, que aporte de
crecimiento a sus colaboradores y genere valor para su entorno y la propia
organización (Agazu y Kero, 2024; Calof y Sewdass, 2020). Para ello, requieren
desarrollar funciones dedicadas a la vigilancia y la inteligencia con vistas a facilitar
la toma de decisiones (Lopez-Pujalte et al., 2022; López-Robles et al., 2019;
Madureira et al., 2021; Shrestha et al., 2019) y utilizan diferentes herramientas,
incluyendo la inteligencia artificial, para la búsqueda y análisis de la información
que aporte valor estratégico (Collins et al., 2021; Enholm et al., 2022; Keding, 2021).
A partir de reconocer que es imprescindible gestionar la información
fidedigna, oportuna y de calidad de manera dinámica, a lo cual contribuye la
realización de un Sistema de Vigilancia e Inteligencia (SVeI). Sin embargo, implantar
un SVeI en una organización no es una tarea fácil, sobre todo si ello implica un
cambio en la cultura organizacional y, por tanto, en las actitudes y comportamientos
de las personas.
La vigilancia e inteligencia se distinguen por su carácter transversal a los
demás procesos de una organización, brindando información valiosa para la toma de
decisiones tanto a nivel táctico como estratégico. En Cuba, en los centros de
investigación, las universidades y algunos sectores de alta tecnología, los proyectos
de desarrollo y la innovación forman parte del saber hacer organizacional (Elías
Barreto et al., 2023; Morua-Delgado y Soto-Balbon, 2019; Moyares Norchales y
Infante Abreu, 2016; Pupo Méndez et al., 2023; Santana Pérez, 2022).
Por otra parte, las empresas realizan búsquedas de información, pero
muchas veces no son esfuerzos sistemáticos ni bien organizados, por lo que resultan
poco efectivos ante el aumento de complejidad del entorno. Sin embargo, la
empresa cubana, en alianza con las universidades y centros de investigación está
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llamada a realizar innovaciones que garanticen su competitividad y el desarrollo
sostenible del país (Díaz-Canel Bermúdez, 2021), para lo cual es necesario fortalecer
la cultura de innovación y los sistemas que la lleven a vías de hecho.
Por ello, el objetivo del presente trabajo es proponer una estructura
organizativa y un plan para la implementación de un Sistema de Vigilancia e
Inteligencia en las organizaciones cubanas, basado en la norma cubana NC 1308:2019
(Oficina Nacional de Normalización, 2019). Para ello, se parte de analizar los
referentes teóricos acerca de la vigilancia y la inteligencia en las organizaciones.
Materiales y métodos
Se realizó una investigación de tipo descriptiva, con enfoque cualitativo. Se
utilizó como método teórico de empleó el analítico-sintético. Se partió del análisis
documental de los presupuestos teóricos y metodológicos respecto a la vigilancia y
la inteligencia organizacional. Para ello, se consultaron las metodologías
establecidas en diferentes fuentes bibliográficas para la implementación de los
sistemas de vigilancia e inteligencia en las organizaciones, además de la norma
cubana de referencia NC 1308:2019 Gestión de la I+D+i: Sistema de vigilancia e
inteligencia.
El Plan de Implantación del Sistema de Vigilancia e Inteligencia en las
organizaciones cubanas se basó en el análisis del contenido de varias Guías de
Práctica de la Vigilancia e Inteligencia que incluyen la etapa de planificación. Entre
los documentos consultados están los siguientes:
CEMITEC. (2007). Guía Práctica de Vigilancia Estratégica. Centro
Multidisciplinar de Innovación y Tecnología de Navarra.
ERICA (2012). Guía Metodológica de Práctica de la Vigilancia Tecnológica e
Inteligencia Competitiva Metodología, desarrollada para el “Proyecto Piloto
de Transferencia y Desarrollo de Capacidades Regionales en Vigilancia
Tecnológica e Inteligencia Competitiva” entre España y la región colombiana
de Antioquia.
Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación Productiva de Argentina.
(2015). Guía Nacional de Vigilancia e Inteligencia Estratégica, VeIE: buenas
prácticas para generar sistemas.
Cámara de Comercio de España (2020). Guía de seguridad e inteligencia
estratégica para Pymes.
