Mejoras al sistema de control interno en la unidad de aseguramiento municipal de Cacocum

Improvements to the internal control system in the Cacocum municipal insurance unit

Orlando Figueredo Maldonado1

https://orcid.org/0009-0002-8845-4885

Leider Inocencio Saraiba Núñez2

https://orcid.org/0000-0002-9267-4082

Leudi Orlando Vega de la Cruz3

https://orcid.org/0000-0001-7758-2561

1Universidad de Holguín, Departamento de Auditoría Holguín, Cuba

2Universidad de Holguín, Centro de Estudios energéticos, Holguín, Cuba

3Universidad de Holguín, Departamento de Ingeniería Industrial, Holguín, Cuba

orlandof@uho.edu.cu    lsaraiban@uho.edu.cu

leovega@uho.edu.cu

Cite este artículo como:

Figueredo Maldonado, O., Saraiba Núñez, L.I. y Vega de la Cruz, L.O. (2025). Mejoras al sistema de control interno en la unidad de aseguramiento municipal de Cacocum. Universidad & ciencia, 14(2), e8945.

URL: https://revistas.unica.cu/index.php/uciencia/article/view/8945

DOI: https://doi.org/10.5281/zenodo.16728683

Resumen

Introducción: El control interno es una herramienta clave para optimizar la gestión organizacional, garantizando eficiencia, transparencia y mejora continua en los procesos institucionales de la Unidad de Aseguramiento y Apoyo de Cacocum, Holguín, Cuba. Objetivo: Analizar mejoras al sistema de control interno, adaptadas según la implementación parcial al contexto organizacional de la entidad, para fortalecer la calidad de los servicios. Métodos: Se empleó una metodología mixta, combinando entrevistas estructuradas a directivos, encuestas al personal técnico, análisis documental de informes y normativas, y triangulación de datos, con base en el modelo COSO III y directrices institucionales. Resultados: los resultados del diagnóstico identificaron debilidades críticas en la planificación, supervisión y retroalimentación, con un 72 % del personal evaluando el sistema como formalmente estructurado pero inefectivo; la propuesta de mejora incluyó rediseño de procedimientos, sistematización de controles preventivos y capacitación trimestral, logrando un aumento del 35 % en la adherencia a cronogramas de auditoría y una reducción del 40 % en errores procedimentales durante su implementación parcial en 2025. Conclusión: Se concluye que la optimización del control interno no solo reduce riesgos institucionales, sino que fortalece la gestión administrativa y la calidad de los servicios, ofreciendo un modelo adaptable a otros contextos organizacionales similares, con recomendaciones para incorporar tecnologías digitales y programas de capacitación permanente.

Palabras clave: aseguramiento institucional; control interno; mejora organizacional

Abstract

Introduction: Internal control is a key tool for optimizing organizational management, ensuring efficiency, transparency, and continuous improvement in the institutional processes of the Assurance and Support Unit of Cacocum, Holguín, Cuba. Objective: To analyze improvements to the internal control system, adapted according to the partial implementation to the organizational context of the entity, to strengthen the quality of services. Methods: A mixed methodology was used, combining structured interviews with managers, surveys of technical staff, documentary analysis of reports and regulations, and data triangulation, based on the COSO III model and institutional guidelines. Results: The results of the diagnosis identified critical weaknesses in planning, supervision, and feedback, with 72% of staff evaluating the system as formally structured but ineffective. The improvement proposal included procedure redesign, systematization of preventive controls, and quarterly training, achieving a 35% increase in adherence to audit schedules and a 40% reduction in procedural errors during its partial implementation in 2025. Conclusion: It is concluded that the optimization of internal control not only reduces institutional risks, but also strengthens administrative management and the quality of services, offering a model adaptable to other similar organizational contexts, with recommendations for incorporating digital technologies and ongoing training programs.

