PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS

AUDIT PROGRAM FOR THE EVALUATION OF INVENTORY MANAGEMENT

Autora: Claudia Milena Novo Betancourt

Institución: Universidad de Ciego de Ávila Máximo Gómez Báez, Cuba

Correo electrónico: claudian@unica.cu

Novo, C.M. Programa de auditoría para la evaluación de la gestión … Pág. 1-14 Recibido: 13/07/2021 Aceptado: 20/11/2021 Publicado: 15/01/2022

Universidad & Ciencia Vol. 11, No. 1, enero-abril (2022) ISSN: 2227-2690 RNPS: 2450 http://revistas.unica.cu/uciencia

RESUMEN

En la cultura administrativa moderna la evaluación integral constituye sin lugar a dudas un enfoque novedoso consistente en la implantación, utilización y desarrollo de métodos y técnicas que permitan reflejar de forma objetiva el nivel real de la administración y la situación de la empresa. En consideración a lo expuesto el presente trabajo tiene como objetivo: implementar un programa de auditoría, mediante la aplicación de procedimientos de auditoría de gestión que permita determinar el grado de aplicación y cumplimiento de los controles operacionales existentes en la operación de inventarios. Al aplicar el programa diseñado se puede conocer dentro de la entidad las debilidades e insuficiencias que perturban su gestión de inventarios y a su vez formular una serie de recomendaciones enfocadas a minimizar o eliminar los impactos que de ellas se deriven. El programa diseñado constituye una valiosa herramienta a utilizar en el empeño por asumir un mejor control sobre los inventarios.

Palabras clave: Auditoría de gestión; Control interno; Inventario; Programa de auditoria; Razones financieras.
ABSTRACT

In modern administrative culture, comprehensive evaluation undoubtedly constitutes a novel approach consisting of the implementation, use, and development of methods and techniques that allow an objective reflection of the real level of administration and the situation of the company. In consideration of the foregoing, the present work aims to: implement an audit program, by applying management audit procedures that allow determining the degree of application and compliance with existing operational controls in the operation of inventories. When applying the designed program, it is possible to know within the entity the weaknesses and insufficiencies that disturb its inventory management and, in turn, formulate a series of recommendations focused on minimizing or eliminating the impacts derived from them. The designed program constitutes a valuable tool to be used in the effort to assume better control over inventories.

Keywords: Audit program; Financial reasons; Internal control; Inventory; Management audit.

INTRODUCCIÓN

Los problemas que impone la crisis financiera mundial en diferentes regiones del planeta, han imposibilitado el desarrollo de naciones desfavorecidas mediante la construcción de modelos económicos lo que obliga a un país a adoptar premisas para amortiguar los tiempos que se avecinan en la búsqueda de alternativas que posibiliten la producción y desarrollo de los principales indicadores económicos mediante el ahorro de los recursos materiales disponibles, por ello, Cuba atraviesa por la difícil tarea de incorporarse a una economía cada vez más globalizada, lo que supone una adaptación a los cambios imperantes del mercado y la consecuencia con los Lineamientos Económicos del Partido.

A su vez las entidades económicas reconocen que tienen que dar a los usuarios de sus estados financieros la seguridad de que la información contable se encuentra libre de desviaciones y ha sido presentada de un modo objetivo, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Esta seguridad solo la puede dar las personas que sean competentes para revisar la información, libres de prejuicios e independientes de quienes la preparan. Esta revisión se le conoce generalmente como Auditoría, y a quienes la realizan se les llama Auditores.