También fueron consultados otros documentos (artículos, tesis, ponencias),
que brindaron información sobre metodologías y herramientas para la vigilancia
estratégica (Coca Valdés et al., 2010; Espinel Ortega et al., 2012; Fernández Fuentes
et al., 2009; Pérez Illidge et al., 2021):
Resultados y discusión
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Proceso de vigilancia e inteligencia
La norma NC 1308:2019 define como vigilancia e inteligencia “al proceso
ético y sistemático de recolección y análisis de información acerca del ambiente de
negocios, de los competidores y de la propia organización, y comunicación de su
significado e implicaciones destinada a la toma de decisiones” (Oficina Nacional de
Normalización, 2019, pág. 7). De esta forma, la vigilancia y la inteligencia son
herramientas de apoyo para la gestión en general y de manera específica para la
innovación.
La Figura 1 ilustra las etapas del proceso de vigilancia e inteligencia; de estas
etapas, la vigilancia supone realizar las siguientes actividades: identificación de las
necesidades de información; búsqueda y tratamiento de la información que engloba
las operaciones de clasificación, validación, evaluación y análisis; puesta en valor
donde la información se transforma en conocimiento, obteniéndose los productos de
vigilancia. Posteriormente, se realiza la de distribución y almacenamiento de los
productos de vigilancia, utilizando las Tecnologías de la Información y la
Comunicación (TIC) disponibles en la organización y el sistema de gestión
documental existente. Por su parte, en la etapa de inteligencia corresponde analizar
los resultados y tomar decisiones.
Figura 1
Etapas del proceso de vigilancia e inteligencia
Fuente: Elaboración propia basado en la NC 1308:2019 (Oficina Nacional de
Normalización, 2019).
Las dos primeras etapas del proceso de vigilancia e inteligencia
(identificación de las necesidades y búsqueda de la información) son vitales como
insumos a las etapas posteriores de puesta en valor de la información y toma de
decisiones. La recogida de información permite obtener la materia prima para dar
respuesta a las necesidades de conocimiento de la organización, identificadas
previamente, y que le permitirán tomar las decisiones más adecuadas (CEMITEC,
2007).
Otro aspecto a destacar es la necesidad de contar con soportes informáticos
en cada una de las etapas de la vigilancia con vistas a optimizar la gestión de la
información y mejorar su rendimiento. De esta forma, se distinguen los programas
para la búsqueda, el almacenamiento, el tratamiento, análisis y difusión de la
información (CEMITEC, 2007).
La Cámara de Comercio de España plantea que
La vigilancia estratégica, también entendida como Inteligencia
Competitiva, es una herramienta de innovación al alcance de
cualquier tipo de organización, que permite captar información del
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exterior, analizarla y convertirla en conocimiento para tomar
decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios. Para
que sea realmente efectiva, la vigilancia se debe realizar de manera
sistemática (captura, análisis, difusión y explotación de la
información), permitiendo a la organización estar alerta sobre las
innovaciones susceptibles de crear oportunidades o amenazas e
incrementar así su competitividad (Cámara de Comercio de España,
2023, pág. 1).
De igual forma, se concuerda con de Miguel y colaboradores (2020) cuando
plantean que “la inteligencia es una actividad crítica para la seguridad y la
competitividad de cualquier organización”. Los mismos autores plantean los motivos
por los cuales es importante la inteligencia estratégica, estos son:
incertidumbre del contexto mundial;
globalización;
necesidad de asegurar la resiliencia y la reputación de la organización;
generar la capacidad de anticiparse a las situaciones de crisis y mitigar sus
efectos;
proteger los activos frentes a riesgos y amenazas; y
obtener ventajas competitivas.
Según Porter
La labor fundamental del estratega es comprender y enfrentar la
competencia. Sin embargo, los ejecutivos suelen definir la competencia de
una forma demasiado estrecha, como si fuera algo que ocurriera sólo entre
los competidores directos actuales. No obstante, la competencia por las
utilidades va más allá de los rivales establecidos de un sector e incluye a
cuatro otras fuerzas competitivas: los clientes, los proveedores, los posibles
entrantes y los productos suplentes. Esta ampliación de la rivalidad que se
origina de la combinación de cinco fuerzas define la estructura de una
industria y moldea la naturaleza de la interacción competitiva dentro de ella
(Porter, 2017, pág. 31).