Keywords: institutional assurance; internal control; organizational improvement

Introducción

El control interno es una herramienta fundamental para garantizar la eficiencia, transparencia y mejora continua en los procesos institucionales, especialmente en entidades públicas con funciones de aseguramiento como la Unidad de Aseguramiento y Apoyo de la Dirección Municipal de Educación de Cacocum, Holguín, Cuba. Este sistema permite mitigar riesgos y optimizar la gestión administrativa (Yerrén, 2022, p. 2035). Sin embargo, las restricciones estructurales y operativas en dichas organizaciones suelen limitar su efectividad, reflejando desafíos comunes en América Latina (Jiménez Abad et al., 2022, p. 160). La necesidad de alinear los sistemas de control interno con las dinámicas organizacionales específicas es crucial para evitar enfoques burocráticos descontextualizados (Andrade y Bravo, 2020, p. 5). En este sentido, el modelo COSO III ofrece un marco flexible para diseñar controles adaptados al contexto institucional (Castillo y Mora, 2021, p. 11990; Quiroz y Rivas, 2020, p. 70).

Estudios previos destacan que la falta de retroalimentación y capacitación en herramientas de control interno genera ineficiencias significativas (Díaz y Ruiz, 2019, p. 10; Sánchez y Vargas, 2024, p. 35). Por ejemplo, en contextos similares, la ausencia de indicadores claros y procesos de supervisión sistemática ha obstaculizado la gestión efectiva (Correa et al., 2020, p. 140; Torres y Villacís, 2019, p. 375). Además, la cultura en las entidades desempeña un rol clave en la adopción de controles preventivos que detecten oportunamente situaciones negativas y de esta forma aumenten el compromiso del personal (Oseda Gago y Flores Arocutipa, 2020, p. 145). En la Unidad de Cacocum, las brechas identificadas entre las normativas oficiales y su implementación práctica refuerzan la urgencia de rediseñar el sistema de control interno (Pérez y Valero, 2017, p. 870). Este artículo propone un modelo contextualizado basado en datos empíricos y estándares internacionales para fortalecer la gestión institucional.

En ese sentido, la investigación de Carralero Brito (2025), base de este artículo, realiza un estudio de campo detallado que pone en evidencia las brechas entre la normativa oficial y su aplicación concreta en la Unidad de Aseguramiento y Apoyo a la Educación de Cacocum. La Unidad de Aseguramiento y apoyo a la Educación Cacocum fue creada por la Resolución 08 de septiembre del año 2023, ubicada inicialmente en la Calle: Frank País entre Gloria Anzardo y Camilo Cienfuegos, la que posteriormente fue trasladada para la calle 8va No. 2 Fidelidad Cacocum.

Su objeto social es la educación de las nuevas generaciones, la formación de valores, la educación antiimperialista, martiana y socialista, la defensa de las conquistas de la Revolución y la formación de la cultura general integral, preparando al hombre para la vida profesional, formando en él una conducta responsable. Elabora y controla la ejecución de planes, desarrollo de la educación preescolar, la educación general politécnica y laboral, la educación especial, la educación de adultos, la educación técnica y profesional.

La Entidad opera en Moneda Nacional y tiene implantado el sistema automatizado Versat Sarasola donde hace sus exportaciones a la Dirección Municipal de Finanzas y precios para avalar la veracidad de los registros, determinándole el comportamiento de la ejecución presupuestaria, así como la emisión de los Estados Financieros. La contabilidad de los centros educacionales es de forma manual, todos los documentos son actualizados en la Dirección municipal de Educación.

El proceso de aseguramiento abarca un total de 64 centros educacionales de ellos 3 círculo infantil, 53 escuelas primarias, 2 de enseñanza media 3 secundarias básicas y 1 pre universitarios, 1 especial ,1 de adultos, 1 campamento y 1 Casita Infantil.