El trabajo de auditoría es verificar el cumplimiento de la legislación económica financiera promulgada por el estado ya que contribuye al mejoramiento del control financiero en las entidades auditadas, señalándoles sus errores y deficiencias, brindándoles el debido asesoramiento y ofreciéndoles las recomendaciones que procedan para su erradicación. (Lorenzo Martín, 2009, p.3)

La auditoría previene, el examen de los procedimientos administrativos en uso en las instituciones, las violaciones de la disciplina financiera y organizacional que se pueden cometer contribuyendo con ello al mejoramiento de la entidad económica. De manera más específica y analizándolo desde otro punto de vista se plantea que la auditoría de gestión consiste en el examen y evaluación que se realiza en una entidad, para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas. (Traba, 2002, p.7)

Resulta muy importante comprender con claridad el concepto y alcance de los términos economía, eficiencia y eficacia y cómo se expresan con relación al capital humano, recursos financieros y materiales de que dispone una entidad, pues sólo así el auditor estará en condiciones de preparar un programa encaminado a medir su comportamiento y a valorar su interrelación.

Según la autora (Novo, 2016, p.24) “los inventarios constituyen el principal activo circulante de una empresa, y es la base sobre la que se soportan las operaciones”.

Una empresa manufacturera compra inventarios de materia prima y materiales, a los que agrega mano de obra directa y costos indirectos de fabricación para convertirlos en productos terminados, los que venden aplicándole un margen comercial para cubrir los gastos de operación y obtener utilidades.

Las empresas suelen además utilizar otros inventarios que apoyan sus operaciones como son: inventarios de útiles y herramientas, inventarios de materiales de oficina, entre otros.

El principal gasto de inventario es el costo de los artículos vendidos, representando este el gasto mayor de la empresa, en comparación con todos los demás gastos combinados.

“Las empresas suelen utilizar dos sistemas de inventarios para registrar estos activos. Ellos son: el sistema de inventario continuo o perpetuo y el físico o periódico”. (Polimeni, 2016, p.56).

Para costear los inventarios son utilizados varios métodos, en dependencia de las características de los mismos, así como de los intereses del negocio, entre ellos está UEPS (último en entrar, primero en salir), según encuestas realizadas en EUA, este es el método mayormente utilizado, el otro método es el PESP (Primera entrar, primera en salir), costo promedio ponderado y costo unitario específico. (Polimeni, 2016, p.58).

“En ocasiones las empresas necesitan estimar sus niveles de inventarios y utilizan para ello dos procedimientos: el método de margen bruto o utilidad bruta y el método de las ventas al detalle”. (Polimeni, 2016, p.60).

Tanto las empresas manufactureras como comercializadoras deben rotar sus inventarios tantas veces como sea posible para agenciarse en cada rotación la carga de utilidad que ellos significan, cuidando siempre que los altos niveles de rotación no provoquen agotamiento de existencias que puedan provocar interrupciones de los procesos productivos con los consiguientes costos de cierre de planta. (Polimeni, 2016, p.65).

Por la importancia que tiene la auditoría de gestión en el desarrollo organizacional la presente investigación abarcará las cuestiones relacionadas con la auditoría de la operación de inventario en la UEB Sucursal CIMEX de Ciego de Ávila, además de aportar una herramienta ya que carecen de una para monitorear esta actividad. Se hace un análisis de su gestión de inventario para comprobar si ésta es eficiente, económica y eficaz.

Para garantizar un mejor desarrollo se partió del siguiente objetivo general:

Implementar un programa mediante la aplicación de procedimientos de auditoría de gestión para la determinación del grado de aplicación y cumplimiento de los controles operacionales existentes en la actividad de inventario en la UEB Sucursal CIMEX de Ciego de Ávila.

MATERIALES Y MÉTODOS

En la realización de esta investigación se utilizaron los siguientes métodos:

Métodos teóricos:

Ø Histórico - lógico: se empleó para conocer la evolución de la auditoría en el marco referencial del cuerpo del trabajo.

Ø Lógico - abstracto: se utilizó para el análisis y profundización de la información obtenida tanto de la literatura citada, como de la experiencia de especialistas consultados en la materia.

Ø Inductivo – deductivo: permitió llegar a conclusiones a partir del objetivo propuesto.

Métodos empíricos:

Ø Observación y análisis documental: se empleó para constatar el funcionamiento del proceso de los inventarios en la UEB Sucursal CIMEX de Ciego de Ávila.