Siendo así, las organizaciones necesitan realizar diferentes tipos de
vigilancia (Tabla 1) para estar bien informadas y ser capaces de manejar la
información pertinente con el fin de responder prontamente y hasta anticiparse a
los cambios en el contexto, disminuir el riesgo en sus decisiones, debido a la
incertidumbre generada por la falta de información y lograr los resultados
planificados.
Tabla 1
Tipos de vigilancia estratégica
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Tipo Enfoque
Vigilancia
Competitiva
Obtiene la información acerca de los competidores actuales y/o
potenciales de la organización y de aquellos con productos
sustitutivos
Vigilancia
Comercial
Recaba los datos referentes a clientes y proveedores
Vigilancia
Tecnológica
Se ocupa de los avances científico-técnicos, las tecnologías
disponibles y las emergentes que sean capaces de intervenir en
nuevos productos, servicios o procesos de la organización, así
como en su cadena de valor.
Vigilancia
Externa
Busca información sobre aquellos hechos del entorno externo
que pueden condicionar el futuro de la organización, en áreas
como la economía, la cultura, la sociología, la política, el
medioambiente, las reglamentaciones, las leyes, entre otras.
Fuente: Elaboración propia.
Elementos organizacionales para la implantación del Sistema de Vigilancia
e Inteligencia
La norma NC 1308:2019 plantea que “la organización debe establecer,
implementar, mantener y mejorar continuamente un Sistema de Vigilancia e
Inteligencia, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones de acuerdo con los
requisitos de esta norma” (Oficina Nacional de Normalización, 2019, pág. 8). Para
ello, la organización deberá:
establecer los principales elementos organizativos del SVeI y sus
interrelaciones, mediante un mapa de procesos que permita su visualización;
asegurar los recursos necesarios para llevar a cabo la vigilancia y la
inteligencia;
establecer indicadores para el seguimiento, medición y análisis del proceso;
establecer la política y los objetivos de vigilancia e inteligencia compatibles
con la dirección estratégica;
lograr la integración de la vigilancia y la inteligencia en los procesos de
negocio de la organización.
Por tanto, la función organizativa encargada de la vigilancia e inteligencia
se centrará en los esfuerzos que conlleva su implementación, atendiendo a
cuestiones como: la política; el diseño de la estrategia, donde se precisan los
objetivos e indicadores del desempeño del propio SVeI los participantes definiendo
con claridad los diferentes roles y sus funciones; los medios y recursos necesarios;
y, en general, las cuestiones ligadas con la cultura organizacional enfocada en la
innovación y la mejora del desempeño.
Un SVeI, como el refrendado en la norma NC 1308:2019, les permite a las
organizaciones estar mejor preparadas para afrontar los riesgos y aprovechar las
oportunidades, innovar en nuevos procesos, productos y servicios y mejorar su
resiliencia a partir de tomar decisiones acertadas y oportunas y delinear políticas
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que impacten en la gestión y el desempeño organizacional, así como en los procesos
de innovación (Aguirre, 2015; Guagliano et al., 2023).
Palop y Vicente (1999) consideran que la vigilancia debe ser estructurada,
focalizada y sistemática. Para ello, debe basarse en una estructura en red
descentralizada, que garantice una adecuada difusión y explotación de la
información, así un seguimiento y evaluación de sus resultados. Por razones de costo
y tiempo, así como por la necesidad de lograr los objetivos estratégicos de la
organización, la vigilancia debe focalizarse en un conjunto de áreas de interés o
indicadores para apoyar la toma de decisión y la acción. Además, debe ser
organizada como un sistema dinámico con el objetivo de realizar un seguimiento y
explotación sistemáticos de la evolución de los indicadores elegidos, constituyendo
que permita asegurar su calidad.
En las fuentes consultadas se observa que, por lo general, existen dos formas
de estructurar la vigilancia e inteligencia en una organización: centralizada o
descentralizada. En el primer caso, el proceso se centra en una unidad organizativa
interna dedicada a atender el sistema de vigilancia e inteligencia.