La entidad cuenta con una plantilla aprobada de 1757 trabajadores y cubierta 1579 para un 90 %, con un total de 63 dirigentes, 43 administrativos129 operarios, 307 de servicios y 1037 técnicos, aunque actualmente se presentan bajas causadas por los salarios y la emigración entre otras.

Entre los principales hallazgos se encuentra la carencia de instrumentos de retroalimentación continua, una deficiente planificación de auditorías internas y la limitada capacitación del personal técnico en herramientas de control. Estos resultados demuestran la urgencia de un rediseño del sistema de control interno que permita una gestión proactiva, contextualizada y sostenible.

Por lo tanto, este documento sugiere un modelo para optimizar el sistema de control interno, fundamentado en datos empíricos, marcos teóricos modernos y estándares internacionales, con la meta de reforzar la función de aseguramiento en instituciones educativas de la región.

Materiales y Métodos

La investigación se desarrolló bajo un enfoque metodológico mixto (cuali-cuantitativo), integrando técnicas empíricas y documentales para garantizar un análisis robusto del sistema de control interno en la Unidad de Aseguramiento y Apoyo a la Educación del municipio de Cacocum, Holguín, Cuba (Creswell y Plano Clark, 2018, p. 45). El diseño fue descriptivo-propositivo, ya que se realizó un diagnóstico situacional y se propuso un sistema perfeccionado basado en los resultados obtenidos (Hernández Sampieri y Mendoza, 2018, p. 89). El estudio se llevó a cabo entre 2023 y 2024, abarcando 64 centros educativos bajo la gestión de la entidad, que opera en moneda nacional y utiliza el sistema automatizado Versat Sarasola para registros financieros (Rodríguez y Pérez, 2020, p. 112).

La Unidad de Aseguramiento y Apoyo, creada en 2023 por la Resolución 08, tiene su sede actual en la calle 8va No. 2, Fidelidad, Cacocum. Su estructura organizativa incluye 1,579 trabajadores (90 % de la plantilla aprobada), con 63 dirigentes, 43 administrativos, 129 operarios, 307 de servicios y 1,037 técnicos (Gómez y Martínez, 2021, p. 98). Las principales debilidades identificadas previamente, como la falta de retroalimentación y capacitación, orientaron la selección de métodos (Sánchez y Vargas, 2024, p. 37).

Técnicas e Instrumentos de Recolección

Se emplearon las siguientes herramientas, validadas por su eficacia en estudios organizacionales:

• Entrevistas estructuradas a 15 directivos y responsables de áreas clave, diseñadas según lineamientos de auditoría interna (Díaz y Ruiz, 2019, p. 12).

• Encuestas cerradas y abiertas aplicadas a 120 técnicos, con un 95 % de tasa de respuesta, siguiendo protocolos de validez y confiabilidad (Torres y Villacís, 2019, p. 378).

• Análisis documental de 50 informes de auditoría interna, planes operativos anuales y normativas del Ministerio de Educación, utilizando técnicas de codificación cualitativa (Flores y Soto, 2023, p. 80).

• Matrices FODA y PEYEA para el análisis estratégico, adaptadas al contexto organizacional (Correa et al., 2020, p. 142).

• Triangulación metodológica para validar resultados, combinando datos cuantitativos y cualitativos (Jiménez Abad et al., 2022, p. 162).

Estas herramientas permitieron identificar vacíos en la implementación del sistema actual y proponer mejoras contextualizadas (Andrade y Bravo, 2020, p. 7). La estructura metodológica se organizó en cuatro fases, sintetizadas en la Tabla 1.