RESULTADOS Y DISCUSIÓN

El aspecto más importante del proceso de planificación o planeamiento de una auditoría es diseñar el programa a utilizar. (Alatrista, 2016, p.15).

Un programa de auditoría es la documentación que recoge la información relacionada con la planificación de diferentes auditorías en un periodo de tiempo determinado. Junto a esto, también incluirá los detalles de cada una de ellas, como son el tipo, departamentos involucrados u objetivos de las mismas. (Ludeña, 2021, p.10).

El programa de auditoría es el documento de dirección y control de una auditoría que contiene debidamente ordenado y clasificado el conjunto de procedimientos que han sido planificados para cumplimentar sus objetivos. (Rodríguez, 2019, p.5)

A continuación, se enuncian los objetivos precisos a cumplimentar en este programa:

Objetivos:

1. Evaluar el grado de aplicación y cumplimiento de las disposiciones y normas establecidas que rigen la operación de inventarios, así como la coordinación eficiente de los elementos materiales, técnicos y humanos que integran la administración de estos recursos.

2. Comprobar el cumplimiento de la legislación vigente en lo referido a los inventarios.

Los procedimientos para ejecutar esta auditoría son: (Auditool, 2016, p.15)

Procedimientos

1. Examinar los manuales de sistemas y procedimientos y verificar su actualización y cumplimiento.

2. Revisar los diversos registros, archivos y formas existentes, para comprobar su funcionalidad.

3. Evaluar la forma, oportunidad, grado de detalle, periodicidad, destino y utilidad de los informes que se elaboran, relacionados con la actividad de inventarios.

4. Verificar que se realiza la recepción de los productos como se encuentra establecido y la documentación se encuentre debidamente firmada por los responsables.

5. Verificar que los vales de salida se realizan como está establecido, debidamente firmados y los importes sean los que registra el programa contable (Versat Sarasola).

6. Comprobar que se realizan los conteos físicos del 10 % de cada almacén mensualmente, además del 100 % trimestral.

7. Verificar que se encuentra el listado de los movimientos de productos diarios en cada almacén.

8. Investigar los procedimientos presupuestarios existentes, para comparar resultados reales y detectar oportunamente las posibles desviaciones.

9. Analizar los diferentes sistemas de costos y métodos de valuación de inventarios.

10. Revisar las cargas de trabajo de cada actividad y determinar exceso o necesidad de recursos humanos.

11. Determinar los costos administrativos del manejo y control de inventarios y evaluar su razonabilidad.

12. Investigar las técnicas de almacenaje y funcionalidad del mismo.

13. Comprobar lo adecuado de las medidas de seguridad, para evitar malos manejos de existencias y posibles siniestros.

14. Determinar la suficiencia de coberturas de seguros que protejan a los inventarios en casos siniestros. Estudiar endosos y reclamaciones.

15. Identificar excesos o necesidad de espacio para almacenaje, movimiento y distribución de mercancía.

16. Calcular las siguientes razones financieras: (Castro, 2021, p.3).

Es medidor de economía, expresa las veces que se mueven los inventarios almacenados en la entidad en un período. Cuanto mayor sea la rotación de los inventarios mejor serán los resultados.

Es medidor de eficacia, representa el promedio en días que un artículo permanece en el inventario de la entidad. Este mientras menor se es mejor para la entidad.

En el período comprendido del 15 de noviembre al 20 de diciembre del 2020 se realizó una auditoría de gestión a las operaciones de inventarios de la UEB Sucursal CIMEX de Ciego de Ávila con el propósito de analizar el grado de economía y eficacia de esta área funcional, detectándose las siguientes deficiencias:

Ø Se revisaron los informes de recepción y vales de salida correspondientes al período de la auditoría y se verificó que tres informes de recepción no estaban debidamente firmados al igual que dos vales de salida que se encontraban incompletos.