Según Hidalgo Nuchera (1998), la práctica de centralizar la vigilancia en un
departamento especializado, no es recomendable, ya que puede derivar en una
fuerte burocracia que rigidice el sistema. Por su parte de Miguel et al. (2020)
consideran que organizar un departamento de inteligencia, es algo que solamente
las empresas de mayores dimensiones suelen asumir, por el mayor coste económico
que supone. Siendo así, se considera preferible una organización de la vigilancia con
un enfoque descentralizado, con la participación de todos los niveles, para lo cual
es fundamental que el personal se encuentre integrado al proceso y motivado
(Hidalgo Nuchera, 1998). En el modelo descentralizado la función de inteligencia se
incorpora a los procesos internos de las organizaciones.
Una organización de la vigilancia de tipo descentralizada fue empleada en el
grupo francés Elf-Atochem, donde se estructuró en tres niveles: observación, análisis
y decisión. Cada nivel está formado por una red de personas que desempeñan
diferentes cargos en la organización y que se reúnen de forma periódica. lo que
Palop y Vicente (1999) denominan la cadena de transformación de la vigilancia. La
observación se trata de atender los aspectos identificados como relevantes para el
negocio de la organización, para buscar información sobre ellos, captarla y más tarde
difundirla. Una vez obtenida esta información clave, esta es tratada en el análisis
para poder llegar a unas conclusiones concretas y proponer las acciones. Ya
obtenida, validada la información y realizadas las propuestas de acciones, se toman
las decisiones, que es el objeto del tercer nivel.
Es opinión de los autores de este trabajo que tanto el modelo
descentralizado como el centralizado son válidos, dependiendo del alcance, el
volumen y la actividad que realice la organización. La organización de la vigilancia
de manera centralizada en es empleada, sobre todo en Observatorios, en Centros de
Investigación y Universidades, donde las actividades de investigación, desarrollo e
innovación (I+D+i) están consolidadas.
Basado en la cadena de transformación de la vigilancia en el modelo
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descentralizado, que involucra a todo el personal de la organización, y considerando
los roles que establece la norma NC 1308:2019 para el SVeI, se definen los siguientes:
Observador: La función de observar la realiza una red de observadores
diseminados en todas las áreas de la organización. En correspondencia cada área de
interés deberá contar con su red de observadores. Son quienes realizan la búsqueda
de la información.
Experto (analista): La función de analizar es realizada por una red de
expertos, cuyo rol lo define la NC 1308:2019 como la “persona que se encarga de
revisar, validar y compartir la información que se recibe” (Oficina Nacional de
Normalización, 2019, pág. 10) de los observadores. El experto añade valor a la
información basado en su conocimiento sobre la temática.
Lector o Consumidor: “destinatario de la información distribuida por los
analistas, que la utiliza en la toma de decisiones a nivel operativo o estratégico,
proporcionando también información de retorno a los analistas (sobre su pertinencia,
relevancia, formato, etc.)” (Oficina Nacional de Normalización, 2019, pág. 10).
Entre los consumidores también están los decisores de la organización.
Administrador: Persona que gestiona las herramientas informáticas que dan
soporte al proceso vigilancia e inteligencia. Normalmente, este rol no pertenece
exclusivamente al SVeI, pero tiene influencia sobre el mismo.
Coordinador o Dinamizador: Se encarga del correcto funcionamiento y
aseguramiento del SVeI, coordinando las tareas de los diferentes participantes. Es la
persona que centra esta actividad y le presenta los productos de vigilancia y las
propuestas de acción a la alta dirección. Es fundamental que el animador esté
cercano a los decisores, de forma que lo implique.
Para organizar la red de observadores se deberá vincular los cuatro tipos de
vigilancia con las áreas y/o unidades organizativas. Cada área dispondrá de varios
observadores encargados de la búsqueda, captación y difusión de la información.
Así, cada persona de la organización estará implicada en el SVeI, convirtiéndose en
un eslabón de la cadena de información. Además, se considera también la
participación de los colaboradores esenciales, como son: clientes, proveedores,
subcontratistas, entre otros.
Propuesta para la implantación del SVeI en organizaciones cubanas
La identificación de las necesidades de la organización permite orientar la
recogida y tratamiento de la información. Estos temas de interés estratégico son los
llamados factores críticos de vigilancia (FCV) (CEMITEC, 2007). La Tabla 2 relaciona
las posibles áreas de interés, los procesos, las unidades organizativas y los FCV de
una organización cubana típica modelada.