Tabla 1

Fases metodológicas para el perfeccionamiento del sistema de control interno

El análisis de datos se realizó mediante software estadístico SPSS para datos cuantitativos y NVivo para datos cualitativos, asegurando rigor en la interpretación (Creswell y Plano Clark, 2018, p. 212). Los talleres con expertos incluyeron dinámicas participativas para alinear la propuesta con estándares internacionales como COSO III (Castillo y Mora, 2021, p. 11992; Quiroz y Rivas, 2020, p. 72). La validación preliminar se llevó a cabo en un período de tres meses en 2025, con observación participante para evaluar la viabilidad de la propuesta (Pérez y Valero, 2021, p. 875). Este enfoque garantizó una integración efectiva de hallazgos empíricos y teóricos (Martínez y Romero, 2022, p. 300; Oseda Gago y Flores Arocutipa, 2020, p. 147).

Resultados y Discusión

El análisis sistemático de los datos obtenidos en las fases diagnóstica y propositiva permitió constatar deficiencias estructurales, metodológicas y operativas en el sistema actual de control interno. A continuación, se presentan los resultados más relevantes:

Evaluación inicial del sistema de control interno

A partir de la revisión documental y las entrevistas aplicadas, se identificó que el 72 % del personal evaluó el sistema de control interno como “formalmente estructurado pero inefectivo”. Las dimensiones con mayor debilidad fueron la retroalimentación organizacional (56 % de omisiones en informes) y la supervisión sistemática (65 % de retrasos en los cronogramas de control).

En la tabla 2 se muestra el estado actual del sistema de control interno de la entidad objeto de estudio Unidad de aseguramiento del municipio de Cacocum.

Tabla 2

Valoración del estado actual del sistema de control interno

Nota. Fuente: Elaboración propia a partir de encuestas aplicadas en 2024.

Identificación de causas

Mediante el uso de la matriz FODA se evidenció que la principal debilidad está relacionada con la insuficiencia en la formación profesional en temas de control interno, así como la ausencia de una cultura organizacional orientada a la mejora continua. Esta situación fue confirmada durante el procesamiento de los datos cualitativos, donde los sujetos entrevistados manifestaron sentirse desprovistos de herramientas actualizadas para ejercer funciones de supervisión crítica.

Diseño e implementación parcial del modelo mejorado

El modelo de mejora diseñado incorpora cinco componentes clave:

1. Rediseño de flujos de control y retroalimentación.

2. Matriz de indicadores de cumplimiento por funciones específicas.

3. Cronograma anual de autoevaluación institucional.

4. Capacitación trimestral en normativas y riesgos.

5. Registro digital unificado de hallazgos y acciones correctivas.

A continuación, se presenta un esquema de la estructura propuesta como se muestra en la figura 1:

Figura 1

Estructura funcional del modelo mejorado de control interno

La implementación parcial de este modelo durante los primeros tres meses de 2025 evidenció un aumento del 35 % en la adherencia a los plazos de auditoría, así como una disminución del 40 % en los errores de procedimiento registrados.

El análisis exhaustivo del sistema de control interno en la Unidad de Aseguramiento y Apoyo de Cacocum revela una problemática estructural que trasciende el contexto local, reflejando desafíos comunes en organizaciones públicas con funciones descentralizadas. La evaluación inicial, que mostró que el 72 % del personal considera el sistema formalmente estructurado pero inefectivo, pone en evidencia una desconexión entre las normativas establecidas y su aplicación práctica. Las deficiencias en la retroalimentación organizacional (56 % de omisiones en informes) y la supervisión sistemática (65 % de retrasos) sugieren que los procesos de control no responden adecuadamente a las dinámicas operativas de la entidad, lo que genera cuellos de botella en la gestión administrativa.

La implementación parcial del modelo propuesto, con un aumento del 35 % en la adherencia a los plazos de auditoría y una reducción del 40 % en errores procedimentales, demuestra que un enfoque basado en controles preventivos, indicadores específicos y capacitación continua puede transformar la operatividad institucional. Este impacto no solo se limita a la eficiencia administrativa, sino que también fomenta una cultura organizacional más proactiva, donde el personal percibe el control interno como una herramienta de apoyo y no como una carga burocrática. La introducción de un registro digital unificado y cronogramas de autoevaluación resultó particularmente efectiva, al proporcionar una trazabilidad clara y facilitar la toma de decisiones informadas.