Ø Se verificó que los vales de salida coincidan en importe con los que registra el programa contable Versat, existiendo dos vales con diferencia con relación al programa en el período auditable.

Ø No se cuenta con equipos de pesaje ni medición necesarios para establecer un control más específico de los productos que entran al almacén.

Ø No se utiliza el modelo de solicitud de materiales con el objetivo de la confección de los vales de salida que justifican el consumo de materiales.

Ø Se comprobó que los inventarios se encuentran almacenados en locales que ofrecen garantías e integridad física de los recursos contra deterioro, pérdidas y protección.

Ø Es adecuada la revisión, recepción y entrega de los inventarios almacenados, ya que está establecido un sistema de inspección y revisión de las mercancías recibidas; se realiza el informe de recepción, sobre la base de las cantidades físicamente recibidas, revisando las fechas de vencimiento y la calidad de cada mercancía; las existencias se controlan a través de la tarjeta de estiba, las que aparecen en el caso de los almacenes debajo de cada producto o en un lugar cercano, donde sea más factible su cuidado y manipulación.

Ø Existe el plan de chequeo periódico del 10 por ciento mensual de los medios almacenados para el año 2020. En revisión efectuada se verificó que se cumplió la programación de los mismos de acuerdo al plan elaborado para el trimestre.

Ø Se encuentran en los almacenes la relación con nombres, apellidos y firma de los funcionarios autorizados a solicitar las mercancías.

Ø Se verificó el cuadre entre las cuentas de inventarios, los submayores y el mayor, así como las operaciones contables se encuentran actualizadas al cierre del período objeto de evaluación.

Ø Los almacenes en la sucursal tienen las condiciones de seguridad requerida para la protección y conservación de los recursos, así como los dispositivos de alarma contra incendios e intrusos.

Ø Los trabajadores que tienen bajo su custodia recursos materiales cuentan con las actas de responsabilidad material firmada por el cuidado de los recursos, los que responden materialmente por la pérdida, daño o extravío, mostrando en ellas el valor del inventario promedio, no obstante, se detectó que existen 5 actas de responsabilidad material confeccionadas incorrectamente de 21 verificadas para el 24 % del total.

Tabla 1. Cálculo de la rotación del inventario.

Concepto	III trimestre 2019	III trimestre 2020	Evaluación
Costo de Venta	101321.12	105475.00	Favorable
Inventario	28381.26	27669.00
Rotación de Inventario	3.57 veces	3.81 veces

Tabla 2. Cálculo del ciclo de rotación del inventario.

Concepto	III trimestre 2019	III trimestre 2020	Evaluación
	360	360	Favorable
Rotación de inventario	3.57	3.81
Ciclo de rotación del inventario	101 días	94 días

De forma general se puede decir que una vez comparados los resultados obtenidos con los parámetros establecidos se comprobó que la empresa objeto de investigación presenta una buena política en cuanto a la administración de su inventario pues este rotó aproximadamente 3.57 veces en el tercer trimestre del año 2019 con un ciclo promedio de vida de 101 días.

En el tercer trimestre del año 2020 el inventario se comporta de manera similar incrementándose la rotación en 3.81 veces, con un ciclo promedio de vida de 94 días. Estos resultados evidencian un aumento del nivel de producción y la mejoría que ha alcanzado la entidad en cuanto a la gestión de sus inventarios.

El análisis de los indicadores del tercer trimestre del año 2020 con relación al mismo periodo del año anterior es evaluado de satisfactorio ya que se evidenció que la entidad en el período analizado alcanzó niveles de economía y eficacia.

Este tema de la gestión de los inventarios se torna indispensable, ya que nos posibilita comparar estos resultados con otros, como por ejemplo los obtenidos por la autora (Guzmán, 2018, p.7) que nos arroja que, una técnica que se pudiese utilizar para este tema es la evaluación del control interno del inventario, la que permitiría calcular las razones financieras de liquidez, permitiendo así un análisis más general de las mismas, y además un cuestionario de control interno en cuanto a los inventarios como se presenta a continuación:

Ø Razón circulante (liquidez general o índice de solvencia) = (Activo circulante / Pasivo circulante).