Una vez identificadas las áreas de interés y los FCV, el SVeI se estructurará
en tres niveles organizativos:
Nivel Básico: Formado por la red de observadores con presencia en todas las
áreas de interés. Son los encargados de realizar la búsqueda y tratamiento
de la información.
Nivel de Análisis: Formado por el grupo de al menos 10 expertos, uno por
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cada FCV. El nivel de análisis se complementa con el funcionamiento del
Consejo Técnico Asesor, órgano consultivo de la alta dirección para temas
de innovación donde se analizan los productos de vigilancia y se proponen
las decisiones pertinentes.
Nivel Decisor: La alta dirección de la organización. El coordinador le
presenta a la aprobación del decisor los productos de vigilancia y las
propuestas de decisiones.
Tabla 2
Áreas de interés y factores críticos de vigilancia (FCV)
Tipo de
Vigilancia
Unidad
Organizativa
FCV
Vigilancia
Comercial
Departamento
Comercial
Clientes
Proveedores
Vigilancia
Tecnológica
Dirección de I+D+i e
Inversiones
Tecnologías actuales y
emergentes, aplicadas a
al negocio de la
organización
Vigilancia
Competitiva
Departamento
Comercial
Competidores (actuales y
potenciales)
Nuevas oportunidades de
negocios
Vigilancia
del entorno
Dirección Jurídica
Legislación
Dirección Técnica, de
Calidad y Medio
Ambiente
Normativas
Dirección de Economía
Financiero
Fuente: Elaboración propia.
Las necesidades de información las determinará la alta dirección, asesorada
por el Consejo Técnico, a partir de los FCV y los objetivos estratégicos. No obstante,
cada área de la empresa podrá identificar sus necesidades de información, las que
deberán estar directamente vinculadas a los FCV. Las necesidades de información
serán llevadas a consulta en el Consejo Técnico Asesor.
Como Administrador se designará un especialista del Departamento de
Informática, el cual además de sus funciones atenderá las herramientas y sistemas
informáticos del SVeI. Como Coordinador se designará el Director Adjunto o el
Subdirector, según el tipo de organización, el cual es miembro del Consejo de
Dirección y está subordinado directamente al Director General. En la Figura 2 se
muestra el esquema de la estructura propuesta para el SVeI con los diferentes roles.
Figura 2
Esquema de la estructura organizacional del SVeI
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Fuente: Elaboración propia.
El Plan de Implementación está estructurado en tres etapas: Etapa de
Conceptualización; Etapa Demostrativa y Etapa Aplicativa, cada una de ellas con las
actividades a realizar. La Etapa de Conceptualización requiere el análisis e
incorporación en el saber organizacional de los referentes teóricos fundamentales
del SVeI, tal como fueron expresados en el segundo acápite. La Etapa Demostrativa
considera el hecho de que la implementación un nuevo sistema en una organización
debe pasar por un período inicial de demostración, con el objetivo de probar, valorar
y convencer de su utilidad a partir de un proyecto de vigilancia específico.
Posteriormente, se pasa a la Etapa Aplicativa, donde se realiza la aplicación y
apropiación de las nuevas prácticas en las rutinas de la organización (ERICA, 2012).
Las Figuras 3 y 4 presentan las fases y actividades de las Etapas Demostrativa y
Aplicativa del Plan de Implantación del Sistema de Vigilancia e Inteligencia en las
organizaciones cubanas.
Figura 3
Fases y actividades de la etapa demostrativa del Plan de Implantación del Sistema
de Vigilancia e Inteligencia
Fuente: Elaboración propia a partir de ERICA (2012).
Cada organización, en correspondencia con sus características, deberá
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establecer los recursos necesarios y la duración de cada una de las actividades, para
lo cual puede considerarse la elaboración de un Diagrama de Gantt en Microsoft
Project para tener una mejor imagen visual de la duración y solapamiento de las
actividades, poder actualizarlo ante cualquier desviación y darle seguimiento.
Entre los recursos necesarios en las Etapas Demostrativa y Aplicativa están:
un local de trabajo adecuado con infraestructura de TIC y herramientas de
Ofimática, así como los documentos del Planeamiento Estratégico y del Banco de
Problemas de la organización y los soportes bibliográficos que fueron empleados para
analizar el estado del arte respecto a los SVeI, como fuente de conocimiento y
material para la capacitación del equipo.