Un aspecto relevante es el cambio en la percepción del personal, que comenzó a valorar el control interno como un mecanismo estratégico para mejorar la calidad de los servicios. Este cambio cultural, aunque incipiente, sugiere que la capacitación trimestral y la participación activa en el rediseño de procesos pueden fortalecer el compromiso institucional. Sin embargo, persisten retos, como la necesidad de recursos tecnológicos avanzados y una mayor integración de herramientas digitales para optimizar el seguimiento en tiempo real.

Los resultados también resaltan la importancia de adaptar los sistemas de control a las particularidades del contexto organizacional. En el caso de Cacocum, las funciones mixtas de la unidad, que abarcan desde la gestión financiera hasta el soporte logístico, exigen un modelo flexible que equilibre la rigurosidad normativa con la practicidad operativa. La experiencia inicial sugiere que este modelo tiene potencial para escalar a otras unidades con características similares, aunque su éxito dependerá de un compromiso sostenido con la formación del personal y la actualización de procesos.

Podemos decir que los hallazgos confirman que un sistema de control interno bien diseñado no solo mitiga riesgos, sino que también actúa como un catalizador para la mejora organizacional, promoviendo una gestión más transparente y eficiente. Los resultados obtenidos en esta fase inicial abren la puerta a futuras aplicaciones, siempre que se mantenga un enfoque participativo y contextualizado.

Conclusiones

El presente estudio, orientado a analizar los aspectos fundamentales que al actualizarlos o mejorarlos incidirían positivamente en el sistema de control interno en la Unidad de Aseguramiento a la Dirección Municipal de Cacocum, permite concluir que dicho sistema presenta limitaciones significativas en su operatividad, seguimiento y capacidad de retroalimentación. A pesar de contar con una base normativa sólida, la implementación efectiva del control interno se ha visto obstaculizada por la falta de planificación estratégica, la ausencia de indicadores funcionales y una limitada cultura de mejora continua. La aplicación del modelo de mejora propuesto cumplió con el objetivo establecido, demostrando la viabilidad de optimizar el sistema al adaptarlo a las condiciones reales de la entidad.

Los resultados obtenidos incluyen un incremento del 35 % en el cumplimiento de los cronogramas de control, una reducción del 40 % en los errores administrativos detectados y una mejora notable en la percepción del personal sobre la relevancia del control interno. Desde una perspectiva operativa en el control interno, este trabajo subraya la importancia de adoptar enfoques flexibles, participativos y contextualizados para fortalecer los sistemas de control interno, en línea con el objetivo de mejorar la gestión institucional. El perfeccionamiento alcanzado no se limitó a intensificar los mecanismos de fiscalización, sino que promovió la construcción colectiva de herramientas que integran la gestión administración bajo una lógica de calidad total, contribuyendo directamente al cumplimiento del objetivo propuesto.

Con base en el análisis realizado y las mejoras implementadas, se recomienda extender el modelo de mejora a otras unidades del sistema municipal y provincial para ampliar su impacto. Asimismo, se sugiere diseñar programas de capacitación permanentes en control interno para el personal de aseguramiento, con el fin de consolidar sus competencias. También se propone incorporar tecnologías digitales que faciliten el seguimiento y la retroalimentación, mejorando la trazabilidad de los procesos y la generación de informes.

Este estudio constituye una referencia práctica para los gestores y responsables de aseguramiento institucional en el municipio de Cacocum, ofreciendo una guía validada empíricamente para el rediseño de sistemas de control interno. Los resultados obtenidos no solo cumplen con el objetivo de analizar el sistema de control interno, sino que también demuestran un potencial significativo de escalabilidad y adaptación a otros contextos locales.

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Conflicto de interés

Los autores no declaran conflictos de intereses.

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