Expresa la capacidad que tiene la UEB para cubrir sus deudas a corto plazo con sus activos circulantes. Su parámetro teórico es de $2.00. Es decir que por cada peso que los acreedores a corto plazo hayan invertido debe existir por lo menos 2 pesos de activo circulante para cubrir cada $1.00 de deuda a corto plazo.

Ø Prueba Ácida (liquidez inmediata) = (Activo circulante- Inventarios / Pasivo circulante).

Expresa la capacidad que tiene la UEB para cubrir sus deudas a corto plazo con sus activos más líquidos. Refleja la extrema solvencia del negocio demostrando en qué condiciones pueden ser liquidada sus deudas corrientes con solo partidas estrictamente liquidas. Su parámetro teórico es de $1.00. Es decir que debe existir al menos $1.00 de activo circulante por cada peso de deuda a corto plazo.

Ø Razón de Tesorería = (Efectivo / Pasivo circulante).

Expresa la capacidad que tiene la UEB para cubrir sus deudas a corto plazo con los activos más líquidos. Su parámetro teórico es de 0.10 a 0.20 pesos.

Tabla3. Cuestionario de control interno.

Ciclo: Inventarios
Revisión del Control Interno	Si	No	NP
Está elaborado el plan de chequeo periódico rotativo obligatorio de los medios almacenados.
La responsabilidad material está delimitada y actualizada mediante acta, individual o colectiva, por área de almacenamiento
Se efectúan los conteos periódicos del 10 %, sistemática y mensualmente según el plan elaborado
De arrojar diferencias frecuentes se realiza un inventario total
En caso de detectarse faltantes o perdidas se elaboran los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente.
Se aplica la Responsabilidad Material, en los casos que proceda,
Existe un control eficaz de los útiles y herramientas en uso Los listados se encuentran actualizados
Cada responsable de área o funcionario tiene firmada el Acta de Responsabilidad Material de los útiles bajo su custodia
Por los útiles mandados a reparar se emite algún documento firmado por personal facultado.
Los útiles y herramientas se chequean física y sistemáticamente
En caso de existir útiles de propiedad personal, comprobar si están autorizados por algún documento.
El personal del almacén no tiene acceso a los registros contables ni a los submayores de Control de inventario
Efectúe la prueba física de los medios de rotación, mediante muestra representativa de la cantidad de renglones y el valor de los mismos,
No cuentan con productos de lento movimiento. En caso negativo ver causas de la inmovilización.
Se encuentran debidamente controlados e identificados el vencimiento de los productos perecederos.
Revise que las estibas estén completas, así como el contenido de las cajas y bultos, etc.
Los inventarios ociosos por exceso o por desuso, se controlan separadamente del resto de los productos.
Coinciden las cantidades contadas con las que muestran los submayores de inventario habilitados.
Se controlan las existencias de los productos en el almacén a través de tarjetas de estiba.
Las anotaciones en ellas se efectúan inmediatamente después de haberse realizado cada movimiento
Se firman las tarjetas cuando se efectúan las anotaciones de entrada y salida de los productos.
Se consigna el código del producto, y se cancelan los espacios en blanco.
Los almacenes tienen la protección debida contra incendios, robo y lluvia, y se encuentran limpios y ordenados
Las llaves del almacén están en poder únicamente del personal facultado para ello y bajo las condiciones de seguridad previstas.
De existir productos situados a la intemperie, están debidamente protegidos por cerca o muros, lonas u otro material que los preserve.
Se encuentra actualizado el nivel de acceso al almacén y éste se cumple
El almacén cuenta con instrumentos o útiles de medición y equipos de pesaje y éstos se encuentran en buen estado. Están debidamente certificados.
Los estantes y casilleros están identificados de manera que facilite la localización de los productos.
Están debidamente ordenadas y clasificadas las existencias, de modo que sea fácil su localización.
Se mantienen los productos inflamables en áreas apropiadas y alejados del almacén.
Está definido y actualizado por escrito los funcionarios autorizados para firmar los documentos que amparan las solicitudes y entregas de productos de los almacenes y se cumple.
Verifique que el almacén cuenta con documento escrito con los cargos, nombres y firmas de esos funcionarios
En caso de sustitución del jefe del almacén se realiza inventario al cese de sus funciones, para delimitar la responsabilidad material.
Todos los productos que se reciben en el almacén se cuentan, miden o pesan, según corresponda
El informe de recepción es firmado por la persona que físicamente recibe los productos. Se cumplimentan todos los datos que correspondan.
En caso de averías, deterioro o mostrar señales de haber sido abiertos los bultos, se cuenta y levanta acta con la firma del transportista.