Figura 4
Actividades de la etapa aplicativa del Plan de Implantación del Sistema de Vigilancia
e Inteligencia
Fuente: Elaboración propia a partir de ERICA (2012).
Se pretende con esta propuesta evadir los errores típicos en que se incurre
a la hora de implantar un SVeI, identificados en Guía Práctica de Vigilancia
Estratégica del CEMITEC (2007). Estos errores son los siguientes:
Falsa sensación de no necesitar un SVeI por conocer muy bien el contexto de
la organización.
Centrarse solo en la vigilancia externa sin valorar la información y el
conocimiento interno de la organización.
Hiperbolizar la utilización de herramientas informáticas sin analizar
suficientemente las fuentes de información necesarias y pertinentes a la
búsqueda en cuestión.
No garantizar la organización, no dedicar el tiempo necesario, ni asignar los
roles para el SVeI.
No incorporar la vigilancia en las funciones de cada puesto de trabajo ni en
los procesos de la organización.
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No establecer indicadores para evaluar el desempeño del SVeI.
Solo realizar la recogida de información (vigilancia pasiva), sin pasar a la
puesta en valor y la toma de decisiones.
Es necesario hacer el seguimiento y medir la eficacia del SVeI por “su
capacidad en influir sobre las decisiones de gestión, poner en entredicho ideas
preconcebidas, apoyar los análisis, etc.” (CEMITEC, 2007, pág. 44).
Conclusiones
La NC 1308:2019 proporciona información para establecer el proceso de
Vigilancia e Inteligencia en una organización y un sistema para gestionar de forma
efectiva estas actividades. La tarea de implantar tal sistema en una organización
conlleva planificar y realizar una serie de actividades organizadas dirigidas a
establecer un sistema armónico que funcione en la práctica y aproveche la
infraestructura y recursos disponibles en la propia empresa. Los elementos
conceptuales básicos relacionados con el proceso de vigilancia e inteligencia están
relacionados con los tipos de vigilancia (competitiva, comercial, tecnológica, del
entorno externo), las áreas de interés y los factores críticos de vigilancia específicos
para cada organización.
El trabajo propone una estructura descentralizada para el Sistema de
Vigilancia e Inteligencia, aprovechando las estructuras propias de cada organización,
con vistas a no estresar innecesariamente la cultura y los recursos existentes. Se
establece un Plan de Implantación del Sistema de Vigilancia e Inteligencia en tres
etapas: conceptual, demostrativa y aplicativa, el cual contempla las actividades
generales y los responsables para llevar a cabo cada actividad. Con la propuesta
realizada se pretende contribuir a que las organizaciones cubanas no incurran en los
errores identificados en relación a la implantación de un Sistema de Vigilancia e
Inteligencia.
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| Roilán Pascual Rodríguez González | Karen Pupo Méndez |
Rosa Mayelín Guerra Bretaña
|
Sobre el autor principal
Roilán Pascual Rodríguez González
: Master Executivo en Gestión de las TIC por la
Fundación EOI América de Madrid en diciembre de 2002 y dos diplomados: en
Logística en 2009 y en Dirección y Gestión Empresarial en 2016. Graduado de
Ingeniería Elec
trónica en la Universidad Tecnológica de La Habana en 1987. Participó
en el Seminario Internacional “Experiencia China en Zonas Económicas Especiales”
en Tianjin –
China en 2017. Posee experiencia en Dirección de Proyectos de
inversiones por más de 10 años
. Actualmente es Consultor de la empresa de Gestión
del Conocimiento y las Tecnologías (GECYT).
Declaración de responsabilidad autoral
Roilán Pascual Rodríguez González
1:
Conceptualización, Curación de datos,
Análisis formal, Investigación, Metodología, Recursos, Software, Supervisión,
Validación/Verificación, Visualización, Redacción/borrador original y Redacción,
revisión y edición
.
Karen Pupo Méndez
2: Metodología, Recursos, Software, Supervisión,
Validación/Verificación, Vi
sualización, Redacción/borrador original y Redacción,
revisión y edición
.
Rosa Mayelín Guerra Bretaña
3: Metodología, Recursos, Software, Supervisión,
Validación/Verificación, Visualización, Redacción/borrador original y Redacción
.
Financiación:
Esta investigación se llevó a cabo mediante recursos propios
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