CONCLUSIONES

Al llegar al final de esta investigación se arriba a las siguientes conclusiones:

Ø La auditoría de gestión cobra plena vigencia en las condiciones actuales, evaluando el grado de economía, eficacia y eficiencia con que operan las entidades para alcanzar resultados satisfactorios en el desempeño económico que enfrenta el país por el logro de una economía eficiente en todos los sentidos.

Ø La UEB Sucursal CIMEX de Ciego de Ávila carece de un programa que le permita evaluar la gestión de sus inventarios, la misma nunca ha sido objeto de estudio de una auditoría de gestión que le permita comprobar si ésta es eficiente, económica y eficaz.

Ø La implementación del programa diseñado permitió sistematizar el control interno en el área de inventario, es decir, en las operaciones de recepciones y salidas, las cuales son el eje principal de la actividad, determinándose que la entidad alcanzó niveles de economía y eficacia en la comparación de los períodos analizados.

Ø El programa diseñado constituye un valioso instrumento, para garantizar el incremento del autocontrol en los inventarios y dotar a los auditores internos de la entidad de una herramienta de gran efectividad que le posibilite evaluar, incrementar y perfeccionar el sistema de control interno en la actividad.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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TRABA, Elvira Armada. (2002). Folleto de Trabajo: Auditoria de Gestión. Universidad de la Habana. 2002.

Anexos

1. Datos de uso obligatorio de los inventarios. (Resolución nro. 11-2007 del MFP.)

Nº	Nro. Consecutivo Modelo	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
1
2
3
4
5

No	LEYENDA
1	Fecha de emisión del modelo.
2	Nombre, dirección, código del proveedor, número de la cuenta y de la sucursal bancaria en que ésta se opera y su Número de Identificación Tributaria (NIT).
3	Nombre, dirección y código del comprador y número de la cuenta y de la sucursal bancaria en que éste opera.
4	Espacio para especificar las operaciones por la que se emite: corrientes, inversiones, reparaciones corrientes o generales, activos fijos tangibles, etc.
5	Datos del transportista: nombre, carné de identidad, chapa del vehículo, Carta de Porte número, casilla del ferrocarril.
6	Código, descripción, unidad de medida, cantidad, precio unitario total, importe y saldo en existencia según almacén de cada producto
7	Total de la Factura.
8	Nombre y firma de la persona que entrega los productos y fecha de la entrega.
9	Nombre y firma de la persona que recibe los productos y fecha de la recepción.
10	Nombre y firma del transportador y fecha de su recepción.
11	Firma de la persona que contabiliza la Factura y la anota en el control de Inventario.
12	Número consecutivo del modelo.
NOTA: Marcar X si Faltan datos de uso obligatorio (según corresponda). OBJETIVO:  Formalizar las ventas de productos y prestaciones de servicios que se efectúen, así como las entregas de productos en consignación o en depósito, que no son sujetas de la Factura Comercial.  Se utiliza, además, para formalizar las ventas de activos fijos tangibles y de productos para efectuar devoluciones.